Achter de schermen bij de NSS: Het spannende jongensboekverhaal van Pieter Schure
Het verhaal klinkt als een spannend jongensboek, als een surrealistische droom. Van de tientallen leveranciers uit de event industrie, die betrokken zijn geweest bij de succesvol verlopen Nuclear Security Summit, had Pieter Schure van Pino Evenementen & Congressen waarschijnlijk de meest onzichtbare, maar tegelijkertijd één van de meest vitale rollen. Pieter zat letterlijk en figuurlijk achter de knoppen van dit mega event. Hij bepaalde bijvoorbeeld of een internationale delegatie tien minuten eerder of later zijn opwachting in het World Forum mocht maken. Als een spin in het web trok Pieter achter de schermen aan de touwtjes, als één van de leden van het Command & Control NSS, het commandocentrum van het ministerie van Buitenlandse Zaken.
Om het geheel nog romantischer te maken: Pieter belandde op deze droomplek niet via een ellenlange aanbesteding of tender; hij rolde er gewoon in, via zijn netwerk. Van het een kwam het ander, en voordat hij het goed en wel besefte, zat hij – in serene rust – in het 'oog van de orkaan' te werken om de NSS in goede banen te leiden.
Het begon met een kopje koffie…
Het begon met een kopje koffie, begin 2012. “Ik werd uitgenodigd door een vriendin van mij die werkt bij Buitenlandse Zaken om eens langs te komen,” vertelt Pieter Schure. “Zij wilde graag informatie over welke locaties in aanmerking zouden kunnen komen voor de NSS top. Spoedig werd ik ingehuurd als adviseur, die betrokken werd bij de aanbesteding van de locaties, de catering, de techniek en de decoratie. Ik nam ook deel aan risico inventarisatie workshops en maakte een eerste opzet voor de commandostructuur, die bepaalt wie aan wie moet rapporteren tijdens de top.” Daar bleef het niet bij. Eind 2013 bleek dat het projectteam van Buitenlandse Zaken behoefte had aan uitbreiding van het planningsteam. Er waren extra handjes nodig in de uitvoering van de planning. “Ik werd gevraagd daarin zitting te nemen, omdat ik al op de hoogte was van veel processen en omdat ik praktijkervaring meebracht. Vanaf januari 2014 zat ik van de een op de andere dag fulltime in het projectteam, verantwoordelijk voor de planning en de draaiboeken.”
Uitdaging
Dat betekende aanschuiven bij meetings, draaiboeken opstellen en meedenken over de opbouw en uitvoering van de NSS. Pieter Schure: “Supergaaf om te doen! En natuurlijk ook een uitdaging, want een event van deze statuur was er in Nederland nog niet geweest. Om me voor te bereiden bestudeerde ik onder meer draaiboeken van festivals en koninklijke events. Andere uitdaging was dat het een groot, complex event was met veel partijen: we hadden niet alleen te maken met leveranciers, maar ook met politieke aspecten en met verschillende interne afdelingen van Buitenlandse Zaken. Daarnaast waren er exogene factoren, zoals de beveiliging. Je kunt plannen zoveel als je wilt, als de beveiliging plotseling een no-go afgeeft, dien je de planning aan te passen. Ook hadden we te maken met autonome partijen, zoals ambassades. Het vaststellen van de agenda voor bilaterale overleggen, was een bijzondere uitdaging. De ene afvaardiging wil een werkbezoek met een ander land en geeft een dag en tijdstip door. De andere partij wil alleen zaken doen als de koning zijn opwachting maakt, en zo heeft iedereen zijn wensen.” Ook de relatief korte opbouwtijd van het event, maakte het een interessante uitdaging. “We hadden tien dagen om alles op te bouwen in World Forum. Dat lijkt misschien veel, maar alles was natuurlijk omgeven door grote veiligheidsmaatregelen. Zodra er een bomcheck in een zaal was, kon er nog geen krukje meer in of uit de zaal, dus alles moest minutieus vooraf gepland worden.”
'Heb je een middagje vrij genomen?'
De laatste elf dagen voor de NSS verbleef Pieter in het Bel Air hotel. “Ineens stonden er hekken voor de locatie. We kregen een enorm teamgevoel. Vergelijkbaar met het gevoel dat de crew van een festival moet hebben. We waren afgesloten van de buitenwereld en zaten in het meest geïsoleerde deel van Nederland. Dat zorgde voor een speciale dynamiek, waarin we werkdagen maakten van half acht ‘s ochtends tot vaak ver na middernacht. Toen ik een avond een keer al om tien uur ‘s avonds naar mijn hotel ging, zei een collega als grap ‘Zo, heb je een middagje vrij genomen?’
Generale repetitie
Op de vrijdag voor de NSS was er een generale repetitie van de aankomst van de 58 regeringsleiders en staatshoofden. “Daarvoor had ik 60 gepensioneerde ambassadeurs kunnen uitnodigen via het netwerk van het ministerie. Voor hen was het een reünie en voor mij was het handig om echte, ervaren stand-ins te hebben. We lieten een deel van hen ook écht onder politie escorte arriveren. Een mooi leermoment, want je hebt de volgorde van aankomst niet exact in de hand, terwijl Rutte zich op de trap van het World Forum natuurlijk niet in een naam mag vergissen.”
Gave ervaring
“Tijdens de dagen van het event verzorgde ik vanuit het CC NSS (het Commando Centrum) samen met drie medewerkers van Buitenlandse Zaken het operationeel management. Erg leuk om te doen. Een surrealistische ervaring ook. Ik was zo intensief geconcentreerd bezig, dat pas achteraf het besef kwam hoe bijzonder het geweest is om zo dichtbij deze beroemde mensen te werken. Na afloop moest ik wel afkicken. Ik betrapte me een paar dagen later, toen ik met mijn zoontje over straat liep, dat ik onbewust rondkeek of er op de putdeksels wel een blauwe zegel van de bomcheck zat… Het was echt uniek om in het middelpunt van dit event gewerkt te hebben. Aan de andere kant was het in sommige opzichten ook een gewoon event. Zo werd de lunch een keer 20 minuten te vroeg aangekondigd. Dan souffleer je razendsnel de assistent van Mark Rutte dat de premier de boel even onopvallend vertraagt. Terugkijkend kan ik stellen dat dit event me veel heeft geleerd. Maar bovenal was het een gave ervaring, die ik nooit zal vergeten!”
