Een event met betekenis
Namens Groepen.nl organiseerde Eugène Westerink het evenement voor de KNVB. De badge-uitreiking vormt ieder jaar een belangrijk moment voor officials die actief zijn op internationaal niveau. Tijdens de avond ontvangen zij hun badge en krijgen zij opnieuw bevestigd dat zij ook komend jaar internationale wedstrijden mogen begeleiden. 'Het is echt een erkenning van kwaliteit,' vertelt Eugène. 'Je krijgt zo’n badge niet automatisch opnieuw. Mensen moeten ieder jaar blijven presteren en worden beoordeeld op hun functioneren. Daarom betekent zo’n avond veel voor de groep die daar aanwezig is.' Volgens Eugène mocht het evenement daarom ook meer zijn dan alleen een officiële ceremonie. 'We wilden er echt een bijzondere avond van maken. Niet te formeel of afstandelijk, maar juist een combinatie van kwaliteit, sfeer en beleving.' Dit jaar kozen ze voor De Krim op Texel.
Van leeg vel papier naar compleet concept
Voor Eugène begon de organisatie met een zoektocht naar een locatie op Texel die niet alleen praktisch goed werkte, maar ook actief wilde meedenken in het concept. 'Wat voor mij direct opviel bij De Krim, waren de mensen,' zegt Eugène. 'Iedereen dacht mee. Niet alleen sales, maar ook techniek, horeca en de mensen op de vloer. Dat maakte echt het verschil.'
Samen werd gewerkt aan een compleet nieuwe opzet voor de avond. In de evenementenhal werd het theaterbalkon omgebouwd tot ceremonieruimte, inclusief een groot projectiescherm, lichtshow en audiovisuele ondersteuning. 'We begonnen letterlijk met een leeg vel papier. En juist doordat iedereen zo betrokken was, ontstond er iets wat nog niet eerder op deze manier was gedaan.'
Flexibel tot op het laatste moment
De voorbereiding verliep niet zonder uitdagingen. Door zware weersomstandigheden konden sommige gasten de locatie niet bereiken. Ook op de avond zelf moesten nog wijzigingen worden doorgevoerd in de opstelling en planning. 'We hebben tijdens de generale repetitie nog een groot deel van de presentatie aangepast. En door het weer moesten we ook de tafelschikking op het laatste moment veranderen.' Toch bleef de sfeer volgens Eugène opvallend rustig. 'Niemand schoot in de stress. Iedereen bleef meedenken in oplossingen. Dat maakte de samenwerking zo prettig. Iedereen pakte zijn verantwoordelijkheid en wist precies wat er nodig was om er samen een sterke avond van te maken.'
Van ceremonie naar een complete avond uit
Na de uitreikingen verplaatste het gezelschap zich naar het restaurantgedeelte voor een uitgebreid diner met live entertainment door The Piano Bar. 'We wilden voorkomen dat het alleen maar een lange ceremonie werd. 'Het moest ook gewoon een ontspannen en gezellige avond zijn voor alle aanwezigen.'
Volgens Eugène zat het succes juist in de combinatie van details, sfeer en timing. 'Het klopte gewoon. Het was niet te lang, niet te kort en precies genoeg entertainment. Zelfs het dessert was volledig in voetbalthema gemaakt, met rode en gele kaartjes en een chocoladevoetbal. Dan merk je dat een locatie echt aandacht besteedt aan zo’n evenement.'
'De feedback was enorm positief'
De reacties van de aanwezigen bevestigden uiteindelijk dat de aanpak werkte. Eugène kreeg veel enthousiaste reacties terug van zowel de KNVB als de gasten zelf. 'Mensen hadden het over de sfeer, het eten, de presentatie en de manier waarop alles in elkaar overliep. Voor veel aanwezigen voelde het echt als een bijzondere avond.'
Ook vanuit de evaluatie kwamen hoge cijfers terug. 'De deelnemers gaven het evenement een ruime 9. Dan weet je dat je samen iets goeds hebt neergezet.' En dat brengt meteen nieuwe verwachtingen met zich mee, lacht Eugène. 'Ik ben inmiddels alweer bezig met de volgende editie. Maar één ding is zeker: de lat ligt hoog.'
