Voorbereidingen voorafgaand aan de opbouw van het evenement
Daags voor een groot evenement rijden de elektrische heftrucks af en aan, om alle materialen tijdig op de juiste plek te krijgen. In dit artikel lees je meer over hetgeen er komt kijken bij de opbouw van een groot evenement.
Een helder draaiboek is essentieel bij de opbouw van een evenement. Denk aan de logistieke schema’s voor het transport van alle benodigde materialen, een lijst met contactpersonen bij de verschillende leveranciers, veiligheidsprotocollen voor de opbouw, duidelijke aanrijroutes, enzovoorts.
Naast het uitwerken van een draaiboek is het tijdig aanvragen van vergunningen essentieel. Denk aan een vergunning voor de opbouw van tijdelijke constructies op het evenemententerrein, een vergunning voor het omleiden van verkeer als gevolg van een wegafsluiting en een vergunning voor het harde geluid tijdens het evenement.
Ook wordt in deze fase vaak gezorgd voor de investering in diverse hulpmiddelen, die gebruikt worden bij de opbouw. Denk niet alleen aan de heftrucks, maar bijvoorbeeld ook aan het gebruik van elektrische stapelaars. Ze dragen bij aan de efficiëntie waarmee het evenemententerrein wordt opgebouwd.
Bouw van de infrastructuur op het terrein
Tijd om aan de slag te gaan met de opbouw van het evenemententerrein. Vaak zorgen professionele crews voor de opbouw van de diverse podia, het opzetten van grote tenten en bijvoorbeeld het afschermen van het terrein met hekwerken. Dat is niet het enige. Ook moet er een stroomvoorziening gerealiseerd worden voor de verlichting, moet er noodverlichting worden aangesloten in het geval van een storing en is het zaak om de netwerk- en geluidsapparatuur op de juiste plekken te realiseren. Vaak wordt gebruik gemaakt van grote aggregaten, om onafhankelijk te zijn van een aansluiting op het stroomnet.
In deze fase van de opbouw van een evenement wordt ook gezorgd voor de toiletten, het creëren van ruimtes voor de crew en artiesten, het opbouwen van EHBO-posten en bijvoorbeeld het creëren van zones voor de opslag van restmaterialen en de hulpmiddelen voor de afbouw na het evenement. Je wilt voorkomen dat dergelijke materialen op het evenemententerrein blijven slingeren, met alle veiligheidsrisico’s van dien.
