Komende weken verschijnt iedere dinsdag een dossier waarin per week een ander onderwerp wordt uitgelicht en wat in zijn totaliteit de bouwstenen vormt voor het organiseren van een evenement. In dit eerste dossier starten we met de basis voor het organiseren van evenementen.
Doelgroepen
Een klassieke fout die onervaren evenementenorganisatoren maken, is meteen te denken aan de invulling van een evenement. ‘Die locatie is leuk!’ ‘Die artiest is hip’. Echter, de invulling kan later. Begin eerst met de doelstelling van het evenement te bepalen (‘wat wil ik bereiken’) en de doelgroep(en); ‘wie wil je bereiken’.
Te onderscheiden naar interne (personeelsleden, oud-medewerkers, bestuurders, partners) of externe doelgroepen (klanten, leveranciers, prospects, pers, omwonenden, overheden, financiers). Soms is het goed doelgroepen verder op te splitsen. Klanten zou je bijvoorbeeld kunnen onderverdelen naar gebruikers, beslissers, beïnvloeders, enzovoort. Het kan verstandig zijn voor elk van een hen een apart evenement te organiseren.
Doelstelling
Denk goed na over de doelstelling. Hoe beter je hierover nadenkt, hoe beter vaak de invulling van een evenement. Is het doel bijvoorbeeld netwerken en contacten leggen, organiseer dan een evenement met veel mogelijkheden voor interactie. Een lopend buffet zou dan beter passen dan een sit-down diner. Hoe nauwkeuriger je het doel bepaalt, hoe groter de kans dat de directie akkoord gaat en budget beschikbaar stelt.
‘What’s in it for me?’
Van wezenlijk belang is dat je bij het bepalen van de doelstelling steeds in je achterhoofd houdt het ‘What’s in it for me’ van de gast of bezoeker. Een gast accepteert een uitnodiging voor een evenement tegenwoordig niet meer uit beleefdheid. Hij of zij wil er iets aan hebben: kennis vergaren, nieuwe contacten opdoen, geïnspireerd raken.
Het organisatieteam
Bepaal vervolgens wie de organisatie en de verantwoording op zich nemen. Is dat de afdeling marketing/communicatie, personeelszaken of het directiesecretariaat? Stel een organisatieteam samen en maak vervolgens een checklist van alles waar je mee te maken krijgt, zoals:
Samenstelling organisatieteam
> Zoek mensen van verschillende afdelingen en leeftijden;
> stel de hoofdverantwoordelijke aan;
> stel de budgetverantwoordelijke aan;
> definieer de taken van de overige leden;
> regel compensatie voor de leden van het team in verband met het bezoeken van een locatie, een afspraak met een cateraar enzovoort;
> maak afspraken over het volbrengen van opgedragen taken;
> stel deadlines.
Voor aanvang
> Ga na wat de aanleiding van het evenement is;
> definieer vervolgens de doelstellingen van het evenement;
> stel het budget vast wat beschikbaar is voor het evenement;
> bepaal de vorm ofwel het soort evenement;
> benoem de aard of het karakter van het evenement;
> maak een profiel van de gasten.
Intern organiseren of uitbesteden
> Bedenk of er intern genoeg tijd is vrij te maken om het evenement te organiseren;
> ga na of het budget toereikend is om de organisatie (van bepaalde programmaonderdelen) uit te besteden;
> onderzoek of er genoeg kennis en ervaring in huis is om het evenement zelf te organiseren;
> vraag je af of het bedrijf de organisatorische en financiële risico’s kan dragen.
Leveranciers inschakelen
> Vraag referenties van leveranciers en check deze;
> bezoek beurzen, lees (vak)tijdschriften, zoek op internet of kijk op de startpagina van event leveranciers op highprofile.nl naar potentiële leveranciers;
> maak afspraken voor oriëntatiegesprekken met leveranciers;
> vraag verschillende offertes aan;
> stel een contract op en vraag naar leveringsvoorwaarden;
> stel een begroting op.
Draaiboek
> Stel een draaiboek samen waarin je per kolom opneemt: tijd, plaats, activiteit/programmaonderdeel, verantwoordelijke voor dat onderdeel en/of betrokken leverancier. Houd ruimte voor aantekeningen;
> stel een lijst op met alle mensen die meewerken aan het evenement, vermeld hierbij de telefoonnummers en stuur die naar alle medewerkers;
> houd tenminste één keer een operationele vergadering waarbij het organisatieteam en alle leveranciers aanwezig zijn.
Tijdens het evenement
> Leg het draaiboek bij alle betrokkenen neer;
> zorg dat één persoon de regie in handen heeft;
> zorg dat de regisseur bevoegd is om à la minute beslissingen te nemen;
> zorg voor één persoon die fungeert als aanspreekpunt voor alle leveranciers;
> zorg voor gastheren/-vrouwen.
Na afloop
> Stuur bedankbrieven aan sprekers, artiesten, leveranciers et cetera;
> stuur een herinnering aan de gasten (bijvoorbeeld een foto-impressie van het evenement);
> stel een persbericht op en stuur dat naar (lokale) redacties van verschillende media;
> werk het draaiboek bij voor een volgende keer;
> maak een financieel eindverslag;
> maak een verslag van het evenement voor het personeelsblad of de externe nieuwsbrief.
Fotografie: robertaarts.nl
Bron: Events juni 2011