Activo slaat brug tussen persoonlijke aandacht en digitale toolsActivo slaat brug tussen persoonlijke aandacht en digitale tools
Back Back Interview

Activo slaat brug tussen persoonlijke aandacht en digitale tools

14 juli 2017

De event app die Activo op de markt heeft gebracht, neemt een hoge vlucht. De tool kan gebruikt worden om informatie te delen en om data in kaart te brengen, die relevant zijn voor corporate opdrachtgevers, event organizers en hun toeleveranciers. De event app verhoogt het rendement van de bijeenkomst, drukt de kosten en vermindert de no show.

Het is snel gegaan: nog maar een paar jaar geleden leefden we in de tijd van de papieren uitnodiging. Inmiddels is ons leven gedigitaliseerd. We brengen volgens de laatste berichten weliswaar minder tijd door achter de PC, maar we surfen des te meer op andere devices, zoals smartphones en tablets.

Via de event app kun je de doelgroep van een event bereiken en activeren. Eventmanagers kunnen via de app in het voortraject communiceren met de doelgroep via teasers, reminders, relevante informatie en push berichten. Tijdens het event kan de event app ingezet worden voor bewegwijzering, het koppelen van vraag een aanbod en het verhogen van de betrokkenheid van de genodigden. Tevens stelt de event app opdrachtgevers en event organizers in staat relevante data te verzamelen, die de kwaliteit van (de volgende) events verhogen.

Privacy versus data en veiligheid

Dat is allemaal heel positief. Wel dien je bij de toepassing van digitale tools als event apps en het verzamelen van data rekening te houden met een paar mogelijke valkuilen, stelt Ivo Willemsen, directeur en oprichter van Activo. Ivo Willemsen: 'Het gebruik van data wordt steeds belangrijker. De afzender wil niet alleen weten of een deelnemer zich voor een congres aanmeldt, maar ook welke sessies hij bezoekt, waar zijn interesses liggen. Dat kan via digitale technieken, bijvoorbeeld via RFID. Hoe meer de organizer weet over het gedrag van genodigden, hoe beter hij kan inspelen op de wensen van de bezoekers. Het stelt de organizer ook in staat efficiënter te organiseren: hij kan bijvoorbeeld beter schuiven met zaalindelingen en de catering. Standhouders kunnen via data hun return of investment berekenen en eventmanagers kunnen meer accurate voorcalculaties maken voor toekomstige events. Bij track & trace systemen dien je wel altijd het belang van privacy mee te wegen. Wat weegt zwaarder: data, veiligheid of privacy? Track & trace systemen kun je het beste inzetten met permissie van de bezoekers.'

Digitale ontwikkelingen versus persoonlijke aandacht

RFID en andere track & trace systemen zijn kostbare technieken. Er is overigens keuze te over op deze markt: de ontwikkelingen volgen elkaar snel op. Ook het gebruik van pushberichten op smartphones neemt een hoge vlucht. Deze berichten zijn bedoeld om de genodigden te activeren en enthousiasmeren voor het event. 'Pushberichten dien je heel gericht in te zetten,' vertelt Ivo Willemsen. 'Op die manier verklein je het risico dat gasten worden overvoerd met spam en reclame. Mensen worden in het dagelijkse leven overspoeld met apps en kunnen app-moe worden, waardoor ze het installeren van een app uitstellen. Bied daarom altijd een alternatief. We mogen weliswaar in een digitale wereld leven; toch zijn er nog steeds mensen die informatie liever op papier krijgen. Daarom pleit ik voor de integratie van de event app, een event website en een papieren communicatie. Er zijn in Nederland ook mensen, die geen internet hebben op hun smartphone. Dan ben je tijdens het event aangewezen op een locatie die WiFi moet kunnen leveren voor een grote groep mensen tegelijkertijd. Als de WiFi er niet is of onvoldoende functioneert, dan komen pushberichten minder door en wordt de interactie dus minder. Kortom: alles draait om persoonlijke aandacht. Hoeveel digitale hulpmiddelen er ook beschikbaar komen; persoonlijke aandacht blijft onontbeerlijk en daar moet je veel energie in steken. Dat levert de beste resultaten op.'

Cool Event