Associatie Symposium Rotterdam zet communicatie centraal

Communicatie is een van de meest onderschatte factoren bij het organiseren van een congres. Terwijl juist communicatie cruciaal is voor het succes van een congres. Communicatie is immers nodig om deelnemers te trekken, sponsoren te werven, en om het congres zelf te profileren. Tijdens het jaarlijkse Associatie Symposium Rotterdam, bedoeld voor mensen die een congres willen organiseren maar geen congresorganisator zijn, stond daarom vandaag het thema ‘communicatie’ centraal.

'In Rotterdam worden medische congressen georganiseerd over internationaal onderscheidende onderwerpen, waar duizenden mensen op af komen. Maar we vertellen er veel te weinig over.' Een gemiste kans, vindt Ron Voskuilen, directeur van Rotterdam Partners. Congressen helpen zowel de organiserende partij (het kennisinstituut of de associatievereniging), als de stad waar het congres plaatsvindt op de kaart te zetten. 'Voor Rotterdam ligt daar dus een opgave,' zo sprak Voskuilen gisteren tijdens het Associatie Symposium Rotterdam, georganiseerd door Rotterdam Partners Convention Bureau.

Het symposium bood deelnemers gisteren inzicht in de verschillende communicatie-uitdagingen waar een congresorganisator mee te maken kan krijgen. Zo’n tachtig mensen werkzaam in de verenigingsbranche en de wetenschappelijke sector waren in het Arminius Congres- & Debatcentrum aanwezig om van experts te leren over de do’s en don’ts op het gebied van communicatie. Een greep uit de vraagstukken die tijdens de ochtend voorbij kwamen: met welke slimme maatregelen kun je het effect op social media maximaliseren, hoe vind je de beste sprekers, en waaruit moet een communicatieplan bestaan.

Het Associatie Symposium Rotterdam werd dit jaar voor de vijfde keer gehouden. Het symposium is bedoeld voor leden van (inter)nationale verenigingen & associaties, werknemers van universiteiten of overheid die betrokken zijn bij het organiseren van een congres of daar in de toekomst mee te maken krijgen. Het organiseren van een congres wordt weleens vergeleken met het starten van een eigen bedrijf. In zowel financieel als administratief en organisatorisch opzicht komt er nogal wat bij kijken. Om de verenigingsbranche en de wetenschappelijke sector op weg te helpen, delen Rotterdam Partners Convention Bureau en haar partners die gespecialiseerd zijn in vraagstukken op het gebied van internationale congressen op het symposium, kosteloos hun kennis en expertise.