Bezoekersregistratie VisitorControl helpt Fijnevent de wow-factor te creëren

Fijnevent is zo’n enthousiaste gebruiker van de software voor bezoekersregistratie van VisitorControl. Het in Raamsdonksveer gevestigde evenementenbureau verbindt al bijna 20 jaar met impact Merk en Mens in feestelijke momenten en brand experiences. ‘VisitorControl biedt professionele, personaliseerbare registratiewebsites en event-apps, die goed aansluiten bij onze klanten en die eenvoudig in gebruik zijn voor ons’, verklaart Jos van den Broek, directeur groot aandeelhouder van Fijnevent de inmiddels intensieve samenwerking. ‘Ze staan altijd klaar om te helpen met oplossingen voor elk probleem of vraagstuk dat zich aandient.’ Dit laatste was een minstens zo belangrijk criterium voor Van den Broek bij de selectie van een partij op dit specialistische terrein: ‘Wij hechten aan professionaliteit, betrouwbaarheid, flexibiliteit – en dan bedoel ik een hands-on mentaliteit en snel kunnen schakelen – aan korte lijnen en aan kwaliteit van producten en diensten.’ De lat lag hoog.

Helder overzicht en professionele registratie

De samenwerking tussen beide gaat inmiddels vijf jaar terug. Ten tijde van de coronapandemie was Fijnevent op zoek naar een partner die een goed eventplatform kon leveren. De keus viel eertijds dus op de software voor bezoekersregistratie van VisitorControl. ‘Bij vrijwel elk evenement dat wij organiseren, bieden wij een uitgebreid communicatietraject aan, omdat de vraag hiernaar groot is. Het VisitorControl systeem speelt hierin een cruciale rol. Het biedt ons een helder overzicht en stelt ons in staat om de registratie op een professionele manier te begeleiden. Dit systeem zorgt ervoor, dat we de communicatie met onze gasten efficiënt en overzichtelijk kunnen beheren, wat bijdraagt aan een soepel en geslaagd resultaat.’

Veelvuldig bewezen functionaliteit

Wat Fijnevent betreft heeft de functionaliteit van VisitorControl zich al veelvuldig bewezen tijdens de projecten die het bureau in het recente verleden organiseerde. Zoals het Boskalis Festival. Van den Broek: ‘Het Boskalis Festival was een personeelsfeest om de medewerkers van Boskalis te bedanken. We organiseerden een groot festival in Rotterdam Ahoy en ontwikkelden daarnaast een volledig online communicatietraject. Boskalis koos voor een app die als communicatietool werd gebruikt voor, tijdens en na het festival. We hebben de event app en de registratiewebsite ingezet, naast mailingen en begeleiding.’ Een andere succesvolle case is Oersterk voor Van Oers. ‘Voor het 60-jarig bestaan van Van Oers begeleidden we de klant het hele jubileumjaar met verschillende events. VisitorControl ontwikkelde een web-based app, die het 60-jarig bestaan weerspiegelde. Daarnaast werden alle registraties van de verschillende evenementen dit feestelijke jaar verzorgd. De app diende als communicatietool.’

Passende en indrukwekkende oplossingen

VisitorControl is overigens niet alleen op afstand en slechts digitaal betrokken. ‘Wanneer zij het incheckproces bij onze evenementen verzorgen, is er altijd iemand aanwezig om alles soepel te laten verlopen. Eventuele problemen worden direct opgelost, wat ons veel gemoedsrust geeft en bijdraagt aan een vlekkeloze ervaring voor onze gasten’, stelt Van den Broek. Gevoed door de ervaring van een meerjarige samenwerking, is de band tussen Fijnevent en VisitorControl steeds sterker geworden. ‘We leren samen van elk project om bij volgende evenementen nog betere resultaten neer te zetten. Zowel Fijnevent als VisitorControl streven ernaar om dat extra stapje te zetten om de WOW-factor te creëren. We willen passende en indrukwekkende oplossingen leveren die in het geheel passen bij onze opdrachtgevers. Bij Fijnevent is ons doel altijd om mens en merk te verbinden door middel van impactvolle ervaringen. Dankzij VisitorControl kunnen we nu ook online verbindingen creëren.’

Fotografie: Joep Rijk van Rijk in beeld