Dossier: Het berekenen van de begroting van je evenement

Hoe organiseer je een evenement? Een eenvoudige vraag, het antwoord zou een volledig boek kunnen beslaan. Toch bereikt die vraag de redactie van High Profile regelmatig, met name vanuit de wereld van opleidingen en van opdrachtgevers. Eigenlijk ook logisch: het vak evenementen organiseren blijft zich ontwikkelen, de verschillende disciplines worden steeds professioneler en de Nieuwe Media bieden nieuwe kansen.

Iedere dinsdag is een nieuw dossier te lezen wat in zijn totaliteit de bouwstenen vormt voor het organiseren van een evenement. De basis voor het organiseren van evenementen en het vaststellen van de juiste datum, de duur en het tijdstip van een evenement zijn al besproken, lees hier de dossiers. Deze week geven we handvaten voor het berekenen van de begroting van een evenement.

Budget- en kostenbewaking
Het berekenen van de begroting van een evenement is lastig. Houd daarom vanaf de eerste besprekingen in de notulen en in het draaiboek een hoofdstuk ‘budget- en kostenbewaking’ aan. Een hulpmiddel bij het opstellen van de begroting is de volgende checklist waarop alle posten vermeld staan die je kunt tegenkomen:

> Restauratieve voorzieningen (voor gasten en medewerkers);
> huur permanente/tijdelijke locatie (ook opbouw/afbouw);
> verwarming/koeling (gas/olie/bij grote hallen/tenten, enz.);
> schoonmaak (voor/tijdens/na afloop);
> meubilair (huur/vervoer/plaatsen/schoonmaken);
> garderobe (uitkoop/betaling van personeelskosten/p.p. prijs/betaling door gasten);
> parkeerkosten (uitkoop/betaling van personeelskosten/per-auto-prijs/betaling door gasten);

> vervoer van personen/materialen/bagage (materiaalkosten/personeelskosten/restauratieve verzorging/vergunningen);
> overnachtingskosten (voor gasten en medewerkers);
> amusement (afdracht sociale lasten en werkgeverslasten/Buma Stemra/uitkoop);
> vip’s (bewaking/speciaal vervoer/speciale restauratieve voorzieningen/cadeau/bloemen);
> sprekers/dagvoorzitter (vergoeding/reisgeld/cadeau/bloemen);
> tolken (reis- en verblijfskosten/cabines);
> bloem-/groenversiering (huur of koop/plaatsen/transport/op podium/op tafels/op buffetten/aanbiedboeketten);

> decoraties (gehuurd of eenmalig speciaal vervaardigd);
> bewegwijzering (zowel binnen als buiten);
> technische voorzieningen (extra telefoon-, data- en faxlijnen/gewone- en krachtstroom/gas/water);
> speciale attributen (sportmaterialen, marktkramen, enz.);
> special effects (laser/vuurwerk/rook/sneeuw, etc. inclusief bediening);
> AV-middelen (huur/vervoer/opbouw/assistentie/afbouw);
> foto-/videoproducties (materialen/nabestellingen/reiskosten/restauratieve voorziening/personeelskosten/scenariovervaardiging/acteurs/stemmen);

> professionele presentator/-trice (gage/voorbespreking/repetitie/reiskosten/kledingkosten);
> hostesses (gage/voorbespreking/training/reiskosten/kledingkosten/restauratieve voorzieningen);
> beveiliging (materialen/personeelskosten/restauratieve voorzieningen);
> medische voorzieningen (EHBO/ambulance/arts);
> website (bouw/hosting/ontwerp/tekst/betalingsmodule);
> drukwerk/porti (prez-press/press/handling);
> secretariële kosten (kopiëren, enz.);

> attenties (ontwerp/inkoop/verpakking/verzending/uitreiking);
> promotiekosten (media-activiteiten, enz.);
> verzekeringen (materialen/personen-/assurantiebelasting);
> vergunningen en fooien (facultatief);
> organisatiekosten extern/intern (extern: open of gesloten calculatie/intern: urenverantwoording);
> fiscus (loonheffingen/winstbelastingen/omzetbelasting).

Vaste en variabele kosten
Bovenstaande lijst kun je eventueel splitsen in vaste en variabele kosten. Vaste kosten veranderen niet, ondanks wijzigingen in het aantal gasten. Variabele kosten veranderen wel.

De belangrijkste variabele kosten zijn:
> Restauratieve voorzieningen;
> garderobe en parkeerkosten, indien je afspraken maakt op basis van het aantal personen;
> overnachtingskosten;
> vervoer;
> meubilair;
> locatie, als de prijzen variëren naar gelang de ruimtes die je gebruikt;
> attenties.

Alle overige posten op de lijst zijn min of meer vaste kosten. Als een verdeling tussen vast en variabel is gemaakt, kun je eenvoudig zien wat het effect is van meer of minder gasten ten opzichte van het indicatieaantal. Zo kun je een financieel scenario maken. Zeker slim om te doen als je de gasten laat betalen en je een toegangsprijs moet bepalen!

Fiscus
Denk in dit stadium ook aan de fiscale aspecten en bespreek ze met de accountant of de interne administratie.

Creatief omgaan met budget
Bij veel bedrijven is het budget voor evenementen de afgelopen jaren ingekrompen. Opdrachtgevers en eventmanagers zijn daardoor genoodzaakt creatief met het budget om te gaan. ‘Dat doen we onder andere door evenementen in te korten of bepaalde onderdelen te laten vervallen,’ vertelt Carmen Gonsalves, Senior Eventmanager van The Royal Bank of Scotland.

‘Bijvoorbeeld geen viergangen, maar een driegangen diner, of door het dessert te laten vervallen en in plaats daarvan een goede spreker uit te nodigen. Het karakter van onze evenementen de afgelopen jaren kun je omschrijven als kort, bondig en nuttig. Overbodige tierelantijnen, zoals extra bloemen, laten we vervallen. Alle feesten en partijen die niet echt nodig zijn, zijn van de agenda geschrapt. Creatief met het budget omgaan, vergt ook inventiviteit. En soms moet je iets strenger zijn in de onderhandeling met leveranciers.’

Bron: Events juni 2011