Een kijkje achter de schermen van de pitstop van de grootste zeilrace ter wereld. Leden van de G14 (de ‘jongerenclub’ van het Genootschap voor Eventmanagers) en de Freelance Event Professionals kregen woensdag 17 juni een sneak preview van het Volvo Ocean Race Festival.
Het Zuiderstrandtheater in Scheveningen is deze week vanaf de kade onzichtbaar, alsof het in zee is verdwenen. In werkelijkheid is het nieuwe theater als een kloppend hart ingesloten in het tented village, dat in twee weken tijd is opgebouwd ter gelegenheid van het Volvo Ocean Race Festival. Een festival met muzikale optredens van Anouk, Typhoon, Golden Earring, Racoon, Miss Montreal, Nielson en Gers Pardoel. En met diverse wateractiviteiten, zoals catamaran zeilen, kiten, suppen, kanoën of een bezoekje aan een simulator of duiktank van de marine.
Ruim 140 professionals uit de eventbranche snuffelen hier rond, vlak voor de aftrap van het festival, proeven de sfeer en geven hun ogen de kost. De zalen en de foyers van het Zuiderstrandtheater zijn in gereedheid gebracht voor de ontvangstbijeenkomsten van de sponsors van de zeven zeilboten die na een tocht over de aardbol Den Haag aandoen. De sponsoruitingen zijn overal subtiel aangebracht. ‘Zelfs de tissue rollen in de toiletruimten zijn voor de gelegenheid afgeschroefd en vervangen door het eigen merk van de sponsor,’ vertelt Diederik van Eeden, de eventfreelancer die momenteel verantwoordelijk is voor de exploitatie van het Zuiderstrandtheater.
‘Anderhalf jaar is er toegewerkt naar dit festival’, vertelt Frans Sluyters, PR-manager van de Volvo Ocean Race. ‘En het budget is in de loop van die tijd vertwaalfvoudigd, via fondsenwerving en sponsorfinding.’ Het is dan ook een ongelooflijk ingewikkeld evenement, dat from scratch on ontwikkeld moest worden. Voor de korte pitstop in den Haag lagen geen draaiboeken klaar. ‘Bij de ontwikkeling van de productie hadden we te maken met veel partijen, zoals sponsors, partners en stakeholders met allemaal hun eigen wensen en verlangens,’ geeft Niel van Hoff van producent Tribe Company aan.
Veel ongewisse variabelen
Het takenpakket van Tribe Company is veelomvattend. Het bedrijf houdt zich onder meer bezig met de productie, hospitality, sponsorfinding, beveiliging en een mobiliteitsplan. Aan uitdagingen geen gebrek. ‘We hebben te maken met variabelen die op het laatste moment kunnen wijzigen,’ geeft Niel van Hoff aan. ‘Het tijdstip van de aankomst van de zeilboten bijvoorbeeld. Stel dat de zeilboten binnenkomen, terwijl het concert net is begonnen? Dan moeten we het concert stilleggen. Hoe krijg je het evenement daarna weer aan de gang?’ De hele dag houdt hij de weerberichten in de gaten en voert hij koortsachtig overleg met de rest van z’n team. De weergoden werken mee. De zeehelden hebben op het laatste stuk weinig wind in de zeilen en arriveren in de nacht van donderdag op vrijdag, net na afloop van de eerste concertavond.
Niel van Hoff: ‘Over de wind gesproken: dat is een andere variabel. Bij windkracht 10 kan natuurlijk niemand het podium op. Na enig zoeken en puzzelen hebben we één plek gevonden waar het podium veilig staat.’
Werken volgens het piramidemodel
Ruim 600 mensen hebben twee weken lang gewerkt aan de opbouw van het festivalterrein en het Race Village voor de sponsors en hun gasten. Drie dagen lang zullen er op dit kleine stukje kade ruim 30.000 mensen genieten van muzikale optredens en maritieme activiteiten. Niel van Hoff: ‘We hebben gewerkt volgens het piramidemodel: het is een aantal producties inéén. Voor elk onderdeel hebben we goede leveranciers gezocht, die hun taken vervolgens ook weer hebben opgeknipt in een aantal producties.’
Fiona Eiting van Boenk & Van der Linde Catering bevestigt dat: ‘Voor de catering hebben we dit evenement opgedeeld in 60 kleine evenementen.’ Net als andere leveranciers, zoals Van der Maarel en De Boer Structures verkreeg Boenk & Van der Linde Catering de opdracht via een tender. ‘Die hebben we mede gewonnen dankzij onze ervaring met grote meerdaagse evenementen en doordat we een lokale speler zijn,’ vertelt Fiona Eiting. ‘Dan heb je uit oogpunt van duurzaamheid een streepje voor.’
Uitgangspunt van het festival is dat het zoveel mogelijk vrij toegankelijk is voor het publiek. Dat betekent onder meer een aparte in- en uitgang en een autoluwe omgeving. Met parkeerterreinen aan de rand van stad en pendelbussen naar het festivalterrein. Een groepje ervaren vissers aan de kade ziet het glimlachend aan. Normaal gesproken is de kade hún domein en genieten ze bij een oude keet onder het genot van een biertje van hun vrije avond. Nu zien ze drie dagen lang voor hun deur een van energie knetterend festival. Ze vinden het niet erg: de organisatie heeft hen als compensatie drie dagen lang gratis bier aangeboden. Zo is met iedereen rekening gehouden…
Fotografie: Clickshots.nl
