Amerpodia: supersnel schakelen voor Nationale DenktankAmerpodia: supersnel schakelen voor Nationale Denktank
Back Back Achter de schermen

Amerpodia: supersnel schakelen voor Nationale Denktank

12 februari 2021

Een persconferentie met verscherpte maatregelen zette 24 uur van tevoren het evenement nog even op scherp, maar de Eindpresentatie van De Nationale DenkTank 2020 bij Het Compagnietheater werd door snel schakelen van het team van Amerpodia een bijzonder geslaagd online event, met een hoge opkomst en professionele uitvoering. Dennis Scheffers, Sales Manager New Business Amerpodia vertelt hoe het proces rondom dit bijzondere evenement verliep.

‘We hebben de jaarlijks terugkerende Eindpresentatie van de Nationale DenkTank al een aantal keer eerder georganiseerd bij het Compagnietheater’, vertelt Dennis Scheffers.

‘Stichting de Nationale DenkTank wil met concrete oplossingen maatschappelijke impact realiseren. Ze geloven daarbij dat jonge denkers bij uitstek geschikt zijn om taaie maatschappelijke vraagstukken van concrete oplossingen te voorzien, een ander geluid te laten horen en praktische doorbraken te versnellen. Een visie die ook bij Amerpodia past!’ Door de goede ervaringen koos De Nationale DenkTank ook dit jaar weer voor het Compagnietheater. Op dinsdag 15 december 2020 vond het evenement plaats: uiteraard een hele andere editie dan andere jaren.

Hybride of niet hybride?

‘Daar waar er normaal 300 mensen live aanwezig zouden zijn, zijn we voor deze editie al in een vroeg stadium gaan kijken naar een hybride variant of een livestream, afhankelijk van de mogelijkheden in december’, vertelt Dennis. ‘We hadden onze pijlen al snel gericht op een hybride variant, maar het bleef tot het laatste moment spannend. Op 14 december zou er namelijk een nieuwe persconferentie met mogelijk nieuwe maatregelen worden uitgezonden. Die zouden ervoor zorgen dat een hybride variant ook lastig zou worden.’ Door verscherpte maatregelen moest binnen 24-uur vóór het plaatsvinden van het event inderdaad de vorm worden aangepast en konden enkel nog dagvoorzitters Aldith Hunkar en DenkTank-deelnemer Thijs de Sterke fysiek aanwezig zijn in het theater om de presentatie te hosten. Dat betekende dat het team van Amerpodia supersnel moest schakelen!

Dennis: ‘Ook de aanwezigheid van dertig personen op locatie - tot dat moment de regel - was nu geen mogelijkheid meer. Wij wilden uiteraard gehoor geven aan het devies om zoveel mogelijk thuis te blijven. Zo besloten we de avond van tevoren om 22:00 nog om het volledige programma live te streamen met enkel de dagvoorzitters, de pianist en twee personen van de technische ondersteuning op locatie. Dat betekende tevens dat de 20 sprekers, die live hun eindpresentatie zouden presenteren in de studio, niet meer fysiek aanwezig konden zijn en ze nu vanuit huis, via Zoom, hun presentatie moesten doen. Dit losten we op met fijne communicatie en in goede afstemming tussen organisatie, Amerpodia, de techniek en eindregisseur. Daar ben ik best trots op!’

Dit kunnen wij!

‘Dit kunnen wij’, besloten we meteen’, vertelt Dennis. ‘Er staan goede technici met ruime ervaring en bovendien een jong, flexibel team met een enorme dosis energie. Met name de rust door de ervaring van de technici straalde af op de hele organisatie.’ Ook qua catering had het Compagnietheater een creatieve oplossing. Dennis: ‘De chef stelde voor om de crewcatering voor de 20-koppige crew als take-away lunches en diner bij iedereen van de organisatie thuis af te leveren.’

Authentieke sfeer van het Compagnietheater

Een livestream betekende niet dat de authentieke sfeer van het Compagnietheater verloren ging voor de gasten. Dennis: ‘Onze theaterzaal is omgebouwd tot studio, maar wel op zo’n manier dat je de sfeer van het gebouw meekrijgt. Je ziet nog steeds dat je in een theaterzaal bent, tussen de kenmerkende houten pilaren. Het Compagnietheater is een oude Lutherse kerk. Die sfeer krijg je ook via de livestream mee. Bovendien biedt de theaterzaal alle ruimte om veilig op afstand van elkaar te werken. De tribune kan volledig worden ingeschoven, waardoor je een plat speelvlak krijgt en waardoor er allerlei verschillende setups mogelijk zijn.’

Laagdrempelig en toch interactief

Alle inspanningen resulteerden in een geslaagd online event, dat volgens de organisatie het publiek de mogelijkheid bood om op een laagdrempelige en toch interactieve manier de resultaten van de DenkTank te bekijken en met de deelnemers in gesprek te gaan. Het eindrapport werd uitgereikt aan Minister Koolmees (Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid), Barbara Baarsma (directievoorzitter Rabobank) en Prof. Godfried Engbersen (Erasmus Universiteit Rotterdam). Het hoogtepunt voor Dennis? ‘Toch wel die avond van tevoren. Creatief omgaan met de actualiteit, snel schakelen. Ik ben heel blij dat we ook met alle aanpassingen de resultaten hebben bereikt die de organisatie voor ogen had en ze bovendien goed hebben kunnen ondersteunen.’ Toekomstige edities vinden hopelijk weer fysiek plaats, maar mocht dat door omstandigheden niet kunnen zouden we wederom graag in zee gaan met dezelfde partijen die aan Amerpodia verbonden zijn’, laat de organisatie weten. Het perfecte compliment!

Door > Mahlee Plekker

 

Foto's: Joost Keet

Goed artikel?

Schrijf je in net als 37.058 andere professionals en ontvang wekelijks de beste artikelen!

Meer lezen in deze rubriek

Events nieuwsbrief

Goed artikel?

Schrijf je in net als 37.058 andere professionals en ontvang wekelijks de beste artikelen!