BOE19 print bezoekersbadges live én in kleur BOE19 print bezoekersbadges live én in kleur
Back Back Interview

BOE19 print bezoekersbadges live én in kleur

29 januari 2019

Wie op 16 en 17 januari de evenementenbeurs Best of Events (BOE) bezocht, bevond zich in goed gezelschap. Circa 11.000 bezoekers passeerden deze dagen de entree van de Westfalenhallen, op zoek naar inspiratie in de evenementenbranche. Gelukkig was van lang wachten geen enkele sprake. FastLane was verantwoordelijk voor de registratie en toegangscontrole voor de BOE 2019 en het BrandEx festival dat op 15 januari plaatsvond. Met 14 toegangsbalies waar live én in kleur de bezoekersbadges werden geprint, bleken zij mede dankzij hun leverancier Smart2B goed voorbereid.

Een hostess verdeelde bij drukte de stroom mensen over de verschillende balies. Exposanten, sprekers en bezoekers; ze konden allemaal bij een willekeurige balie terecht. In tien seconden werden de bezoekersgegevens op de uitnodiging gescand, de data geladen en de badge geprint. Dat schoot lekker op.

Snelle doorloop bij de entree

Ivar van der Molen van Smart2B legt uit, wat je daarvoor nodig hebt: ‘Een Epson TM-C3500 inkjet labelprinter en blanco butterfly badges. Deze ExpoBadge is na het printen direct droog en kan dus meteen gebruikt worden.’

Badgevertising

De mogelijkheden van het design op de butterfly badges vergroot mogelijkheden voor bezoekers en exposanten. ‘Met behulp van kleurmarkering op de badge kan makkelijk onderscheid gemaakt worden tussen bezoekers, exposanten en sprekers. Het grootste formaat ExpoBadge biedt voldoende ruimte voor het eventprogramma. Dit programma kan natuurlijk per persoon verschillen,’ aldus Ivar. ‘Je kunt er daarnaast voor kiezen om de extra ruimte op de badge in te zetten voor advertenties, dat noemen we badgevertising. Op basis van het deelnemersprofiel kun je deze advertenties zelfs personaliseren. Hierdoor stijgt de advertentiewaarde per badge enorm.’

De voordelen in de praktijk tijdens BOE19

Norman Adam, Project Manager bij FastLane vertelt hoe de BOE deze voordelen heeft toegepast: ‘De grote flexibiliteit en de snelheid van de Epson TM-C3500 in combinatie met de ExpoBadges, waren één van de belangrijkste argumenten voor het BOE management om voor ons OnSite systeem te kiezen. We konden met één systeem voor twee evenementen, BOE en BrandEx, live badges printen en deze ook nog voorzien van gepersonaliseerde informatie en logo’s, afhankelijk van het type deelnemer.’

‘Zowel de organisator als de standhouders hebben onze badge service zeer positief beoordeeld. We printten de logo’s van de standhouders live op de bezoekersbadges, gebaseerd op de standhouderscode waarmee de bezoekers zich hadden aangemeld voor een toegangskaart. Dit is qua marketing echt van toegevoegde waarde voor de standhouders,’ aldus een trotse Norman.

‘Voor de grootste standhouder Fiylo verzorgden we een aparte registratiebalie. Voor bezoekers die zich via de uitnodigingscode van Fiylo hadden geregistreerd, printten we een exclusieve badge die van twee extra vouchers waren voorzien. We combineerden dus niet alleen verschillende designs en gepersonaliseerde inhoud, maar ook verschillende badgeformaten voor één evenement,’ besluit Norman.

No Waste

Een ander belangrijk voordeel van het live printen van de ExpoBadges: je gebruikt alleen wat je nodig hebt. Anders dan bij voorbedrukte badges en labels, print je met de ExpoBadges alleen dat wat je nodig hebt. ‘Je bestelt van voorbedrukte badges altijd meer dan nodig om een tekort te voorkomen. Na het event gooi je wat je over hebt weg. De blanco ExpoBadges kun je voor je volgende event weer gebruiken,’ legt Ivar uit.

Voor kleine en grote oplages

Kiki Hagethorn van Groenhof Congresorganisatie organiseert congressen voor 100 tot 750 bezoekers. Ook zij start dit jaar met het live printen van de ExpoBadges. Met de full colour Epson label printer maakt het niet meer uit of je een evenement hebt voor 10 of 10.000 bezoekers. De printsnelheid en de kwaliteit van je badges zijn altijd gelijk. Je hebt altijd je kostenplaatje gereed en na afloop van het event, pak je je badges en printer in en kun je door naar je volgende event. Zonder overschotten in de container.

Door > Saskia Leeuwis

Goed artikel?

Schrijf je in net als 37.403 andere professionals en ontvang wekelijks de beste artikelen!

Meer lezen in deze rubriek

Events nieuwsbrief

Goed artikel?

Schrijf je in net als 37.403 andere professionals en ontvang wekelijks de beste artikelen!