Inzet incentivebureaus
Van de ondervraagden hebben de meeste opdrachtgevers door de crisis noodgedwongen de evenementenafdeling moeten laten krimpen en de focus puur gericht op de core business. Dit betekent dat zij voor de organisatie van incentives vaker een bureau of freelancer inzetten. ‘Voor het organiseren van een incentive zetten wij altijd een incentivebureau in. Zij hebben de kennis en expertise en kunnen het veel beter organiseren dan wij’, legt een eventmanager binnen de IT branche uit. Het beroep op de kennis en expertise van bureaus, dat is waar je als incentivebureau het verschil mee kunt maken.
Meer dan een uitvoerder
Een opdrachtgever zoekt meer dan alleen een bureau dat de reis kan organiseren, maar is juist op zoek naar een partij die meedenkt in strategie en marketing. ‘Wij verwachten van een bureau dat ze ons advies kunnen geven en ons tegenhouden waar nodig. We zoeken in deze tijden geen uitvoerder maar een partner’, vertelt een eventmanager uit de automotivebranche. Als aanbieder van incentives dien je mee te kunnen denken op marketingniveau en hierin de opdrachtgever te adviseren en te sturen. Denk als bureau vooruit, wees op de hoogte van de laatste ontwikkelingen zoals social media en spring in op de trends die relevant zijn voor de betreffende opdrachtgever.
Accountability
Een belangrijke ontwikkeling op dit moment is de accountability van een incentive. Incentives worden veeluit uit sales en target oogpunt georganiseerd. Een opdrachtgever wil hiermee een bepaalde omzetgroei behalen en zet hiervoor een incentive in, maar wil achteraf de behaalde resultaten kunnen meten. ‘Wij willen en moeten steeds beter in kaart brengen waar we het geld aan uitgeven en moeten weten wat we hiervoor terugkrijgen’, aldus de eventmanager uit de automotivebranche. Incentivebureaus dienen dit kenbaar te maken bij opdrachtgevers en over de juiste middelen te beschikken om de accountability ook daadwerkelijk te kunnen meten.
Creatief met regels
Een opmerkelijke constatering uit de verschillende interviews is dat opdrachtgevers wel gehoord hebben van de nieuwe Werkkostenregeling, maar niet goed weten wat dit exact voor hen betekent. ‘Het zal wel kostenverhogend werken’, merkt een telecom eventmanager op. Bureaus kunnen hier een adviserende rol in spelen en wellicht de regels te proberen omzeilen. Door een studie- of businesscomponent toe te voegen aan de incentive, blijft het namelijk aftrekbaar bij de belasting. Volgens de eventmanager uit de automotivebranche zal dit aanslaan bij opdrachtgevers: ‘Men voelt zich minder bezwaard om een incentive in te zetten als een businesscomponent is toegevoegd. Als bureau zit je hiermee altijd goed’.
Wees meer dan een ‘touroperator’
Een misstap wordt gemaakt als er alleen aan groepsreizen wordt gedacht bij het woord incentive. Door de beperkte budgetten op dit moment worden incentives ook ingezet in de vorm van cadeaus, toegangskaarten voor publieksevenementen, theater of cursussen. De farmaceutische industrie werkt al met deze vorm van incentives: ‘Wij bieden incentives in de vorm van bonnen, hotelovernachtingen of diners met name aan voor onze non-sales afdelingen’. Denk niet alleen aan geld verdienen op groepsreizen, maar wees als incentivebureau een adviserende partner in alle facetten van incentives voor de opdrachtgever.
Unieke Europese bestemmingen
Naast de inzet van andere vormen van incentives worden de reizen door de beperkte budgetten ingekort en veelal in het weekend gepland. Met als gevolg dat Europese bestemmingen erg populair zijn geworden. ‘Gezien de budgetten denken wij nu bewuster na over de bestemming. Binnen Europa is er nog veel schoonheid te ontdekken wat ook heel verrassend kan zijn’, vindt de eventmanager uit de automotivebranche. De moeilijkheid ligt ‘m in de verwendheid van de mens. Vele steden zijn al bezocht door de deelnemers, waardoor het lastig wordt om een uniek programma samen te stellen. ‘Door programma’s aan te bieden die men zelf als toerist nooit zou kunnen doen, werkt een incentive echt als een goede motivatietool’, vertelt de eventmanager uit de IT branche. Wil je als incentivebureau uniekere programma’s aanbieden ten opzichte van je concullega’s, dan dien je de kennis over Europa uit te breiden met bijzondere mogelijkheden die het wouweffect creëren.
Toekomstbeeld
Uit de antwoorden van de grote opdrachtgevers kan geconcludeerd worden dat er nog genoeg onbenutte kansen liggen voor de bureaus in de incentivebranche. Wil je blijven overleven dan dien je mee te denken op het niveau wat de opdrachtgever verwacht. Verdiep je in de regels van de Werkkostenregeling en het meetbaar maken van de incentive. Wees creatief in het maken van het programma en sluit hierbij de overige vormen van incentives niet uit. Creëer je weg binnen Europa en verzorg kostenbesparende, creatieve incentives met studie- of businesscomponenten. Maar bovenal; word in plaats van een uitvoerder een partner en durf eerlijke adviezen te geven aan je opdrachtgever.
Bron: Events november 2011