De eventplanner van de toekomst: AI doet het regelwerk, jij verzorgt de beleving

MICE Operations zorgt ervoor dat meetings, incentives, congressen en events organisatorisch en logistiek soepel verlopen, van planning tot uitvoering op locatie. Ze coördineren onder andere leveranciers, draaiboeken, planning, registratie en alle praktische details zodat het evenement professioneel en probleemloos wordt uitgevoerd. 

‘Het beroep van eventplanner staat bekend als een van de meest stressvolle banen’, begint Kevin. ‘Je schakelt continu tussen opdrachtgevers, leveranciers en je eigen team. Dat vraagt om creativiteit en menselijk inzicht: vaardigheden die technologie niet kan en ook niet moet overnemen.’ AI is er volgens hem dan ook niet om je werk te vervangen, maar om het te verlichten. Het is een ondersteunende kracht die al jaren meedraait, bijvoorbeeld bij live-vertalingen op grote congressen of in de slimme matchmaking tussen bezoekers op beurzen.

Minder repeterend handelen, meer waarde voor de gast

Maar hoe ziet de inzet van AI eruit voor de dagelijkse planning? De echte winst voor een locatie zit in de verwerking van informatie. ‘AI is extreem goed in gegevens verzamelen, samenvatten en terugvinden’, legt Kevin uit. ‘Dat zijn taken die veel tijd kosten, maar weinig creativiteit vragen.’ Door dit soort repetitief regelwerk uit handen te geven aan AI, ontstaat er weer ruimte voor de beleving tijdens het evenement: persoonlijke aandacht en inhoudelijke kwaliteit. De planner van de toekomst heeft simpelweg meer tijd om die waarde toe te voegen aan het evenement. 

Sneller schakelen voor een hogere gunfactor

De opdrachtgever anno 2026 is kritisch, ziet Dennis: ‘Veel locaties werken nog met statische formulieren en lange mailwisselingen. Dat sluit niet meer aan bij hoe mensen beslissingen nemen. Als je niet snel reageert, kijkt een potentiële opdrachtgever direct verder.’ 

Niet alleen de vraag naar snelheid stijgt, maar ook de vraag naar personalisatie. Juist nu we vaker technologie inzetten. Een klant wil geen algemene brochure ontvangen, maar zien wat er specifiek mogelijk is voor hun unieke evenement. Dennis schetst hoe AI hierbij helpt: ‘Wanneer een klant je website bezoekt, kan een interactieve tool helpen sneller tot de kern te komen. Door door te vragen op het doel van het evenement, kun je direct relevante opties tonen. De klant voelt zich begrepen, wat de boeking aanzienlijk versnelt.’

Van hype naar fundament

Bij MICE Operations wordt verder gekeken dan de hype rondom AI. Kevin vertelt: ‘De fase van experimenteren is voorbij. AI moet een duurzaam fundament worden dat structureel bijdraagt aan meer aanvragen en een gezonde omzet.’

De conclusie van beiden is helder: AI neemt de rol van de eventplanner niet over. Evenementen blijven draaien om sfeer en beleving. ‘Technologie is sterk in data, mensen zijn sterk in communicatie’, besluit Dennis. ‘Door slimme tools het regelwerk te laten doen, houd je als eventplanner tijd over voor creativiteit en een beter commercieel resultaat.’