De ideale tijdsplanning voor de entree van jouw evenementDe ideale tijdsplanning voor de entree van jouw evenement
Back Back Column

De ideale tijdsplanning voor de entree van jouw evenement

21 september 2018

Als je een evenement organiseert heb je uren besteed aan hoe alles eruit moet komen te zien. Maar heb je wel voldoende tijd besteed aan de entree van je evenement?

Als alles lekker loopt bij binnenkomst, komt iedereen met een goed humeur binnen en kan hun dag of avond al bijna niet meer stuk. Een goed begin is het halve werk. Er kunnen natuurlijk altijd onverwachte dingen gebeuren, van stroomuitval tot stromende regen en onverwachte last-minute aanloop. Met deze tijdsplanning ben jij overal op voorbereid.

 

Twee dagen voordat je evenement begint

De hekken en poorten van je entree zijn misschien nog niet opgebouwd, maar zorg ervoor dat je de scan- en kassaapparatuur al hebt ontvangen. Je kunt nu de tijd nemen om te controleren of alles naar behoren functioneert. Zet de scanapparatuur en de kassa aan, log in en kijk of alles het doet. Zo niet, dan is er nu nog tijd om maatregelen te nemen. Staan alle tickets goed in het systeem? Check ook de batterijen van de scanners en laadt ze zo nodig op. Zorg ervoor dat iedereen weet wanneer alles operationeel moet zijn.

2,5 uur voordat de deuren open gaan

Is de indeling van je entree in orde? Controleer je of de stroom, de portofoons en het internet (inclusief wifi) werkt. Ja? Dan kan de kassa worden aangesloten en de scanapparatuur worden klaargezet.

1 uur voordat de deuren open gaan

Het personeel voor de kassa en voor het scannen van de tickets moeten mensen nu aanwezig zijn. Zijn de batterijen van je scanapparaten nog in orde? Zo niet, doe ze nog snel in de oplader.

Aftellen naar de opening

Drie kwartier voor de opening is een mooi moment om een inleidend praatje te geven voor je kassa- en scanpersoneel. Geef ze een warm welkom: hun inzet en glimlach is het eerste wat je bezoekers van je evenement meekrijgen. Leg uit wat ze kunnen verwachten en wat ze moeten doen als mensen met verkeerde tickets binnen proberen te komen.

De hoofdveranwoordelijke neemt de werking van de kassa en de scanapparatuur door met het scanpersoneel. Het is fijn als iedereen het vanaf de eerste bezoeker in de vingers heeft. De hoofdverantwoordelijke doet samen met de beveiliging een laatste check.

Tijdens het evenement

Hou de afnemende drukte geregeld in de gaten. Veel bezoekers zullen niet tot het einde wachten om weer naar huis te gaan. Zorg dus op tijd voor een goede uitstroom. Een uur voordat je de eerste vertrekkers verwacht, kan de hoofdverantwoordelijke in overleg met beveiliging van een aantal entreepoorten exitpoorten maken. Overleg vanaf dat moment ieder half uur of er voldoende exitpoorten zijn.

Vergeet ook niet om je kassa- en scanpersoneel van eten en drinken te voorzien. Zo hou je je personeel tevreden, zorg je ervoor dat ze voldoende energie hebben om hun werk goed te doen en kun je direct wat promotie maken voor de foodtrucks op je evenement.

Vanaf twee uur voor het einde van het evenement

Twee uur voor sluitingstijd (of zodra je uitverkocht bent uiteraard) kan de kassa gesloten worden. De scanpoorten kunnen een halfuur voor het einde allemaal dicht en een kwartier later wil je de apparaten allemaal verzameld hebben. Roep je personeel na afloop bij elkaar voor een dankwoord. Als het goed is, verliep alles naar wens!

Conclusie

Met deze tips hoef jij je als organisator geen zorgen te maken over een soepele instroom (en uitstroom) van je bezoekers zodat je zo veel mogelijk aandacht kunt geven aan de inhoud van je evenement. Meer weten over hoe je een feilloos evenement organiseert? Kijk dan op eventbrite.nl/blog

Goed artikel?

Schrijf je in net als 37.403 andere professionals en ontvang wekelijks de beste artikelen!

Meer lezen in deze rubriek

Events nieuwsbrief

Goed artikel?

Schrijf je in net als 37.403 andere professionals en ontvang wekelijks de beste artikelen!