Staan de woorden ‘digitaal’ en ‘gastvrij’ in jouw hoofd lijnrecht tegenover elkaar? Niet meer nadat je Linda Bosman en Maarten Moors, Sales Consultants bij Voorraedt / Smart Event Manager, naar hun visie vraagt. ‘Wij zijn er van overtuigd dat het tegenovergestelde waar is. Als je een digitale tool zoals bijvoorbeeld onze vernieuwde module Online Reserveren goed inzet, kun je júist tijd vrijmaken om nog meer met je gasten bezig te zijn.’
Smart Event Manager levert slimme software voor het beheer van evenementen, helemaal gericht op het ondersteunen van de eventprofessional. ‘Met onze software proberen we alles zo makkelijk mogelijk te maken voor onze gebruikers. Onze tools moeten dus overzichtelijk en duidelijk zijn’, start Maarten. ‘Doordat een groot deel van onze collega’s uit de branche komt, kunnen wij heel goed de vertaalslag maken tussen de realiteit en de software. De software lost vraagstukken op waar men in de praktijk ook echt tegenaan loopt.’
Juist door hun kennis uit de branche, wéét Smart Event Manager hoe belangrijk gastvrijheid is. Linda: ‘We horen van onze klanten weleens dat ze wat huiverig zijn om digitale tools in te zetten. Ze vrezen dat het inzetten van een digitale tool niet gastvrij is, omdat ze hun klant dan niet spreken. Maar door een digitale tool goed in te zetten, komt er tijd vrij waarin de eventprofessionals zich kunnen richten op datgene waar ze goed in zijn: evenementen organiseren en zich bezighouden met de gasten die de aandacht nodig hebben.’
Module Online Reserveren in een nieuw jasje
Om hun klanten nog beter te kunnen ontzorgen, heeft Smart Event Manager de bestaande module Online Reserveren in een nieuw jasje gehesen, aangevuld met een aantal nieuwe features. ‘Klanten konden via deze module al online reserveringen maken of aanvragen doen en deze zelf naar behoefte aanpassen. Een van de nieuwe features is dat klanten nu kunnen inloggen. Dat is handig als je veel dezelfde opdrachtgevers hebt. Aan een dergelijke inlog kun je ook aparte tariefgroepen (bijvoorbeeld cultureel tarief) koppelen’, vertelt Linda. ‘Natuurlijk zijn functies zoals het kiezen van de gewenste zaal, upselling via optionele producten zoals zoutjes of een beamer en de mogelijkheid om direct online (aan-)betalingen te doen nog steeds aanwezig.’
Aanvragen of direct boeken
De module Online Reserveren wordt veel ingezet voor eenvoudige boekingen als vergaderingen en trainingen. ‘Vaak bestaat een evenement uit dezelfde soort elementen. Die zijn prima digitaal te boeken. Daarnaast kunnen klanten de tool ook gebruiken voor aanvragen. Bij ons is de module echt zo dat je een aanvraag kunt doen die direct als optie in Smart Event Manager wordt geschoten. Die reservering staat dus ook daadwerkelijk als optie in Smart Event Manager’, vertelt Linda. ‘Als eventmanager hoef je hem alleen nog maar te accepteren. Anderzijds kun je ook direct boeken op basis van de beschikbaarheid die gekoppeld is aan Smart Event Manager. Onze module zoekt altijd real time de beschikbaarheid op.’
Meer tijd voor maatwerk
Het feit dat je met de module twee kanten op kunt, maakt Online Reserveren uniek. ‘Je kunt zelfs per reserveringssoort zelf instellen of klanten wel of niet direct kunnen boeken’, vult Maarten aan. ‘Voor een vergadering vind je dat wellicht prima, terwijl je voor een feestavond alleen een aanvraag kunt doen.
Voor grotere evenementen of congressen is over het algemeen meer maatwerk nodig’, beaamt hij. ‘Maar door het eerste contact digitaal te laten verlopen, haal je een hoop workload weg bij de reserveringsafdeling, waardoor er juist meer tijd is voor grotere of ingewikkelde evenementen die aandacht vragen. Voor maatwerk kan een aanvraag via een digitale tool een mooi opstapje zijn. Het eerste contact kan 24/7 gelegd worden en de relatie wordt aangemaakt in het systeem. De eerste administratieve slag sla je dus over, zodra je gaat bellen met de klant die de aanvraag doet, weet je meteen waarin ze geïnteresseerd zijn en kun je meteen to the point komen.’
Gastvrijheid zit in het samenspel
Gastvrijheid zit hem volgens Linda en Maarten dan ook vooral in het samenspel. Maarten: ‘Niet alleen in de module die je ergens afneemt, maar ook in de toon waarop je mensen op je website aanspreekt en meeneemt. Voorwaarde is wél dat het allemaal perfect samenwerkt. Een digitale tool hoeft het directe contact niet te vervangen, het is gewoon een extra service die je toevoegt aan je website. En die service is óók een stukje gastvrijheid.’
Fotografie: Met Pitt
