Deze online event learnings haalden eventorganisatoren uit 2020

300 fysieke deelnemers en 50 online deelnemers

Bij het groene licht van Mark Rutte op 1 juli wisten we het zeker: we gaan samen met onze opdrachtgever (softwareleverancier voor de zorg) ons eerste hybride anderhalvemeterevent organiseren. 300 gasten op onze locatie en 50 gasten online. Protocollen, garanties en maatregelen zorgden ervoor dat het eerste anderhalvemeterevent veilig kon verlopen. 

Learning 1: zorg dat bij alle betrokkenen de neuzen dezelfde positieve kant op staan en de verwachtingen vooraf zijn gemanaged. Stel hiervoor een uitgebreid draaiboek op en besteed hierin extra aandacht aan de veiligheidsmaatregelen en wie hier verantwoordelijk voor is. Het draaiboek is de holy grail van je hybride evenement. Online komen er veel meer zaken kijken waarbij nauwkeurigheid vereist is. Besteed daarom extra aandacht aan het draaiboek.

Binnen drie dagen de switch van live naar online

Tot drie dagen voor de dag van het event zag alles er rooskleurig uit voor Karen Titulaer van Buro Bombarie. Tot er een nieuwe persconferentie kwam en in een sneltreinvaart de mogelijkheden voor een volledig online event uitgezocht moesten worden. Direct is het dagvullende programma teruggebracht naar zo’n tweeënhalf uur. Bij een online congres mis je simpelweg de dynamiek en concentratie die de gasten tijdens een live event wel hebben. Van de kijkers thuis kun je niet verwachten dat zij acht uur lang gefocust kijken naar een beeldscherm. Om dynamiek tot stand te brengen, zijn er gelukkig diverse technieken die je kunt toevoegen. Door de inzet van het platform Padlet werden er flink wat interactieve elementen aan het programma toegevoegd. Dit resulteerde in betrokken en geboeide deelnemers van begin tot eind! 

Learning 2: maak je programma korter, maar net zo krachtig als een live event. Dat werkt nu eenmaal anders aangezien we elkaar niet recht in de ogen aan kunnen kijken, maar door de toevoeging van interactieve elementen kun je betrokkenheid en interactie tot stand brengen. 

Voor het eerst een volledig online congres

Events die al jaren fysiek plaatsvinden opeens volledig online aanbieden? Dat vraagt nogal wat flexibiliteit en aanpassingsvermogen van eventorganisatoren. Zo ook voor Brenda Vial van Springer Healthcare, die in oktober 2020 voor het eerst een volledig online congres organiseerde. Over alle vanzelfsprekende onderdelen van het programma, moest voor hun congres ineens op een totaal andere manier nagedacht worden. Zo stonden er in het originele programma dertig verschillende fysieke sessies gepland, maar werden deze voor het online congres omgetoverd tot diverse webinars van experts uit de branche. De experts stelden tijdens hun sessie pollvragen en er was in de livestream een chatfunctie geïntegreerd om interactie tot stand te brengen. Zo bleven de experts in verbinding met de deelnemers. 

Learning 3: zorg ervoor dat tijdens het online event alle zintuigen van de bezoekers worden getriggerd. Iets zien, horen, ruiken, proeven en voelen kan voor een intense beleving zorgen. Tijdens een online event is dat iets moeilijker te bereiken, maar verras je doelgroep - net zoals op een live event - op culinair gebied. Stuur de gasten bijvoorbeeld vooraf een borrelbox op om het online congres samen af te kunnen sluiten. 

De vijftiende editie van het klantenevent voor het eerst online 

Toen bleek dat een hybride variant niet mogelijk was vanwege de aangescherpte maatregelen, werd het netwerksymposium van Zermelo volledig online georganiseerd. Het was voor de opdrachtgever spannend, maar vooral heel leuk om een online klantenevent vorm te geven. Om alle onzekerheden bij bijvoorbeeld sprekers weg te nemen, werden er duidelijke formats gemaakt en werden scripts meerdere keren doorgenomen. Middels een oefendag op locatie was iedereen gewend aan het online presenteren. Dit resulteerde in een level van enthousiasme dat er normaal gesproken ook heerst tijdens het fysieke symposium. 

Learning 4: creëer het live gevoel door gebruik te maken van herkenning en branding. Met je online event zijn er natuurlijk geen fysieke mogelijkheden voor branding of andere sponsoruitingen. Zo kun je eenvoudig reclamevideo’s, banners of logo’s in de livestream verwerken. De kracht van herhaling zorgt voor een intensere beleving waardoor je een blijvende indruk achterlaat!

Wat al deze learnings vanuit onze opdrachtgevers ons heeft doen beseffen? Dat er niks gaat boven live events, maar dat op online gebied niets onmogelijk is! Overigens denken wij dat het online aspect in events vanaf nu blijft, want het biedt ook veel voordelen. Hoe denk jij hierover?