Tip 1. Maak duidelijke afspraken en leg ze vast
Mondelinge afspraken klinken misschien makkelijk, maar zorgen vaak voor gedoe. Leg daarom alles zwart op wit vast in een contract of overeenkomst. Denk aan prijzen, levertijden, annuleringsvoorwaarden, verantwoordelijkheden en afspraken over wat er gebeurt als er iets misgaat. Zo weten beide partijen waar ze aan toe zijn en heb je altijd iets om op terug te vallen.
Tip 2. Check vooraf de betrouwbaarheid van leveranciers
Voordat je met een nieuwe leverancier in zee gaat, is het slim om te onderzoeken hoe betrouwbaar deze is. Lees reviews, vraag naar referenties of informeer bij collega’s. Heeft de leverancier ervaring met vergelijkbare evenementen? En kan hij of zij flexibel omgaan met onverwachte situaties? Een goede voorbereiding voorkomt dat je later teleurgesteld wordt.
Tip 3. Blijf communiceren
Goede communicatie voorkomt problemen. Plan daarom vaste contactmomenten in de aanloop naar het evenement, bijvoorbeeld via e-mail of korte calls. Bespreek de voortgang, stem verwachtingen af en geef veranderingen direct door. Zo voorkom je last-minute onduidelijkheid.
Tip 4. Stel één aanspreekpunt aan
Wanneer er veel personen bij de organisatie betrokken zijn, kan het snel onoverzichtelijk worden. Wijs daarom per leverancier én vanuit jouw team één aanspreekpunt aan. Dat voorkomt dat er tegenstrijdige instructies gegeven worden en zorgt voor een soepelere samenwerking.
Tip 5. Wees realistisch over budget en planning
Veel problemen ontstaan simpelweg doordat verwachtingen niet aansluiten op het budget of de planning. Wees daarom vanaf het begin duidelijk over wat je kunt uitgeven en wanneer je iets geleverd wilt hebben. Leveranciers waarderen die openheid en kunnen je vaak adviseren over wat haalbaar is binnen jouw mogelijkheden.
Tip 6. Denk aan de juiste verzekeringen
Ondanks goede voorbereidingen, kan er altijd iets misgaan tijdens het evenement. Zo kan er schade ontstaan aan materiaal of kan een bezoeker over een losliggende kabel struikelen. Als jij hiervoor aansprakelijk wordt gesteld, kan dat flink wat geld kosten. Het is daarom goed om van tevoren de juiste verzekeringen af te sluiten, zoals een evenementenverzekering, zakelijke aansprakelijkheidsverzekering en zakelijke rechtsbijstandverzekering.
Wat als er toch onenigheid ontstaat?
Heb je een meningsverschil met een leverancier, probeer dit dan eerst in goed overleg op te lossen. Vaak helpt het om opnieuw naar de afspraken te kijken en samen te zoeken naar een compromis. Kom je er echt niet uit, dan kun je een onafhankelijke mediator inschakelen. In uiterste gevallen biedt een juridisch adviseur of de rechter uitkomst. Heb je een zakelijke rechtsbijstandverzekering? Hiermee kun je juridische hulp krijgen, zonder dat je zelf diep in de buidel hoeft te tasten.
Een soepele samenwerking
Een geslaagd evenement staat of valt met de samenwerking tussen jou en je leveranciers. Door vooraf duidelijke afspraken te maken en realistische verwachtingen te scheppen, weten jullie beiden waar je aan toe bent en verklein je de kans op misverstanden.
