Als je een evenement goed wilt organiseren, denk je ook na over het vervoer van en naar de locatie van het evenement. Ook als de gasten met eigen vervoer komen. Denk bijvoorbeeld aan een routebeschrijving, voldoende parkeerplaatsen, aanwijsbordjes met de naam van het evenement op vitale plaatsen onderweg (bij wegwerkzaamheden bijvoorbeeld).
Wees voorbereid
Test de routebeschrijving vooraf. Reserveer parkeerplaatsen in een dichtbij gelegen parkeergarage, regel uitrijdkaarten voor de gasten. Is er geen bestaande parkeerplaats, creëer dan iets verderop parkeergelegenheid en vervoer de gasten vervolgens met touringcars, (water)taxi’s, shuttle busjes op valet parking naar de plaats van bestemming.
Checklist eigen vervoer
> Routebeschrijving maken op basis van auto en openbaar vervoer;
> parkeergelegenheid verzorgen;
> uitrijdkaarten regelen;
> bewaking overwegen;
> eventueel vervolgvervoer van parkeergelegenheid of station naar locatie regelen;
> overdekte fietsen/brommerstalling regelen.
Maak een schatting
Vraag de gasten bij het responderen welk vervoermiddel zij gebruiken om naar het evenement te komen. Op die manier kun je het aantal parkeerplaatsen inschatten. Ga na hoeveel mensen gebruikmaken van het openbaar vervoer. Denk na of het nodig is een bus of taxi in te zetten vanaf het station of een luchthaven.
Verplaats je in de psychologie van de bezoeker
Bij grote evenementen is een verkeers- en vervoersplan een must. Dit is een vak dat je het beste aan specialisten kunt overlaten. ‘Bij elk evenement stellen we ons eerst de vraag of op de beoogde locatie überhaupt een evenement kan plaatsvinden uit oogpunt van de verwachte verkeersbewegingen. Hoe verplaatst de doelgroep zich? Kan het wegennet het aantal vervoersbewegingen aan?’, geeft drs. Mark Ponne aan, commercieel directeur van Traffic Support Events, marktleider op het gebied van evenementenlogistiek.
Voorbeeld hoe het niet moet
Met een eenvoudig voorbeeld maakt Mark Ponne zijn punt duidelijk. ‘Een paar jaar geleden was er in de Amsterdam ArenA een concert van Robbie Williams en gelijktijdig in de Heineken Music Hall een concert van de Sugababes. De doelgroep bestond uit jonge mensen, die door hun ouders per auto werden gebracht en gehaald. Met andere woorden: er was veel aan- en afreizend verkeer en er waren veel stops bij de ArenA. De locatie was daar niet op berekend en er ontstonden vertragingen.’
‘Een week later traden de Rolling Stones op in de Arena. De doelgroep bestond uit vijftigers, die tijdens het concert een biertje wilden drinken. Zij arriveerden per taxi of het openbaar vervoer. Dat zorgde, kortom, voor heel andere vervoersbewegingen. Daarom moet je bij vervoer en verkeer een analyse maken van de doelgroep en van de locatie. Je verplaatst je in de psychologie van de bezoeker. Die kent vaak de locatie niet. Maak het hem of haar daarom zo gemakkelijk mogelijk. Zorg bij bewegwijzering niet alleen voor de naam van de locatie, maar ook die van het evenement of van de artiest. En dat moet zo kort en bondig mogelijk, want de reiziger moet het in één oogopslag kunnen zien.’
Vervoersplan
Zelf een vervoersplan maken (bijvoorbeeld om de kosten te drukken), is bij grotere evenementen vaak niet verstandig. Mark Ponne: ‘Zonder degelijk vervoersplan geven gemeenten geen vergunning af voor grote evenementen. Aan zelf vrijwilligers inzetten om het verkeer te regelen, kleeft het gevaar dat de verzekering niet goed afgedekt is. Wie kosten en risico’s wil besparen, kan het beste professionals inhuren: die weten uit ervaring waar de knelpunten zitten in een vervoersplan en waar je met minder personeel toe kan.’