Out of the box
Voor een internationaal bedrijf organiseerde Maxime een driedaagse bijeenkomst. Elk jaar kiest het bedrijf een andere stad, maar dit keer wilden ze het anders. 'Ze wilden écht out of the box. Niet in een stad, maar juist de natuur in. Toen ik Boerderij De Boerinn zag, wist ik meteen: dit past.'
Wat haar aansprak? De combinatie van inhoud en fun. 'In de plenaire ruimtes kwamen de inhoudelijke sessies, presentaties en sprekers perfect tot hun recht. Maar zodra het middag werd, konden we naar buiten voor de teambuildingactiviteiten. Die afwisseling maakte het event sterk.'
Verbinden
Het doel van het event was helder: de neuzen dezelfde kant op voor het komende jaar. Terugkijken, vooruitblikken, plannen presenteren. Maar minstens zo belangrijk was verbinding. De 85 deelnemers werken verspreid over Europa en ontmoeten elkaar zelden fysiek. 'Elkaar in de ogen aankijken, samen lachen, samen iets doen: dat verbetert de samenwerking,' vertelt Maxime. 'Zeker voor collega’s die enkel virtueel contact hebben, is het waardevol om echt samen te zijn.'
De dag begon met een transfer per bus vanuit het centrum van Utrecht. 'Het was minder dan een half uur rijden, dat was fijn voor de groep. Bij aankomst werden de gasten warm ontvangen met koffie, thee en wat lekkers.' Na het inhoudelijke ochtendprogramma volgde een typisch Hollandse lunch inclusief broodje kroket. 'Dat viel goed in de smaak bij onze internationale gasten,' lacht Maxime.
Daarna ging de groep uiteen voor activiteiten. De ene helft trok regenlaarzen aan voor schapendrijven, waarbij samenwerken letterlijk centraal staat. De andere groep speelde binnen jeu de boules en curling. Vervolgens werd er gewisseld. 'Schapendrijven haalt mensen echt uit hun bedrijfsbubbel. Eerst wat aftastend, maar al snel werd er gerend en gelachen. Iedereen in dezelfde laarzen zorgde bovendien voor een gevoel van saamhorigheid.'
Professioneel tot in de details
Wat Maxime vooral bijbleef, is de professionaliteit van de locatie. 'Het zit in de kleine dingen. Vooraf lopen we samen het draaiboek door. Bij ontvangst krijg je direct een vast contactpersoon met telefoonnummer. Je voelt: ze weten dat we komen en ze zijn voorbereid.'
Ook de techniek was op orde, net als de timing van pauzes en de andere programmaonderdelen. 'Geen vraag is te veel. Alles wat je afstemt, wordt opgepakt. Dat geeft rust.' Die aandacht voor detail zie je overal terug. Flesjes water worden in een kruiwagen de zaal in gereden. In de toiletten hoor je boerderijgeluiden door de speakers. 'Ze dragen het thema over de hele locatie uit. Dat maakt het verschil tussen een ruimte huren en samenwerken met een partij die de eventbranche écht begrijpt.'
Maatschappelijk en duurzaam karakter
Boerderij De Boerinn is al 31 jaar een evenementenlocatie en combineert een 100% agrarische look & feel met professionele faciliteiten. De locatie ligt centraal in Nederland, op maximaal vijftien minuten rijden vanaf de A2 en A12, en beschikt over negen hectare binnen- en buitenruimte met ruime gratis parkeergelegenheid tot 800 auto’s.
Commercieel directeur Hugo Oudejans benadrukt daarnaast het duurzame en maatschappelijke karakter. 'We werken met een eigen windmolen, zonnepanelen, een grijswatersysteem en een biomeiler die warmte opwekt uit compostering. Daarnaast bieden we dagbesteding in samenwerking met Stichting Abrona en werken we met producten van Brownies & Downies.'
Voor de opdrachtgever – zelf actief op het gebied van duurzaamheid en maatschappelijke betrokkenheid – was dat een belangrijke meerwaarde. 'Het voelde echt,' aldus Maxime. 'Geen grijze eventlocatie, maar een plek waar iets gebeurt en waar mensen met afstand tot de arbeidsmarkt de kans krijgen om bij te dragen.'
Een dag met goede energie
De reacties van de deelnemers waren enthousiast. Een Franse deelnemer vertelde Maxime hoezeer ze genoot van de buitenlucht en het actieve programma. 'De aanvankelijke verbazing – ‘gaan we echt de modder in?’ – sloeg al snel om in plezier.'
Voor Maxime bevestigde het vooral dat de keuze voor deze locatie de juiste was. Zou ze terugkeren? 'Absoluut. Als ik weer een event in deze regio organiseer, denk ik zeker aan Boerderij De Boerinn. Ze voelen echt als onderdeel van je team. En dat maakt het verschil.'
