Het is hartje zomer en dus genieten we met z’n allen weer volop van alle soorten en maten festivals! Culinair, art, dance, parades… Festivals zijn een fantastische manier om een groep mensen bij elkaar te brengen. Maar, de lange dagen, grootschalige podia en (tien)duizenden bezoekers kunnen het plannen van zulke grootschalige evenementen tot een ingewikkeld proces maken. Hieronder een aantal do’s en don’ts van de hand van Julius Solaris (Eventmanagerblog.com) om je te helpen aan de slag te gaan en op het goede spoor te blijven bij het plannen van een festival.
[afbeelding niet meer beschikbaar]
4 Zomerfestival Do’s
1. Voldoende water
Zorg dat jouw bezoekers en medewerkers voldoende vocht tot zich nemen. Zomerfestivals zijn bij uitstek de plek om van het buitenleven te genieten maar dit kan met extreem warme temperaturen gepaard gaan. Watertappunten waar bezoekers hun eigen flessen kunnen vullen zijn een goede oplossing of wellicht heb je een watersponsor die zijn product gratis aan jouw bezoekers wil uitdelen. Een ander goed idee is om een hervulbare waterfles aan te bieden bij de ingang van het evenement. Dit stimuleert vochtinname en is een ideale plek voor een sponsor om zijn logo op af te drukken.
[afbeelding niet meer beschikbaar]
2. Let op een Goede Layout
Zomerfestivals zijn vaak populaire en drukbezochte evenementen! Daarom dien je ervoor te zorgen dat je jouw festival voldoende ruim opzet. Wees je bewust van de maximale capaciteit en houd je aan deze richtlijnen. Niets is erger dan naar een evenement te gaan met lange benauwde wachtrijen
3. Beveiliging en Veiligheidsmaatregelen
Veiligheid en beveiliging zijn essentieel voor het succes en een goed verloop van een festival. Houd de weersverwachting in de gaten en adviseer bezoekers om voorbereid te zijn op slecht weer. Bliksemdetectiesystemen en een evacuatieplan zijn absolute must haves. Beveiliging en EHBO zijn ook belangrijke voorwaarden voor het soepel verlopen van een een dergelijk evenement. Neem contact op met de plaatselijke instanties (medische en rechtshandhaving) om hen over het festival te informeren en vraag hen op het terrein aanwezig te zijn voor het geval er zich noodsituaties voordoen.
4. Toon Waardering
Zorgen dat een grote groep bezoekers zich welkom en gewaardeerd voelt, kan een uitdaging zijn bij zomerfestivals. Simpele dingen zoals een goede bewegwijzering op het evenement en vriendelijke, behulpzame vrijwilligers maken een wereld van verschil en zorgen dat bezoekers jaar na jaar terugkomen.
[afbeelding niet meer beschikbaar]
Vergeet ook niet om jouw medewerkers en vrijwilligers waardering te tonen! Een groot aantal van hen zal de hele dag in de hitte werken. Geef hen goede maaltijden, water en af en toe pauze in de schaduw.
5 Zomerfestival Don’ts
1. Bezoekers te veel schenken
Het leuke van een zomerfestival is natuurlijk van een koud drankje genieten met vrienden! De meeste festivalbezoekers verwachten dat er alcohol verkrijgbaar is… maar zorg ervoor dat bezoekers niet teveel drinken. Huur gekwalificeerde barkeepers in die goed kunnen inschatten wanneer iemand te veel heeft gedronken. Dit helpt om de veiligheid van bezoekers te waarborgen en laat zien dat je om de reputatie van het evenement geeft.
2. Bezuinigen op toiletten
Een toiletbezoek bij grote buitenevenementen kan op zijn zachtst gezegd behoorlijk onaangenaam zijn. Doe je best als evenementmanager om het benodigde aantal toiletten voor het evenement juist in te schatten. Zorg dat je voldoende units hebt en huur medewerkers in om de toiletten zo schoon mogelijk te houden.
[afbeelding niet meer beschikbaar]
3. Te weinig medewerkers
Ook op het aantal evenementmedewerkers dient niet bezuinigd te worden. Festivalbezoekers hebben aansturing nodig bij allerlei zaken tijdens het evenement; Parkeren, plattegronden en algemene festivalinformatie. Rekruteer betrouwbare vrijwilligers die jouw bezoekers kunnen aansturen en hen informatie over het evenement kunnen geven. Vrolijke en behulpzame vrijwilligers of medewerkers maken een blijvende indruk op de feestgangers.
4. Te snel groot willen groeien
Zorg ervoor dat jouw evenement niet te groot wordt en overdrijf het eerste jaar niet. Wellicht heb je een opsomming gemaakt van allerlei grootse ideeën voor het festival maar focus het eerste jaar slechts op 3 of 4 grote hiervan. Als je het de eerste twee jaar goed doet, heb je een positieve reputatie in de gemeenschap opgebouwd en hopelijk de ondersteuning om in de jaren daarop te groeien en uit te breiden.
5. Het milieu vervuilen
Het hosten van een groen evenement is met name belangrijk bij festivals vanwege de grote hoeveelheid afval die kan worden geproduceerd en het feit dat festivals normaliter buiten worden gehouden. Maak er een punt van om bezoekers te herinneren aan de intentie om een milieuvriendelijke festival te houden.
Het Bonnaroo Music en Art Festival in Manchester, TN is hier een goed voorbeeld van. Zij maken hun bezoekers in een vroeg stadium duidelijk dat het hun streven is om geen sporen achter te laten. Zij bieden eten aan op composteerbare borden, er lopen vrijwilligers rond die helpen bij het controleren van de recycling en het verzamelen van compostafval over de gehele locatie en nog veel meer!
[afbeelding niet meer beschikbaar]
Samenvattend
Julius Solaris: ‘Festivals zijn leuke evenementen om te organiseren én te bezoeken. De productie ervan kan dan wel veel werk zijn maar een geslaagd evenement is een beloning voor veel stakeholders. Door de bovenstaande tips te gebruiken om de veiligheid, de gemeenschap en de bezoekerstevredenheid centraal te stellen, zul je zeer binnenkort een geslaagd festival hosten!’