Medische professionals uit alle lagen van het transplantatiewerkveld werden tijdens het jaarlijkse congres bijgepraat over de laatste inzichten, nieuwe behandelingen en de meest recente innovaties en onderzoek. Het congres rouleert tussen de zeven Nederlandse transplantatiecentra en dit jaar was Amsterdam weer aan de beurt. Omdat het congres flink was gegroeid, naar ruim 600 deelnemers, moest de NTV in samenwerking met het Amsterdam UMC op zoek naar een passende locatie. Die werd gevonden in DeLaMar. Een theater met een bijzondere uitstraling, in hartje Amsterdam. Op een toneel waar dagelijks grote musicals en bekende cabaretiers staan.
Charme
‘Als vereniging hebben we te maken met een vast budget. Theaters zijn voor ons vaak fijne locaties omdat we dan minder budget kwijt zijn aan decor’, blikt Annemarijn terug. ‘Het bijzondere aan DeLaMar is dat het een decor op zichzelf is. Tijdens het congres stond de voorstelling Onze Jordaan geprogrammeerd. Het DeLaMar vroeg ons of het paste om het decor van de voorstelling te laten staan. Waar sommige organisatoren liever een lege zaal willen, zagen wij dat juist als de charme van die setting. De Amsterdamse gevels en straatjes op de achtergrond zorgden direct voor sfeer. Zolang het niet botst met de inhoud, werkt zo’n decor echt in je voordeel.’
Theater en Events
Volgens adjunct-directeur Harry de Bruin van DeLaMar zit daar precies de kracht van het theater. ‘Veel mensen denken dat zaalverhuur niet mogelijk is wanneer er een voorstelling staat geprogrammeerd, maar vaak kan er juist verrassend veel in combinatie met producties. Als je een leeg toneel wilt, kan dit. Maar juist het samenspel van theater en events maakt deze locatie bijzonder. Soms worden inhoudelijke congressen gecombineerd met een bezoek aan een musical. Sommige combinaties matchen niet, maar vaak blijkt het juist verrassend goed te werken.’
Theatertechniek
De grote plenaire sessies vonden plaats in de Wim Sonneveld zaal, terwijl parallelprogramma’s verspreid werden over foyers, de Mary Dresselhuys zaal en andere break-out ruimten in het gebouw. In totaal ging het om ongeveer honderdveertig sprekers, en juist dan is het volgens Annemarijn prettig om in een theater te staan: ‘In een theater zit de audiovisuele infrastructuur gewoon goed in elkaar. Dat maakt het makkelijk schakelen. Zeker in DeLaMar, waar de samenwerking met techniek heel prettig is verlopen.’
Hartje Amsterdam
Het tweedaagse congres trekt medische professionals uit het hele land. Daarom zocht de organisatie een locatie waar voldoende mogelijkheden zijn om te overnachten. Met DeLaMar komt dat goed samen. Op loopafstand wemelt het van de hotels. Fijn om te overnachten, maar ook prettig als gasten tussen het programma door even snel naar hun hotel kunnen lopen of iets kunnen drinken op het Leidseplein. Daardoor wordt een congres echt verbonden met de stad.
Vegan opties
Ook de catering is Annemarijn goed bevallen. Ze koos ervoor om die in overleg met DeLaMar uit handen te geven aan Vineyard Catering, ‘Ik heb een rijke geschiedenis op eventgebied en ik kende deze cateraar al. Ik wist dat ze standaard vegetarische en veganistische opties opnemen in de menu’s. Dat vind ik belangrijk, want naast duurzaamheid is het bij een congres van deze omvang organisatorisch prettig om je alleen te hoeven richten op specifieke allergieën. Dan is het fijn als er voor ieder wat wils is.’
Ruimte voor ontmoeting
Overdag stonden uitgebreide buffetten klaar. ’s Avonds veranderden de foyers in een festivalachtige setting met foodstands, een band en volop ruimte om elkaar te ontmoeten. ‘Het draait om de inhoud, maar netwerken blijft minstens zo belangrijk. Dit is hét moment in het jaar waarop iedereen uit het vak elkaar ziet en waar vanuit gedeelde inzichten weer nieuwe ideeën ontspringen.’
Teamgevoel
Terugkijkend overheerst bij Annemarijn vooral tevredenheid. ‘Ik vind het belangrijk dat je vanaf moment één het gevoel hebt dat je het met z’n allen doet, dat je echt een team bent. Dat gevoel had ik bij DeLaMar heel sterk. Ze kennen de logistiek van grote groepen en denken mee in oplossingen. Aan het einde van een congres kijk ik altijd hoe vaak ik mijn contactpersoon van de locatie heb gebeld. Dat was dit keer opvallend weinig. Dat betekent dat alles soepel is verlopen.’
Fotograaf: Koen Ten Holter
