Daan van IperenDaan van Iperen
Back Back Interview

AVEX zoekt voor eventlocaties en organisatoren naar de gemene deler

19 maart 2019

‘Het kan efficiënter en het kan beter’

 

Dat de markt voor evenementen, seminars en congressen nog altijd aantrekt, is geen nieuws meer. Evenementenlocaties zien de boekingsagenda bovendien steeds vaker ook op langere termijn gevuld raken. En dat is wat ze maar al te graag zien natuurlijk. Immers, het doel is een optimale bezetting. Maar wat te doen met op- en afbouwdagen en dus tussenliggende leegstand? ‘Voor het meest efficiënte en rendabele antwoord op die vraag schuiven we tegenwoordig regelmatig bij locaties aan de vergadertafel aan’, licht Daan van Iperen, Sales Teamleider Event Facilities bij AVEX, de aanpak toe. ‘Samen met onze gesprekspartner bekijken we de planning, bespreken we de projecten die van hun klanten op stapel staan en analyseren we of en hoe we daarbinnen audiovisuele faciliteiten kunnen combineren. Supermaatwerk dus eigenlijk. En daar worden alle betrokken partijen uiteindelijk beter van.’

Eyeopener

Zomaar een min of meer fictie case ter verduidelijking. Een grote locatie huisvest in een periode van amper 8 dagen een gala diner, een groot congres met afterparty en een concert van een nationaal bekende artiest. Dat zou in de papieren planning betekenen: drie keer opbouwen, en weer drie keer afbouwen. Sowieso is er dan al geen enkele ruimte tussendoor meer voor verhuur. ‘Dat kan natuurlijk anders’, stelt Van Iperen. ‘Want stel nou, dat de drie organisatoren in overleg met de locatie en met elkaar, komen tot een combinatie van die faciliteiten die ze alle drie van plan waren te gebruiken. Dan ben je al een flinke stap verder. Qua werk, maar ook budgettair en vanuit duurzaamheid.’ Het klinkt zo voor de hand liggend. En toch ervaren relaties deze hulpvaardige insteek van AVEX als een welkome eyeopener, leert de ervaring. ‘Het heeft ook te maken met meer inzicht in bijvoorbeeld de technische mogelijkheden waarover we kunnen beschikken. Zetten we een bepaald type lichttafel in, dan kunnen we een grote variëteit aan presets leveren, die tevoren zijn geprogrammeerd. Dan is het per event bijna alleen maar een kwestie van een paar drukken op de knop en de ambiance en sfeer veranderen naar de setting van het andere project.’

Fascinerend

Wat Van Iperen betreft past de visie van ontzorgen van locaties door efficiënt combineren op alle audiovisuele faciliteiten die AVEX in verhuur levert: audio, licht, led, video en cameraregistratie. ‘Zelfs in content creation’, voegt hij toe. ‘Waar we led en projectie plaatsen, kunnen we ook voor de bijpassende content zorgen. Wat eenmaal is uitgedacht en geprogrammeerd is er al; daar vanuit kan een basisconcept worden doorontwikkeld naar maatwerkniveau. Zo deel je kosten die moeten worden gemaakt.’ Als voorbeeld komt, niet zonder trots, ‘Global Masters’ ter sprake. ‘Onze content creators bedachten en produceerden deze presentatie voor René Schaddelee (Directeur AVEX en Bestuurslid Global Presence Alliance (GPA)). Zijn presentatie beleefde de première tijdens de GPA Summit in Amsterdam.. Hierin werden paralellen getrokken met de Hollandse Meesterschilders in de voorbije eeuwen. Een visueel juweeltje waarin gebruik wordt gemaakt van greensceen techniek. De verteller stapt in de presentatie zo uit de Nachtwacht.’ De making of is hier onder terug te zien. Fascinerend, belooft Van Iperen, die erbij opmerkt dat de opgedane ervaring met die productie vanzelfsprekend inzetbaar is voor meerdere opdrachtgevers die er voor hun specifieke project weer ieder een eigen draai aan kunnen laten geven.

Doel altijd voorop

De ideale route verloopt via een accountmanager van AVEX die om de tafel zit met zowel de locatie als de organisatoren van de kort na elkaar geplande evenementen . In dat overleg komen vanzelfsprekend programma’s van eisen en aanvullende wensenlijsten op tafel. ‘Het is dan aan onze ervaring en kennis om die zo dicht mogelijk bij elkaar te laten aansluiten’, aldus Van Iperen. ‘En natuurlijk past dat nooit honderd procent. Er zijn altijd specifieke verwachtingen die alleen maar bij dat ene eventconcept passen. Je kunt een congres qua licht-, geluid- en beeldbehoefte niet vergelijken met een concert. Tegelijk weten we uit de dagelijkse praktijk dat heel veel ook weer wel vanuit hetzelfde basispakket valt te faciliteren.’ Overigens, stelt Van Iperen, alles natuurlijk met het beoogde doel van het evenement als uitgangspunt. ‘We gaan niet schuiven met faciliteiten om het schuiven, zelfs niet puur om financieel gewin voor de locatie en de organisator. Het doel verliezen we nooit uit het oog. Dreigt dat in het geding te komen, dan is de keuze snel gemaakt.’

Beter

Spreiding van kosten over meerdere inhuurders en grotere efficiency en dus beter rendement voor de locatie. AVEX is ervan overtuigd dat het concept van effectief combineren en concepten aan elkaar verbinden het beste antwoord is op de groeispurt in de markt voor evenementen. ‘Recent zag ik de agenda van een groot theater voorbij komen. Daar stonden in amper een week drie verschillende grote acts: twee bands en een orkest. Die nemen normaal gesproken allemaal hun eigen equipment mee. Moet je je indenken wat dat betekent aan werk, logistiek, tijd en dus geld. Dat kan echt efficiënter, goedkoper en minstens zo goed. Wat zeg ik: het kan beter. Want je krijgt bij het delen van faciliteiten ineens zomaar de beschikking over equipment, die je zelf misschien nooit zou inhuren. Vanwege de kosten, of omdat je het zelf niet bedacht had. Hoe welkom is dat?’

Door > Henny Beijer 

Goed artikel?

Schrijf je in net als 37.403 andere professionals en ontvang wekelijks de beste artikelen!

Meer lezen in deze rubriek

Events nieuwsbrief

Goed artikel?

Schrijf je in net als 37.403 andere professionals en ontvang wekelijks de beste artikelen!