Iedere dinsdag is een nieuw dossier te lezen wat in zijn totaliteit de bouwstenen vormt voor het organiseren van een evenement. De basis voor het organiseren van evenementen en het vaststellen van de juiste datum, de duur en het tijdstip van een evenement en het berekenen van het budget zijn al besproken, lees hier de dossiers. Deze week gaan we in op het vinden van geschikte leveranciers en het omgaan met briefing.
Hoe ga je met leveranciers om?
Hoe vind je een geschikte leverancier? Dat hangt af van wat je verwacht van het kwaliteitsniveau, de mate van meedenken, de creativiteit en de originaliteit van de leverancier. Informatie daarover vind je op internet, in datagidsen en op beurzen, zoals Event, PromZ en de Artiesten- en Evenementenbeurs. Navraag bij anderen is altijd raadzaam.
Maak op basis van feiten en ervaringen eerst een selectie van potentiële leveranciers. Vraag pas daarna offertes op. Om het niveau en de deskundigheid van leveranciers te bepalen, kun je ook doelgericht documentatie opvragen bij de leverancier. Bedenk dat je altijd leveranciers kiest die passen bij het imago van je bedrijf en het verzorgingsniveau van het evenement.
Aandachtspunten bij omgang met leveranciers
> Benader leveranciers pas zodra je duidelijk in kaart hebt gebracht wat de wensen zijn en het budget is;
> maak een selectie van leveranciers, maximaal 3 per onderwerp. Vraag deze leveranciers een offerte uit te brengen op basis van de briefing;
> ontmoet belangrijke leveranciers persoonlijk. Het is belangrijk dat het klikt tussen jou en de leverancier;
> leg alle afspraken schriftelijk vast. Zo ontstaat van alle leveranciers een map waarin alle correspondentie is vastgelegd;
> neem de algemene leveringsvoorwaarden goed door en bespreek deze zo nodig;
> plan, indien nodig, een laatste werkbespreking waarbij de belangrijkste leveranciers aanwezig zijn;
> geef één week voor het evenement het definitieve aantal gasten door. Let hierbij op de algemene leveringsvoorwaarden van de leverancier, de datum waarop het officiële garantieaantal doorgegeven dient te worden, kan verschillen per leverancier;
> controleer en registreer de gang van zaken tijdens het evenement. Eventuele opmerkingen zo veel mogelijk op dat moment aangeven, mits er op dat moment nog iets aan te veranderen is. Andere afwijkingen noteren en na afloop bespreken;
> stel direct na afloop een lijst op van te verwachten facturen. Vergelijk alle binnengekomen facturen met eerder gemaakte afspraken en doorgegeven aantallen gasten;
> evalueer met de belangrijke leveranciers, ook als het goed is gegaan.
Briefing
De briefing is de fundering van een goed eventconcept. Vraag je bij verschillende leveranciers vergelijkbare offertes aan, geef dan iedereen dezelfde briefing. Anders vergelijk je appels met peren. Gaat het om een grote opdracht, nodig leveranciers dan uit voor een persoonlijk gesprek. Stel vooraf een overzichtelijk kader vast waarin eisen en wensen aan de orde komen. Denk ook aan een zo volledig mogelijke schets van:
> de bedrijfscultuur;
> de doelgroep;
> de doelstelling;
> eerder georganiseerde evenementen;
> het budget, als dat mogelijk is. Bedenk dat het voor een leverancier ondoenlijk is het budgetniveau zelf in te moeten schatten. Een leverancier kan niet als eerste een bod doen, waarna de organisator aan de hand van een aantal offertes een budget opstelt.
Trap niet in de valkuil van ‘doe maar een globaal plan’
‘De grootste denkfout die opdrachtgevers maken is de opmerking ‘Doe maar een globaal plan’,’ vertelt Diederik Verwiel van Bruggen Verwiel Eventmarketing. ‘Zo werkt het niet. Alles wat je bedenkt, toets je aan financiële en technische haalbaarheid, en is dus maatwerk. Daarom pleit ik voor een soort preselectie van bureaus. Nodig een stuk of zes bureaus uit, die zich elk een uur of anderhalf presenteren. Dan kun je snuffelen aan elkaar, kun je doorvragen, achteraf kun je referenties natrekken, enzovoort. Op basis daarvan kies je twee of drie bureaus die de komende jaren je evenementen gaan organiseren. Zo’n preselectie kost de opdrachtgever een dag en de bureaus enkele uurtjes werk. Scheelt zeeën van tijd en zorgt voor een betere match tussen bureau en opdrachtgever.’
Inhoud briefing
In de briefing over het bedrijf beschrijf je de historie van het bedrijf, de bedrijfscultuur, feitelijke informatie als het aantal medewerkers, producten en/of diensten die het bedrijf levert en eventueel de marktpositie. Doe dit in korte, bondige omschrijvingen. Kruip bij het schrijven van de briefing in de huid van de gast. Bedenk wat het evenement voor hen speciaal moet maken en wat het evenement dient uit te stralen. Geef aan wat je verwacht ten aanzien van stijl, sfeer, kwaliteit, verzorging enzovoort.
Checklist bij briefing
> Datum, plaats, tijd en locatie van het evenement;
> aard van het evenement;
> doel van de opdracht;
> boodschap en eventuele subboodschappen;
> verwachtingen;
> organisatie en taakverdeling;
> aantal gasten met korte omschrijving;
> omschrijving doelgroep;
> programmaonderdelen en korte omschrijving per onderdeel;
> soort entertainment;
> catering;
> vervoer;
> inzet derden;
> budget.
Bron: Events juni 2011