Hoe weet je welk evenementenbureau bij je bedrijf en evenement past… Deze week geven experts uit de branche tips & tricks voor het vinden van het juiste bureau. De voorgaande en komende dossiers vormen de basis voor het organiseren van een evenement. Onderwerpen als de juiste datum, het budget, leveranciers, het uitnodigingstraject en social media zijn al besproken en zijn hier terug te lezen.
Hoe weet je uit het grote aantal evenementenbureaus in Nederland, welk bureau bij je bedrijf en evenement past? Nicoline van Straten van The Live House heeft een aantal tips.
Zelf doen of uitbesteden
Nicoline van Straten: ‘Heb je een opdracht gekregen voor de organisatie van een evenement, dan is het goed om te bedenken of je dat in je eentje kunt waarmaken. Is er bijvoorbeeld weinig tijd? Of heb je geen of weinig ervaring? Ben je op zoek naar een frisse blik zodat het eens iets heel anders wordt? Of kan je, je geen financiële verrassingen veroorloven? Dan kun je overwegen om de organisatie samen met een organisatiebureau op te pakken. Je kunt zo’n bureau vragen een of meer van de volgende rollen te vervullen:
> Inhoudelijke bijdrage leveren door advies en coaching;
>regisseren van woorden/beelden/amusement/sfeer;
>produceren, zowel de voorbereiding als de uitvoering.
Verwachtingen en beweegredenen
Een bureau kiezen is een rationeel én intuïtief proces. Het begint met allebei. Stel daarvoor een lijstje op met verwachtingspunten. Dat kan vanuit je eigen (on)zekerheid of (on)kundigheid zijn, of domweg omdat je geen tijd hebt. Notities kunnen bijvoorbeeld zijn:
> Ze moeten me helpen met het vinden van een locatie;
> ik weet niet hoeveel een evenement kost en hoe kom ik daar nu achter? Ik wil bovendien geen budgetverrassingen, dat besteed ik liever uit;
> ik vind het zo moeilijk sprekers te vinden. Daar kan een bureau bij helpen. Die kan er ook nog voor zorgen dat de sprekers de juiste dingen zeggen;
> de vorige keer is het niet helemaal zo gelopen als ik wilde, ik wil wel meekijken met een bureau en de fijne kneepjes leren, dan kan ik het de volgende keer zelf doen;
> ik wil geen risico’s lopen, ze zijn bij ons zo kritisch en zo veel gewend, dat laat ik liever aan een bureau over;
> leveranciers komen zo vaak hun afspraken niet na, laat die controle een bureau maar uitoefenen;
> het moet iets ontzettend moois worden, dat kan ik niet alleen;
> ik wil graag iets nieuws doen, we doen het al zo lang op dezelfde manier. Maar alleen kom ik er niet doorheen, daar kan een bureau met gezag van buiten wat aan doen misschien.’
Tips van de meester
Van de meester kun je het vak het beste leren. Welke wijze lessen zijn er te leren van bureaus die awards winnen voor uitmuntende evenementenorganisatie? Xsaga uit Amsterdam is wellicht het meest gelauwerde eventbureau. Het bedrijfspand puilt uit van de prijzen: twee Gouden Giraffes, twee Benelux Awards, vijf Event Awards (EVA’s), een Sponsorring, een Effie en nog twee handenvol nominaties in allerhande prijzenfestivals. En dat zijn dan alleen nog maar de eventprijzen… ‘In mijn televisietijd heb ik met een documentaire ook nog een Emmy mogen winnen en ik heb een nominatie op zak voor een Grammy. Op die laatste ben ik heel erg trots’, vertelt Patrick Roubroeks van Xsaga.
‘Voor elk wat wils’ evenement wint nooit
Een toverformule voor het winnen van prijzen heeft hij niet, maar wel enkele nuttige adviezen. ‘Zorg dat je evenement een duidelijk profiel heeft. Een ‘voor elk wat wils’ evenement wint nooit. Om in het achterhoofd van de juryleden te belanden, moet je een evenement met een uitgesproken karakter organiseren. Verder helpt een goede onderbouwing. Vooral cijfers doen het goed.
Bedenk een concept waar je achter staat
Hoewel ik er niet op afgerekend wil worden, zorg ik er voor dat zaken als tv-coverage, free publicity, klanttevredenheid en dergelijke onderzocht zijn. Ten slotte is belangrijk een eventconcept te bedenken waar je helemaal achter staat. Dan kun je het ook goed verkopen. Vaak heb ik tijdens het bedenken van een concept al het gevoel ‘dit wordt zo goed, dat het een goede kans op een prijs maakt’.
Bron: Events juni 2011