Entertainment speelt een belangrijke rol tijdens evenementen. Gasten herinneren zich de artiesten vaak nog lang na het evenement. Over het inzetten van amusement dien je serieus na te denken. Hieronder vind je vijf vuistregels en geeft Erick Verlee van Topartiest.nl een aantal tips.
Vijf vuistregels
> Laat de doelstelling van het evenement meewegen;
> bepaal vooraf het amusementsbudget;
> weeg de samenstelling van het gezelschap mee;
> heeft het bedrijf een traditie opgebouwd in personeelsfeesten? Dan zijn antwoorden op de volgende vragen van belang:
– Hoe was de samenstelling bij voorgaande personeelsfeesten?
– Wordt van jou verwacht dat je een soortgelijk feest organiseert? Of juist een totaal nieuw concept?
– Welke artiesten traden in het verleden op? Worden die artiesten opnieuw verwacht, of juist liever niet?
– Zijn er ervaringen uit het verleden die van belang zijn bij de samenstelling van het programma (lengte van het programma, soort artiesten, impresariaten)?
> laat je persoonlijke voorkeuren nooit meespelen, hoe verleidelijk het ook is.
Doel en vorm van entertainment
Bij entertainment hangen doel en vorm met elkaar samen:
> Als je sfeer wilt creëren, kies dan voor muzikale of theatrale acts;
> wil je een boodschap communiceren, dan kun je denken aan motivatiesprekers, of aan professionele toneelspelers;
> als mensen met elkaar in contact brengen het doel is, dan is interactie geboden en dat kan bijvoorbeeld via spelletjes, quizzen en speurtochten;
> de teamgeest bevorderen kan door middel van artiesten, een muziekband van eigen artiesten of een bedrijfsmusical;
> wil je de gasten aanzetten tot actie, denk dan bijvoorbeeld aan een schilderles bij een kunstenaar.
Multifunctionele artiesten
De afgelopen jaren zijn, onder invloed van de recessie en de teruglopende evenementenbudgetten, vooral de multifunctionele artiesten in trek. Artiesten die tijdens een feest of evenement meerdere rollen kunnen vervullen. Die bijvoorbeeld zowel zorgen voor een ludieke ontvangst of animatieact, als voor de presentatie. ‘Daarmee zorgen ze voor meer rendement. Opdrachtgevers krijgen zo een nog betere prijs/kwaliteitverhouding’, zegt Erick Verlee van entertainmentbureau Topartiest.nl.
Interactief entertainment
‘Daarnaast zie je de opkomst van interactief entertainment. Gasten willen meer dan zien en genieten, ze willen ook deelnemen. Interactie met en door de gast. Een podium bieden aan eigen talent binnen een bedrijf is ook een trend die wij vaker zien’, aldus Erick.
Hoe vind ik de juiste artiest of entertainmentbureau?
Voor opdrachtgevers is het vaak onduidelijk waar ze op dienen te letten als ze op zoek zijn naar een artiest of entertainmentbureau. Om kosten te besparen boeken sommige opdrachtgevers artiesten online. Erick Verlee: ‘Dat lijkt soms goedkoper, maar is dit wel zo? Entertainment is een onlosmakelijk onderdeel van de totaalbeleving, iets waar de gasten nog vaak aan terug zullen denken. Het advies van Google strekt niet verder dan een willekeurig zoekresultaat’.
Werkwijze van een goed entertainmentbureau
‘Entertainmentbureaus kunnen door middel van hun kennis en goed advies voor meerwaarde zorgen en tevens het budget bewaken. Een goed entertainmentbureau koopt vaak met korting in, kijkt waar kosten elkaar overlappen en kan hierop besparen. Daarnaast word je als klant ontzorgt en heb je de zekerheid van kwaliteit en een betrouwbare partner. Indien gewenst nemen we zelfs de productie en begeleiding op het evenement in handen.’
Denk vanuit de vraag en doelstelling
‘Ik zou opdrachtgevers adviseren om niet vanuit de entertainment, maar vanuit de vraag en de doelstelling te denken. Met andere woorden: denk eerst na over de gewenste sfeer van het evenement. Daarna komt pas de invulling van de namen. Een goed entertainmentbureau kan daarin adviseren. Die kijkt niet naar welke artiesten hij op de plank heeft staan, maar naar welk entertainment het beste past bij het soort bijeenkomst en het doel hiervan. Dat kietelt de opdrachtgever met suggesties waar deze zelf niet aan gedacht heeft. En dat kan tot verrassende resultaten leiden.’
Bron: Events juni 2011