Iedere dinsdag is een nieuw dossier te lezen wat in zijn totaliteit de bouwstenen vormt voor het organiseren van een evenement. Vorige week zijn we gestart met de basis voor het organiseren van evenementen. Deze week gaan we dieper in op het vaststellen van een datum, de duur en het tijdstip van een evenement.
Verdiep je in externe factoren
Het vaststellen van een datum, de duur en het tijdstip van een evenement is van enorm groot belang. Zonder gasten immers geen evenement. Verdiep je in de externe factoren die de doelgroep interesseren: bestaat die uit mannen, plan dan geen evenement op de dag van een belangrijke WK voetbalwedstrijd. Houd ook rekening met files, geplande wegwerkzaamheden, de beschikbaarheid van de beoogde locatie, artiesten en presentator op de geplande datum. Check de datum altijd met toernooien, kampioenschappen en festivals die lokaal, nationaal of internationaal plaatsvinden.
Periode
Er is een aantal ongunstige periodes die beter niet op de uitnodiging kunnen voorkomen:
> De winter met zijn gladheid, mist en sneeuw;
> vakantieperioden en de vrijdag vóór en de maandag ná vakanties;
> (inter)nationale feestdagen en de dag vóór en de dag ná deze feestdagen;
> de week waarin één of meerdere feestdagen worden gevierd;
> dagen en avonden waarop sportieve evenementen zoals WK’s, EK’s, Wimbledon, Tour de France en Olympische Spelen plaatsvinden of via de tv worden uitgezonden;
> dagen en avonden waarop (lokale) evenementen zoals Horecava of Internationale Filmdagen plaatsvinden.
Dag
Wanneer een evenement vroeg in de week plaatsvindt, betekent dit een lange uitwerking over de rest van de week, wat vaak positief kan werken.
> Maandag: geen geschikte dag voor zakelijke evenementen, maar wel weer een uitgelezen dag voor detaillisten;
> dinsdag, woensdag en donderdag zijn geschikte dagen;
> vrijdag: geschiktheid hangt samen met doelgroep. Evenementen waarbij ook de partners welkom zijn, kunnen heel goed op vrijdagmiddag of -avond worden gehouden.
> zaterdag: geschikte dag voor feestelijke evenementen waarbij partners en/of kinderen ook welkom zijn;
> zondag: geschikte dag voor feestelijke evenementen waarbij partners en/of kinderen ook welkom zijn. Houd er wel rekening mee dat veel mensen de zondagse rust wensen te respecteren.
Duur
De duur van het evenement wordt uiteraard bepaald door de lengte van de verschillende programmaonderdelen. Daar kunnen dus ook overnachtingen bij horen. Net als bij datum en tijdstip wordt ook de duur van het evenement afgestemd op de doelgroep. Wees daarom voorzichtig met hele dagprogramma’s voor zakenrelaties. In de meeste gevallen zal dat overwerk betekenen. En hoe langer het programma duurt, hoe eerder de genodigde het laat afweten.
Tijdstip
Houd bij het vaststellen van het tijdstip van een evenement ook rekening met factoren als vervoer naar de locatie en parkeren. Plan een evenement liever nooit rond of net na de spits. Daar komt bij dat een evenement dat direct na werktijd begint, in de regel niet zo druk wordt bezocht. Het eindtijdstip van een evenement wordt mede bepaald door de terugreisafstand.
Bijzondere dagen
Houd met het vaststellen van een datum voor het evenement rekening met ‘bijzondere’ dagen, zoals (school)vakanties, feestdagen (Kerst, Pasen, Hemelvaart etc.) en dagen als bijvoorbeeld Vaderdag, Moederdag, Prinsjesdag.
Programma
Zorg voor een goede opbouw van het programma. Kies bijvoorbeeld voor een opbouw van ‘saai’ naar spannend. En zorg voor voldoende ‘dalen’ en rustpunten. De kunst is ook de juiste mix te vinden van informatie en ontspanning.
Elk programma is anders opgebouwd, maar bestaat altijd uit een aantal vaste punten. Een indicatie:
> ontvangst en registratie (30 minuten);
> welkomstdrankje (15 minuten);
> aanduiding waar de gasten naar toe moeten gaan en begeleiding (15 minuten);
> welkomstwoord (5 minuten);
> huishoudelijke mededelingen (5 minuten);
> sprekers, entertainers, audiovisuele middelen (maximaal 1,5 uur achter elkaar);
> koffie- of theepauze (20 minuten);
> lunch of diner (resp. 1 – 2 en 1,5 – 3,5 uur);
> feest (4-5 uur);
> afronding programma (5 tot 10 minuten);
> vertrek en overhandigen geschenk/attentie (30 minuten).
Loop je evenement van begin tot eind door
Om een goed programma in elkaar te zetten, maak je eerst een lijst met alle programmaonderdelen. Dan bedenk je hoeveel tijd elk onderdeel kost. Ga kijken naar een act, luister naar de speeches, en loop de route die de gasten vanaf de parkeerplaats naar de locatie moeten afleggen. Zo breng je elk afzonderlijk aspect uitgebreid in beeld. Schakel eventueel bij logistieke hoogtepunten extra personeel in (begin en eind van een evenement). Zorg ervoor dat als het programma uitloopt, je altijd een pauze kunt inkorten om de rest van het evenement volgens schema te laten verlopen. Bedenk: afspraak is afspraak, ook bij tijd.
Bron: Events juni 2011