De Rijtuigenloods: een industrieel totaalpakket

Dat zo’n belangrijke onderhoudswerkplaats als De Rijtuigenloods in Amersfoort nog eens uit zou groeien tot een evenementenlocatie; dat is al bijzonder. En dat zo’n historische industriële loods – waarin de treinrails en daktakels stilletjes getuigen van een lange geschiedenis – ook nog eens comfortabel en intiem zou worden genoemd; dat is helemaal uniek. Op de lauweren rusten is er echter niet bij: de locatie blijft investeren, want het kan altijd nóg beter.

Het succes van een locatie begint bij de basis en dat geldt natuurlijk ook voor De Rijtuigenloods. Historisch, authentiek en industrieel en bovendien flexibel in te richten en makkelijk bereikbaar. De basis van De Rijtuigenloods gaat echter nog een stapje verder: de locatie biedt een totaalpakket aan, waardoor opdrachtgevers er zo in kunnen. De (congres)stoelen staan al klaar, net als de catering, de aankleding - inclusief decoratiemateriaal - en alle technische faciliteiten.

Metamorfose

De medewerkers van De Rijtuigenloods nemen de opdrachtgever veel werk uit handen en weten hun locatie keer op keer om te toveren in precies dat wat de opdrachtgever voor ogen had. Dat ondervond ook Irene Okkerman van het organisatieprojectbureau Irenergy. ‘Ze denken mee, komen met doordachte ideeën; echt een professionele club.’ Toen Okkerman De Rijtuigenloods voor het eerst zag, moest ze even slikken: moest ze in deze ruimte een congres voor vierhonderd deelnemers organiseren? Hoe moest dat ooit gezellig worden? Na het succesvolle congres dat ze er voor de Nederlandse Vereniging van Gevolmachtigde Assurantiebedrijven (NVGA) organiseerde, denkt ze er heel anders over: ‘De ruimte was prachtig ingevuld en aangekleed. Verrassend ook, hoe behaaglijk en comfortabel het daardoor was.’

Bijzonder netwerken

Voor het NVGA-congres was gekozen voor een plenair gedeelte, een uitgebreide pauze en als afsluiter een walking dinner in de treinstellen van De Rijtuigenloods. De locatie leent zich goed voor zo’n gevarieerd programma, vindt Okkerman. ‘Voor de ontvangst, de lunch en het congres waren aparte ruimtes gecreëerd en dat gaf het geheel een intieme sfeer.’ Voor het walking dinner verplaatsten de gasten zich te voet naar het perron om op de trein te stappen. ‘Alsof we met de hele groep op schoolreisje gingen. Je merkte dat ook aan de onderlinge sfeer die daardoor direct wat losser was.’ Dat gold ook voor het diner zelf, vervolgt Okkerman. ‘Het was vrij druk in de trein, maar dit zorgde er wel voor dat de gasten heel makkelijk een praatje met elkaar aanknoopten.’

Investeringen

De Rijtuigenloods krijgt meer van dit soort positieve reacties. Toch is dat geen reden om achterover te leunen. Daarom is onlangs flink geïnvesteerd in audiovisuele presentatiesets; de vaste subruimtes van de Rijtuigenloods zijn voorzien van state-of-the-art beeld en geluid waar de gasten gebruik van kunnen maken. Verder is het glasvezel- en wifinetwerk verder uitgebreid, waardoor je overal snel internet hebt. Daarnaast wordt er jaarlijks geïnvesteerd in het onderhoud van de locatie. Dat is wel logisch ook: De Rijtuigenloods - inmiddels Rijksmonument - staat er al meer dan honderd jaar.