Om een evenement tot een succes te maken ben je als eventplanner altijd op zoek naar dé parel onder de evenementenlocaties. Een gastvrije locatie met stijlvolle inrichting, goede technische voorzieningen en topcatering. Deze basiscriteria zijn van ongekende waarde, maar wat een evenement pas écht succesvol maakt, zijn de niet direct zichtbare criteria die je als opdrachtgever aan een locatie stelt. Het nieuwe kwaliteitslabel YOIN excellent meeting places test locaties daarom ook op bredere aspecten, om locaties te adviseren en te certificeren.
Marie- Louise Buckens, YOIN: ‘Als een zaal te donker is door verkeerd (kunst)licht, er is een slechte ventilatie of je kunt de weg niet vinden, heb je als bezoeker direct een minder prettige ervaring.’ Om locaties én boekers over het belang hiervan te informeren, heeft YOIN, voor een reeks kennisartikelen, gesproken met branchegenoten over niet direct zichtbare aspecten als hygiëne, toegankelijkheid en routing. In dit artikel vind je een greep uit de belangrijke bevindingen. Want waar moet volgens hen de evenementlocatie van nu aan voldoen?
Hygiëne als gamechanger
Eén van die aspecten, is er één die de afgelopen coronajaren nóg meer in het daglicht werd gesteld: hygiëne. Miranda Buis, Het Congresbureau: ‘Al bij binnenkomst let ik goed op de hygiëne van ruimtes in het algemeen, dat begint al bij de balie en zo ga ik iedere ruimte door. De grotere locaties en hotellerie zitten hier bovenop, maar bij congres- en evenementenlocaties mag hier wel meer aandacht naartoe.’ Miranda ervaart dat mensen om haar heen, en al helemaal de nieuwe generatie organisatoren, nóg bewuster met hygiëne omgaan. Het is een onderdeel geworden van de totaalbeleving. ‘De gasten zijn kritischer geworden, dit zie je ook terug bij beoordelingen van een evenement. Hygiëne is een essentieel onderdeel van de totaalbeleving.’
Toe-, door- en uitgankelijkheid
Die beleving geldt niet alleen voor de reguliere bezoekers van een evenement, maar ook op het gebied van toegankelijkheid van locaties. Hier speelt niet alleen de praktische toegankelijkheid, maar des te meer de beleving een rol. Marianne Dijkshoorn, Welkom Toegankelijkheid & Evenementen: ‘Het is belangrijk dat locaties bewust zijn dat zij iedereen, dus ook bezoekers met een beperking, kunnen verwelkomen. Van het plenaire programma tot de verschillende workshops en van de lunch tot het gebruik maken van het toilet. Probeer eens in te beelden of je vanuit elke beperking: fysiek, visueel, auditief, mentaal en verstandelijk de locatie en de programmaonderdelen zonder drempels kunt bezoeken. Is dit niet het geval, vraag dan een professionele partij voor een plan.’ Daarnaast is het als locatie goed je te beseffen dat toegankelijkheid al begint voordat men de locatie daadwerkelijk bezoekt. ‘Toegankelijkheid begint bij de uitnodiging. Iemand met een beperking wil van tevoren weten hoe (on)toegankelijk een locatie is, of er een bushalte in de buurt is of dat de ingang toegankelijk is. Dit moet op de website al goed vermeld staan.’
Routing & Signing
Dit belang van communicatie beaamt ook Sven Boelhouwer van No Desk & Experience Experts. Omdat YOIN de routing en signing nadrukkelijk meeneemt in de audits, spraken zij hierover met Sven, expert op dit onderwerp. Sven: ‘Zorg dat je de zaken op orde hebt. Communicatie is heel belangrijk, luister goed naar de feedback van de opdrachtgever en gasten en vraag er zelf naar in de evaluatie. Zo wordt ieder evenement alleen maar beter.’ Wat voor organisatoren en locaties belangrijk is om te beseffen, is dat de routing in de basis, intuïtief, moet kloppen. Sven: ‘Op het moment dat de gasten aankomen op locatie, stoppen ze met nadenken en geven ze zichzelf over. Er zijn locaties die een natuurlijke flow hebben, je komt binnen in een centrale ruimte -herkenbaar voor de gasten- en zij keren na een workshop of pauze hier naartoe terug. Op andere locaties hebben gasten echt instructies nodig. Routing & Signing moet dan groot zijn, geen klein pijltje verstopt in een hoekje. Vergeet ook het buitenterrein met parkeren en de routing naar de entree niet. Knallen met die signing dus, maar wel simpel en overzichtelijk.’
Naast de certificering van locaties die YOIN excellent meeting places verzorgt, spelen zij een belangrijke rol in het delen van kennis om de branche te ondersteunen bij het zijn van een excellent meeting place. Als locatie wil je immers champions league spelen toch? Zie voor meer informatie en kennisdossiers: www.yoinexcellentmeetingplaces.com/nl/kennis-en-inspiratie/
Tekst: Angelique Aalders
Fotografie: Katinka Tromp Photography, Bart van Vlijmen
