'De angst zit nu vooral in het onbekende'

Het kan wél. DeFabrique en haar opdrachtgevers willen je inspireren. Want of het nou live, hybride of online is: nu is de tijd om te verbinden. Agnes Verschuren (Eigenaar Agnes Eventcoaching & Event Lead voor Tibor.nl) en Josine Kamperman (Event Producer DeFabrique) vertellen waarom je juist nu de sprong moet wagen.

Over Tibor

Tibor.nl verzorgt retreats op het gebied van business coaching. Een van de side programs was het evenement Buitengewoon Leiderschap waar vier topexperts principes bijbrengen over persoonlijke ontwikkeling. De datum stond, er waren al 400 kaarten verkocht en toen kwam corona…

Focus op mogelijkheden

Agnes: 'Wij geloven dat mensen dit juist nú nodig hebben. Corona heeft veel invloed op zowel het zakelijke als privéleven van onze bezoekers. Ze lopen tegen blokkades, vraagstukken en keuzes aan. Dit was voor ons absoluut een motivatie om het evenement door te laten gaan. We gaan in op de vragen die leven bij de gast. Stel jezelf de vraag: als een evenement niet kan zoals normaal, wat kan er dan wel om je doelen te behalen? Vanuit deze gedachten wisten we dit evenement samen met DeFabrique in twee weken vorm te geven.'

'Evenementen zijn kwalitatiever dan ooit'

Waarde bieden

Buitengewoon Leiderschap werd een hybride evenement: 35 VIP’s in DeFabrique, 650 mensen online. Of twee evenementen in één nog niet genoeg zijn, kwam daar ook nog een vijf-maandentraject bij. 'We willen waarde bieden en omdat een groot deel van de bezoekers nu online aanwezig was, wilden we meer bieden dan beloofd. Zo kwamen we tot een traject met een online kick-off, vier masterclasses en dit acht uur durende evenement als afsluiter.'

Beelden die raken

Josine tipt: 'Als je weinig gasten in de zaal hebt, is het extra belangrijk om beleving te creëren. Met aankleding en licht hebben we hier enorm op ingezet. Het was echt een show!' Agnes: 'Onze VIP gasten in de zaal voelden gelijk die energie. Om deze beleving ook naar thuis over te brengen, werkten we met een camerabedrijf gespecialiseerd in storytelling en een regisseur. Voor ons heel belangrijk, omdat 98 procent van de bezoekers online meekeek en het dus essentieel is om voor hun een boeiend evenement te organiseren. Voor hen is een gevulde zaal ook zo veel fijner om te zien. Dat beeld heeft veel meer waarde dan wanneer je alleen een spreker ziet.' Omdat de groep thuis zo groot was, had het team een aantal spelregels: niet langer dan een uur achter elkaar kennis delen en om de tien minuten contact maken met het online publiek.

'Verbinding is een oerbehoefte'

Onmisbare cutomer journey

Een programma van acht uur klinkt lang, maar ook daar is goed over nagedacht. 'Een evenement is een reis. Een soort film', zegt Agnes. 'Aan de hand van een customer journey is bepaald waar de energiepieken en rustmomenten in het programma zaten. Samen met de techniek is dit het belangrijkste onderdeel van een hybride evenement.' Josine: 'We adviseerden Tibor.nl om met een regisseur te werken. Dit is een must wanneer je tegelijkertijd een off- en online evenement organiseert. Een regisseur helpt een beleving neer te zetten in de zaal en online alles goed op elkaar aan te laten sluiten.'

Oerbehoefte

Wat bezoekers van de dag vonden? Renske Goezinne: 'Het is innovatief, creatief en het inspireert. Live aanwezig zijn geeft nu een extra dimensie en deze locatie is natuurlijk al fantastisch! Ik beleef het veel intenser.' Roy van Amerongen voegt toe: 'Je merkt dat we creatiever worden in het maken van verbinding! Dit evenement sluit aan bij een oerbehoefte, namelijk: verbinding. Hoe dit vandaag is neergezet, is heel tof! Er wordt gekeken naar wat wel kan.'

'Het beeld van een gevulde zaal heeft veel meer waarde'

Ga ervoor!

Tot slot zegt Agnes: 'De angst zit nu vooral in het onbekende. Vind iemand die je in dat onbekende kan begeleiden en ga ervoor! Gasten willen een waardevolle verbinding. Ze betalen in hun aandacht en online is dat moeilijker om te regisseren. Als het je lukt om een boeiend event te ontwikkelen, is die kwalitatiever dan ooit.'

Foto: Tom Doms