BrandSense is Haarlem Convention Bureau eeuwig dankbaar voor geboden locatie oplossing

‘Zij appte binnen het uur terug met de contactgegevens van een passende en beschikbare optie.’ Workshop gered. En hoe: ‘Het was in alle opzichten boven verwachting. Zeker omdat het zo snel geregeld moest worden’, zegt Laemers stellig. ‘Ik ben Pien en ook John Gerdsen van Zaamen, waar ik de workshop uiteindelijk heb kunnen verzorgen, eeuwig dankbaar dat ze mijn nijpende probleem op dat moment zo vakkundig en op een zo fijne manier hebben weten op te lossen.’

Geen overbodige actie

Er leek kort voor 16 mei geen vuiltje aan de lucht. Birgit Laemers trof, namens BrandSense, de laatste voorbereidingen voor haar workshop Sense Storm®, een multisensorische brainstorm waarin 13 deelnemers, onder toeziend oog van twee facilitators, een aantal uren achtereen aan de slag zouden gaan met de merkbeleving van hun bedrijf, B2C contentmarketing en communicatiebureau Voxx. BrandSense, is gespecialiseerd in positionerings- en cultuurtrajecten. ‘Voor een multizintuiglijke sessie zoals de Sense Storm®, luistert alles qua geur en geluid nogal nauw’, legt Laemers uit. ‘Daarom is de accommodatie heel belangrijk.’ Ze koos dus voor een vertrouwd adres waar eerdere sessies succesvol waren geweest. ‘Omdat de locatie sindsdien van eigenaar was veranderd, leek me een laatste check wel zo nuttig.’ Het bleek geen overbodige actie: ‘Ik schrok me rot. De locatie bleek omgetoverd te zijn in een bouwplaats, zowel binnen als buiten.’

Kracht van het collectief

Logisch dat de paniek wel even toesloeg. ‘Ik appte die avond meerdere mensen, onder wie Pien Keizer van Haarlem Marketing met het bericht dat ik met spoed op zoek was naar een workshopruimte. Zij kwam razendsnel met de optie Zaamen. Ik kon haar naam noemen en zij zou de eigenaar ook direct even een mailtje sturen.’ Laemers vroeg om een lange tafel, een tv-scherm, comfortabele stoelen en de mogelijkheid om in teams van 4 te werken, plus catering. ‘Daarbij gaf ik aan dat een fijne en warme sfeer heel belangrijk was. Bovendien was ik gehouden aan een budgetlimiet vanwege de oorspronkelijke afspraken bij de andere locatie.’ Het was er allemaal. ‘Doordat we als Haarlem Marketing en Haarlem Convention Bureau investeren in ons partnernetwerk, kennen we al onze partners persoonlijk en zijn we goed bekend met de mogelijkheden die de partners te bieden hebben. Juist bij dit soort last minute vragen lukt het ons dan om snel te schakelen en binnen ons netwerk de juiste match te vinden. Dat is de kracht van het collectief, dat is de kracht van Haarlem Marketing’, stelt Pien Keizer desgevraagd.

Som der delen

Terugkijkend op de geslaagde workshop is Laemers vol lof, zowel over de locatie als over de bemiddeling via Haarlem Convention Bureau. ‘Ik zou willen dat elke locatie waar ik sessies faciliteer zo was. Super gastvrij, flexibel, snel van geest, enorm meedenkend én met humor. Daarnaast waren John en zijn team pro-actief; zodra jij het bedenkt, hebben zij je wens al ingevuld. Het is moeilijk te omschrijven, maar je voelt je als facilitator en als deelnemer meteen enorm thuis. Ik kom er als BrandSense zeker weer terug.’ ‘Deze case bevestigt in alles de kracht van verbinding’, reageert Keizer. En verbinding creëren en initiëren is wat we doen bij Haarlem Marketing en Haarlem Convention Bureau. Doordat we een prachtig netwerk hebben van evenementenlocaties in Haarlem, een collectief vormen en we er samen in geloven dat het geheel meer is dan de som der delen, kunnen we snel schakelen en zorgen we dat er voor elke vraag een passende oplossing wordt gevonden.’

Door > Henny Beijer

Op de hoofdfoto: Birgit Laemers