Om een geslaagd optreden te garanderen, werk ik zelf met de volgende checklist (en ik hoor graag, als jullie aanvullingen hebben):
Zaalindeling: ik wil weten onder welke omstandigheden ik moet werken en wil daar liefst inspraak in. Een hoog podium bijvoorbeeld schept afstand en maakt interactie lastiger; een lagerhuisopstelling daarentegen kan onoverzichtelijk zijn, als er te veel mensen in de zaal zitten;
Techniek: om ruis te voorkomen, heb ik het liefst contact met de direct verantwoordelijke over mijn wensen. Zo werk ik graag met een headset, zodat ik mijn handen vrij heb. Veel sprekers kiezen er voor eigen spullen mee te nemen (microfoon, laptop, etc.);
Draaiboek: ik vraag mijn opdrachtgever om een helder draaiboek van de dag. Om misverstanden te voorkomen, maak ik ook altijd nog een eigen draaiboek voor mijn werkzaamheden en bespreek dit met de organisator: tijdschema, opzet interviews, discussie op hoofdlijnen. Op deze manier weten we allebei zeker dat we met hetzelfde schema werken én dat we dezelfde verwachtingen hebben van de inhoud van de dag;
Voorbespreking: het liefst spreek ik iedere interviewee, spreker of forumlid ruim voor het evenement. Op deze manier weet iedereen waar hij aan toe is. Soms volstaat mailcontact, soms is een ontmoeting zinnig (al is het maar op de dag zelf);
Informatie: voor zover zinnig (onwetendheid kán namelijk ook een voordeel zijn), vraag ik de opdrachtgever om de nodige informatie en lees me in;
Locatiekennis: zeker bij bijzondere locaties duik ik in de feiten. Een kleine verwijzing tijdens je optreden doet wonderen;
Actualiteit: ik check de actualiteit, tot vlak voor het optreden. Het mag je niet overkomen dat er interessante ontwikkelingen zijn in relatie tot het onderwerp van de dag en dat jij van niks weet;
Tijd: ik ben ruim van te voren aanwezig voor de laatste check. Ik wil ’de zaal kunnen proeven’ en eventueel nog zaken bij kunnen stellen. Ik krijg genoeg betaald om er een hele dag voor uit te trekken;
Doelgroep: ik informeer me zo goed als mogelijk over de doelgroep van het evenement: wie zijn ze, wat houdt ze bezig en wat verwachten ze van de dag? Alleen met die kennis kun je ze van precies die informatie en inzichten voorzien, waar ze écht iets aan hebben. Ik probeer ruim van te voren contacten te leggen met de doelgroep. Ik zie grote mogelijkheden in de inzet van Social Media om al ruim voor de bijeenkomst met mensen in contact te komen.
Maar al te vaak hoor ik ‘dat de voorbereidingstijd zo kort was’ en dat er daarom geïmproviseerd moest worden. Mijn instelling is dat de checklist altijd afgewerkt kan worden in één of andere vorm, of je nou een maand of een dag voorbereidingstijd hebt.