Eventdagen zijn vaak erg lang, ze beginnen vroeg en eindigen erg laat. Het vraagt nogal veel van een mens. Je moet alert zijn en je voorbereiden op verschillende worst-case-scenario’s (om jezelf te beschermen). Hoe kun je je het beste voorbereiden op zulke dagen? Fleur Paijens van Aventiq heeft 12 tips op een rijtje gezet. Hopelijk helpen ze jou tijdens het doorkomen van deze leuke, maar zware dagen.
[afbeelding niet meer beschikbaar]
#1 Een hotel dichtbij
Probeer de avond van te voren, en de avond na afloop van het event zo dicht mogelijk bij de locatie te overnachten. Eventdagen beginnen normaliter al erg vroeg, om nóg vroeger op te staan is zonde van de energie, die je die dagen beter anders kunt besteden. Bovendien kun je zo nog even met het team tijdens het ontbijt bij elkaar komen. En op een ‘relaxte’ manier de dag door spreken. Ook kun je genieten van een powernap op je kamer, mocht er een vrij uurtje tussen zitten. En hoef je dus niet te wachten op andere collega’s om samen naar ‘huis’ te rijden. Waar dit dan ook is.
#2 Voorbereiding
Het klinkt misschien een beetje kinderachtig, maar ga pas slapen als je alles voor de eventdag hebt klaarliggen: poets je schoenen, strijk je kleren, en print je badge uit. Oja, nog belangrijker: Zet niet één wekker, maar drie. Verslapen op een event is het allerergste wat je kan meemaken!
#3 Locatie keuze
Kies een locatie niet alleen omdat het hip, goedkoop en goed bereikbaar is, maar denk bijvoorbeeld ook aan minder voor de hand liggende zaken. Bijvoorbeeld: kunnen sprekers hun presentaties ergens centraal uploaden, waar deze vervolgens via een netwerk digitaal gestuurd wordt naar de zaal waar de presentatie plaatsvindt, i.p.v. te prutsen met een usb stickje? Ook wil je graag een adhoc manager van de locatie die je ten alle tijden kan bereiken en meteen voor je klaarstaat.
#4 Psychisch & mentaal fit
Ja ook deze is erg logisch, maar behoorlijk essentieel. Als je weet dat je volgende week ‘heftige’ dagen voor de boeg hebt, probeer je dan al in je hoofd voor te bereiden. Spreek die week niet meer elke avond af en ga lekker vroeg naar bed en neem de nodige tijd voor jezelf. Deze heb je de komende weken namelijk niet meer. Echt waar, met de nodige zen-voorbereiding kun jij de wereld aan!
[afbeelding niet meer beschikbaar]
#5 Comfortabel verantwoorde mode
Uiteraard moet je er als eventprofessional tijdens eventdagen helemaal tip & top uitzien. Je bent immers het aanspreekpunt, en soms ook nog het visitekaartje van de organisatie. Maar tegelijkertijd ben jij ook degene die tijdens deze dagen enorme meters aflegt van ruimte naar spreker naar catering naar techniek…naar? Overal en nergens. Een paar comfortabele schoenen zijn zeker geen overbodige luxe. Kies dus modieuze, maar comfortabele kleding en schoeisel. Heb je geen mooie comfortabele schoenen? Neem sneakers mee in je tas. Als je echt niet meer kan, en als niemand het ziet, ruil jij stiekem je mocassins voor deze sportieve vrienden.
#6 Radio contact…of stilte?
Radio contact is een MUST tijdens events. Dit bespaart je namelijk wat wandelingetjes naar collega’s en zorgt voor de optimale communicatie in de regiekamer.
#7 Maak optimaal gebruik van event techniek
Poeh…techniek…een moeilijk woord voor vele van ons, maar in plaats van hier tegenstribbelend tegenover te staan, zou je eens moeten kijken naar de voordelen van het inzetten van event techniek tijdens een bijeenkomst. Zo zou je bijvoorbeeld interactie met het publiek kunnen genereren door het inzetten van een stemsysteem. Zo weet je niet alleen wat je sprekers allemaal vinden, maar ook hoe je publiek hierover denkt.
#8 Neem pauze
Neem die pauze dan ook, want zoveel vrije momenten zijn er niet tijdens eventdagen. Belangrijk is om een ruimte te reserveren voor jou en je team waar niemand anders toegang tot heeft. Een ruimte waar je de deur achter je dicht kan trekken en waar het even helemaal stil is. Zo’n ruimte. Wel zo sociaal om even je collega’s op de hoogte te stellen als je gaat pauzeren, dan weten ze waar je uithangt.
#9 Eet & drink genoeg
Met de adrenaline en tijdsdruk die een event met zich meebrengt vergeet je soms te eten en drinken. Kom je er niet aan toe op een gewenst moment, zorg dan wel dat je iets bewaard voor een moment dat je wel kan eten. Drink ook vooral veel water, en geen koffie want daar droog je eerder van uit.
#10 Essentiële handbagage
Als eventmanager ben je tijdens een event overal en nergens en moet je van alles ter plekke regelen. Belangrijk is het dus om essentiële informatie op zak te hebben, waar je ook uithangt. Misschien kan een lichtgewicht tablet uitkomst bieden? Zorg ook dat alle belangrijke telefoonnummers die eventueel tijdens een event nodig zijn, van te voren zijn opgeslagen in je telefoon. En vergeet vooral niet je headphone te dragen, zodat je in contact blijft met je collega’s.
#11 Oproepkrachten?
Ook al heb je alles fantastisch georganiseerd, je zult vaak zien dat er tijdens events onverwachte dingen kunnen gebeuren. Zo is het bijvoorbeeld geen overbodige luxe om flexibel personeel in te roosteren waar je beroep op kan doen wanneer er nood aan de man is en er handjes tekort komen.
[afbeelding niet meer beschikbaar]
#12 Trakteer jezelf na afloop van het event
Tijdens drukke eventdagen zullen er soms best momenten tussen zitten dat je er letterlijk klaar mee bent. Dat snappen we helemaal, maar hier moet je natuurlijk niet aan toe gaan geven. Bedenk in plaats daarvan leuke dingen die je kan gaan doen als alles achter de rug is. Dat kan heel simpel zijn: Lekker thuis een warm bad nemen. Of je pakt het meteen groots aan en gaat voor een vakantie. Als je maar iets hebt om op te verheugen, dan komt de energie vanzelf!