De Gouden Driehoek van VisitorControl

Multifunctioneel Platform

De scanapparatuur van VisitorControl ligt nog even in het magazijn maar het door VisitorControl zelf ontwikkelde liveplatform wordt veelvuldig ingezet. Arts: ‘Ons platform geeft opdrachtgevers één, dummyproof tool van waaruit je alles kunt regelen. Van registratie tot aan livestreaming en enquête na afloop, alles vind je in één tool. Vanuit de deelnemersregistratie wordt direct een koppeling gelegd naar het online event. Wil je dat voor deelname betaald moet worden, dan is dit geïntegreerd en deelnemers kunnen direct inschrijven voor bepaalde breakout- of verdiepingssessies die naast het plenaire programma worden aangeboden. Uiteraard wordt elk online event opgetuigd in de corporate identity van de organisator. Aan het programma kunnen interactieve elementen worden toegevoegd zoals een chat, poll, quiz en een partnerplein waar extra aandacht is voor partnerships en een ruimte voor speciale eventaanbiedingen. De mogelijkheden zijn feitelijk eindeloos. Zodra we weer voluit kunnen gaan is ons platform volledig voorbereid om de overstap naar hybride en live events te kunnen maken.’

Eerste Online Congres Ergotherapie Nederland

Jaarlijks organiseert Ergotherapie Nederland een grootschalig congres voor haar leden bij Congrescentrum 1931. Voor het online event wenste de organisatie eenzelfde kwaliteit, look & feel en hospitality beleving als bij een live event geweest zou zijn. ‘Ruim 700 deelnemers hebben onlangs het eerste onlinecongres bezocht’, vertelt Arts. ‘Het plenaire gedeelte werd gehouden in de grote studio en op 10 andere plekken in het congrescentrum zijn verschillende workshops uitgezonden. Doordat je bij inschrijven al je eigen persoonlijke programma samenstelt krijg je bij inloggen ook jouw maatwerk beelden, tools en navigatie op je beeldscherm. Jouw persoonlijke beleving op basis van de door jou aangevinkte keuzes. Zelfs de online enquête achteraf kan worden gebaseerd op de door jou gevolgde workshops. Alle uitzendingen zijn live geweest. Er is geen gebruik gemaakt van pre-recorded sessies wat leidt tot veelvuldige interactieve mogelijkheden en betrokkenheid.’

Feedback is feedforward bij een volgend event

Deze gouden driehoek van locatie, techniek en registratie werkt en wordt gewaardeerd. Zo vindt ook Jacqueline Leenders van Ergotherapie Nederland namens de opdrachtgever: ‘Een van de meest opvallende zaken uit de evaluatie was wel dat deelnemers ook thuis volop het idee hadden dat ze erbij waren. Vanuit ons was het fijn dat het platform helemaal de look en feel had van ons jaarcongres logo. We waren ook erg blij met de samenwerking tussen jullie en Stagelight. Zo is het ons toch gelukt om 50 onervaren sprekers die dag hun verhaal te laten doen.’

Namens de locatie deelt Marissa Hos, Projectmanager Congrescentrum 1931 in ‘s Hertogenbosch het volgende: ’In deze gekke tijd met een nieuwe vorm van evenementen organiseren hebben de verschillende samenwerkingspartijen het beste in elkaar naar boven gehaald. We zijn met z’n allen voor het beste resultaat gegaan en dat is meer dan gelukt! Dit bewijst maar weer dat we de juiste partners aan ons verbinden en we dezelfde (Brabantse) taal spreken!’

Wat online gebeurt, wordt op het platform geregistreerd zodat je als opdrachtgever weet welke onderdelen in het programma goed gescoord hebben’, besluit Arts. ‘Uit de data blijkt dat het congres zelfs is gegroeid. Feedback is feedforward voor elk volgend event.’

Door > Nathalie Schalke

Fotografie > Nelleke Colet