D&B ZomerBooster: Zeven tips voor de organisatie van congressen

[afbeelding niet meer beschikbaar]
D&B Congresbooster
Bij het marketingevent bureau merken ze dat een congres vaak geprofileerd wordt als een eenmalig moment, een hoogtepunt. Op zich is daar niets mis mee, het is echter wel veel beter en langduriger te benutten. Want waarom zou je binnen afzienbare tijd bepaalde doelstellingen willen behalen, maar deze vervolgens niet ophangen aan live events – daar waar de boodschap het best binnenkomt – zoals bij een congres? ‘Als we onszelf serieus willen nemen en echt iets willen realiseren, toegevoegde waarde willen bieden, is dit de manier. Een mooi congres neerzetten, dat kan bijna elk evenementenbureau, wij gaan met onze methode een stap verder. We zorgen ervoor dat een congres met de juiste interactie en energie een boost krijgt, en ook kan het een strategisch communicatiemiddel worden dat waarde creëert op de lange termijn. Op die manier zijn het thema en de boodschap veel langer houdbaar dan die ene grote bijeenkomst,’ zo meent Boertje.

D&B heeft met deze visie haar dienstenpakket uitgebreid met ‘producten-met-een-plus’ om zo focus te kunnen bieden. Eén van die producten is de D&B Congresbooster. Hiermee wordt niet alleen de impact van het congres vergroot, maar tevens de strategie of het jaarprogramma ondersteund. Wil je meer te weten komen over de D&B Congresbooster, dan kun je the Little Pink Book opvragen via marion@db-online.nl.

7 TIPS VOOR DE ORGANISATIE VAN CONGRESSEN

01. Het event is een heel krachtig communicatiemiddel met beleving en directe feedback. Dat kan, als je het niet goed voorbereidt, ook een valkuil zijn: Je kan het niet overdoen als het tegenvalt. Het is belangrijk dat voor ogen te houden, alles heel zorgvuldig voor te bereiden en niets aan het toeval over te laten.

02. Denk niet alleen aan de gasten die naar het event komen maar ook aan de mensen die niet komen. Vaak is de groep niet-komers groter dan de groep wel-komers. Het is dus belangrijk hen te betrekken bij het event; bijvoorbeeld met een compilatiefilm, een redactioneel artikel na afloop of een webinar van één van de sprekers die de thuisblijvers vanachter de computer mee kunnen maken.

[afbeelding niet meer beschikbaar]
03. Probeer je echt te verplaatsen in de doelgroep. Waar hebben ze behoefte aan, welke uitdagingen hebben ze in hun werk. Wat daarbij goed werkt is in de voorbereiding een brainstorm te doen met een dwarsdoorsnee van de doelgroep.

04. Probeer het congres niet helemaal vol te ‘stouwen’ met sprekers. De concentratieboog van gasten is kort.

05. Een dynamische en professionele moderator (of dagvoorzitter) is vaak essentieel voor het succes van het congres. Hij of zij kan zorgen voor verrassingen en ijsbrekers.

[afbeelding niet meer beschikbaar]
06. Zorg altijd dat je of goede referenties hebt van sprekers, of dat je ze persoonlijk gezien hebt (live of op Youtube). Maak altijd een afspraak om voor te bespreken met de spreker. Je kunt nog zo’n mooie locatie of lekkere catering hebben, de spreker bepaalt uiteindelijk voor een belangrijk deel het succes van de dag.

07. Probeer, naast de inhoud, beleving toe te voegen aan het programma zodat de gasten vol energie naar huis gaan. Dat kan door middel van kleine, creatieve toevoegingen. Zoals grote ballen de zaal ingooien, waarop de gasten een vraag kunnen stellen. Of aan het begin van de dag kennismaken met je buurman of -vrouw aan de hand van de ‘verhalen’ die je sleutelbos vertelt. Er zijn tegenwoordig ook heel veel digitale tools op je mobiele telefoon die kunnen helpen meer dynamiek in het congres te brengen.

[afbeelding niet meer beschikbaar]
In deze reeks D&B ZomerBoosters geeft Pieter Bas Boertje ook tips voor de organisatie van jubilea en voor cultuurveranderingen binnen organisaties.

Lees ook:
D&B Zomerbooster: Negen tips voor de organisatie van een jubileum »
D&B Zomerbooster: Acht tips voor events met thema cultuurverandering »