Back Back Nieuws

5 tips voor effectief vergaderen op een snikhete zomerdag

13 augustus 2015
Na een aantal bewolkte dagen is het weer volop zomer. Helaas komt een snikhete zomerdag de concentratie en productiviteit op kantoor vaak niet ten goede. Toch creëert het oplopende kwik ook kansen. Voor succesvolle vergaderingen en workshops bijvoorbeeld. Hoe? Spacebase geeft 5 tips om het hoofd koel te houden en in zomerse meetings geconcentreerd, gefocust en productief te blijven:

1: Verkoeling voor lichaam én geest
Wanneer de temperatuur in de meeting ruimte tot grote hoogte stijgt, is het vinden van energie en motivatie vaak een uitdaging. Veel drinken helpt zowel het lijf als het hoofd koel te houden. ‘Naast een breed ‘standaard’ assortiment gekoelde drankjes kunnen extra sapjes, een smoothiebar, ijs of vers fruit tijdens een meeting of workshop echt een verademing én motivatiefactor zijn’, aldus Julian Jost medeoprichter van Spacebase.

2: Creativiteit gaat door de maag
Een dagvullende workshop buiten de deur? Dan kan een BBQ een goede aanvulling zijn op het programma. ‘In een ongedwongen sfeer wordt zowel de onderlinge communicatie als de creativiteit gestimuleerd. Maar: ook hier staat de productiviteit op #1. Voorkom een zonnesteek door stoelen en workshop benodigdheden in de schaduw te plaatsen. Een ingehuurde BBQ-chef of cateraar geeft de bijeenkomst een professionele uitstraling.’

3: Room voor thought
Is het niet mogelijk om uit te wijken naar een buitenlocatie, dan is een koele, inspirerende workshopruimte op hete zomerdagen een must. ‘Door een meeting of workshop te verplaatsen naar een externe ruimte - weg van de bekende, ‘saaie’ vergaderruimtes op kantoor - ontstaat er ruimte voor creativiteit. Nieuwe invloeden en prikkels zorgen voor concentratie, doorzettingsvermogen en discipline: succesfactoren voor elke creatieve meeting of workshop.’

4: Houd het kort, maak het krachtig
Meetings op een hete zomerdag vragen om snelheid en korte sessies. ‘Denk out-of-the-box en organiseer een staande workshop, of vergader eens wandelend. Ook een strakke planning zorgt voor maximaal resultaat. Speed dating en elevator pitches zijn goede voorbeelden van ‘minder vaak, meer efficiënt’. De juiste omgeving en hulpmiddelen zoals Prezi presentaties, flip-overs, Metaplan muren en kleurrijke lijsten zorgen voor een prettige leer- en werkomgeving. Ondanks de hitte.’

5: De meeting cirkel is rond
Wandelend vergaderen bij een lange meeting? Geen goed idee. ‘Houd het simpel en maak gebruik van de bestaande mogelijkheden. Door de stoelen achter de tafels weg te halen en op te stellen in een kring, voelt de meeting direct anders aan. Bovendien heeft iedereen zo meer ruimte, kijken deelnemers elkaar aan en wordt het niet zo snel bloedheet. Een andere optie is de stoelencirkel te verplaatsen naar een grotere ruimte. Plaats extra ventilatoren zodat iedereen geconcentreerd en bij de les blijft.’

Goed artikel?

Schrijf je in net als 37.403 andere professionals en ontvang wekelijks de beste artikelen!

Meer lezen in deze rubriek

Events nieuwsbrief

Goed artikel?

Schrijf je in net als 37.403 andere professionals en ontvang wekelijks de beste artikelen!