‘Wat is de juiste manier om gasten uit te nodigen en hoe verleid je ze om naar het evenement te komen?’ Deze vragen beantwoorden we in het dossier van deze week. De voorgaande en komende dossiers vormen de basis voor het organiseren van een evenement. Het vaststellen van de juiste datum, duur en tijdstip, het berekenen van het budget en het vinden van geschikte leveranciers zijn al besproken en hier terug te lezen.
Een pakkende uitnodiging is van groot belang voor het slagen van een evenement. De agenda van genodigden is vaak goed gevuld, dus zul je hen moeten verleiden naar het evenement te komen. Het is zaak hen het idee te geven dat ze iets missen als ze niet komen.
Samenstellen van de gastenlijst
Het samenstellen van een lijst met genodigden is ook een punt van aandacht. Iemand vergeten kan pijnlijk zijn. Vraag bij het samenstellen van de uitnodigingslijst dan ook hulp van bijvoorbeeld personeelszaken, vertegenwoordigers en de marketingafdeling. Vergeet bij een intern bedrijfsevenement naast de personeelsleden niet de gepensioneerden, commissarissen, parttimers, uitzendkrachten, gedetacheerden en oud-medewerkers uit te nodigen.
De toegevoegde waarde en het risico van de pers
Bij een extern evenement kun je naast de (zakelijke) relaties ook afgevaardigden van gemeentelijke, provinciale en landelijke overheden of zelfs leden van het Koninklijk Huis uitnodigen. Wellicht is het passend om ook toeleveranciers, omwonenden en klanten van het bedrijf voor (een onderdeel van) het evenement uit te nodigen. Bedenk ook of er pers tijdens het evenement gewenst is. Lokale en nationale publiciteit draagt immers bij aan een grotere naamsbekendheid. Een evenement is veelal een positieve aanleiding om journalisten en persfotografen uit te nodigen. Bedenk wel dat er ook een afbreukrisico is: de gasten zijn vrije mensen en mogen vrijuit praten tegen de pers en kunnen de sfeer mede bepalen.
Controleer adresgegevens
Nadat de lijst compleet is, kun je de adresgegevens van alle genodigden verzamelen. Controleer altijd of de namen goed geschreven zijn, of de titels kloppen en of het geslacht klopt. Niets is zo wrang om als genodigde aangesproken te worden met de verkeerde naam of met ‘meneer’ terwijl je een vrouw bent. Dit soort kleine foutjes kunnen voor mensen een reden zijn om niet te komen. Eén belletje naar een secretaresse ter controle van n.a.w.-gegevens van de genodigden kan echt geen kwaad. Wie de pers wil uitnodigen doet er goed aan de uitnodiging voor het evenement niet naar slechts één journalist te sturen maar naar een redactie. De redactie bepaalt vervolgens welke journalist bij het evenement aanwezig kan zijn.
De truc voor een hoge opkomst
Een goede uitnodiging zorgt voor een hoge opkomst. Uitnodigen is verleiden, zowel met rationele als met emotionele argumenten. Hoe je de gasten verleidt, hangt af van het profiel van de doelgroep. Een groep bouwvakkers nodig je anders uit dan de leden van de Raad van Bestuur van een multinational. Voor een goed profiel van de gasten zijn de antwoorden op de volgende vragen belangrijk: welke stijl past bij de gasten, hoe drukbezet zijn ze en hoe vaak worden ze voor andere evenementen uitgenodigd?
Vormgeving moet de gast aanspreken
De vormgeving van de uitnodiging moet de gast aanspreken. Voor boetiekhouders bijvoorbeeld zal deze uitbundiger moeten zijn dan voor een groep burgemeesters. Ook de stijl van de tekst moet bij de doelgroep passen. Een burgemeester moet formeel worden aangesproken, terwijl een kapper informeel en vlot taalgebruik op prijs stelt.
Tips voor een goede opkomst
> Houd de tekst kort. Vermeld basisinformatie als datum, tijd, plaats, evenement, dresscode, locatie en wel of niet responderen. Verzand niet in lange verhalen over je bedrijf.
> Verstuur de uitnodiging tijdig zodat de genodigde de datum van het evenement vrij kan houden, d.w.z. zes weken voor het evenement. De aandacht voor het evenement neemt toe als je na twee weken een herinnering stuurt die bij de stijl van de uitnodiging past.
> Stuur een antwoordkaart/-fax mee of open een website/e-mailadres, zodat de genodigde direct en op een gemakkelijke manier zijn aan- of afwezigheid aan je kenbaar kan maken.
> Maak van het evenement een spektakel door de media erbij te betrekken. Je kunt dat doen door het plaatsen van een advertentie. Je kunt ook proberen een (regionale) dagbladjournalist te overtuigen van de nieuwswaarde van het evenement. Dat kan bijvoorbeeld door het sturen van een persbericht met een kwalitatief goede foto. De genodigden zijn bij het lezen van de advertentie of het artikel nog meer gevleid dat zij gast mogen zijn.
> Maak het de genodigde bij het responderen zo gemakkelijk mogelijk. Print gegevens van de genodigde voor en beperk het invulwerk tot een minimum.
> Zorg er ook voor dat de antwoordkaart weer enthousiasme opwekt bij degene die hem invult. ‘Ja, ik vind het leuk om op 29 maart naar het circus in het Amsterdamse Bos te komen.’ ‘Nee, helaas kan ik niet komen, maar ik ontvang de volgende keer graag weer een uitnodiging’. Herhaal de boodschap in de antwoordkaart. De ervaring leert dat de antwoordkaart vaak beter gelezen wordt dan de uitnodiging zelf. Voeg altijd een ‘Nee, ik kan niet komen-mogelijkheid’ in.
> Stuur een bevestigingsbrief nadat je de antwoordkaart, -mail of -fax hebt ontvangen. Hoe vaker de genodigde (bijvoorbeeld via een verleidelijke mailing) herinnerd wordt aan het evenement, hoe meer hij erbij betrokken wordt, hoe groter de kans is dat hij aanwezig zal zijn.
> Bel alle genodigden die nog niet gereageerd hebben uiterlijk twee weken voor het evenement om hen nogmaals, maar nu telefonisch, uit te nodigen.
> Vraag medewerkers om de genodigden ook persoonlijk uit te nodigen. Door op informele wijze te informeren naar de komst van de genodigden, weten zij dat je rekent op hun komst. Geef genodigden het gevoel dat je uitziet naar hun komst.
Uitnodigen per e-mail
De voordelen van uitnodigen per e-mail: het kost weinig tijd, is goedkoop en een e-mail komt direct bij de juiste persoon aan. Een groot nadeel is dat het weinig onderscheidend is. Vooral bij evenementen waarbij de partners worden verwacht, blijkt een schriftelijke uitnodiging op de deurmat nog steeds het hoogste opkomstpercentage te garanderen.
Speciale website voor je evenement
Wel is het verstandig om e-mail in te zetten als ondersteuning van het uitnodigingstraject, bijvoorbeeld voor de vooraankondiging – en ter herinnering voor diverse acties. Vaak wordt ook een speciale website ontwikkeld voor een evenement, met daarop informatie en eventueel de mogelijkheid zich aan te melden.
Bron: Events juni 2011