Junior congresmanager

Prelum is een uitgeverij voor medische vakinformatie en bij- en nascholing, die zich met haar uitgaven en trainingen richt op professionals in de gezondheidszorg in Nederland, België en Duitsland. Binnen ons productportfolio beheren we zo’n 30 portals met leeroplossingen zoals e-learning, videolearning, webinars en interactieve content. Daarnaast organiseren we veel online én onsite trainingen en congressen voor groepen variërend van 25 personen tot 300 personen. 

Wil jij, in samenwerking met een professioneel team cursussen, congressen en webinars organiseren? Voel je je thuis in een compacte, slagvaardige en sociale organisatie met korte lijnen? Lees dan snel verder! Wegens uitbreiding van de werkzaamheden op de afdeling zijn wij namelijk per direct op zoek naar een Junior congresmanager

Als Junior congresmanager maak je deel uit van het eventsteam, dat nu uit drie medewerkers bestaat. Je bent verantwoordelijk voor de administratieve werkzaamheden rondom de events. Je beheert de algemene mailbox, beantwoordt financiële en organisatorische vragen van deelnemers en registreert de aanmeldingen. Op jaarbasis organiseren we zo’n 150 events voor allerlei medici van psychiaters tot verpleegkundigen en fysiotherapeuten. De events variëren in grootte en opzet, denk aan een kleinschalig webinar, maar ook aan hybride congressen voor ruim 300 deelnemers. Bij de kleine events ben je het eerste aanspreekpunt voor deelnemers via mail/telefoon. Tijdens de congressen ga je mee naar de locatie en ondersteun je de congresmanagers waar nodig door proactief praktische zaken op te pakken, zoals bij de ontvangst van deelnemers en het hosten van een online workshop.

Je houdt veel ballen in de lucht, soms zijn er namelijk meerdere events in een paar dagen tijd. Het is belangrijk om dan goed overzicht te bewaren én de details niet te vergeten. Uiteraard sta je er niet alleen voor. Als team gaan we voor kwalitatief goede events, maar zorgen we ook voor gezelligheid en een goede sfeer.

Aanvullende verantwoordelijkheden

• Presentaties van sprekers maak jij interactief door quizvragen toe te voegen én je zorgt voor de juiste look and feel van de presentatie;
• Je bent het centrale aanspreekpunt voor deelnemers;
• Je zorgt ervoor dat de juiste congresmaterialen altijd beschikbaar zijn, door bijvoorbeeld promotiemateriaal op tijd te bestellen en zorgt ervoor dat eventmaterialen altijd op voorraad zijn;
• Je host zelfstandig webinars en cursusdagen online of op locatie;
• Je houdt de websites up-to-date, denk aan het bijwerken van de programma’s en workshopinformatie;
• Jij zorgt er mede voor dat de congreslocaties tot in de puntjes in verzorgd zijn, zodat de deelnemers een fantastische dag beleven. 

• Je bent nauwkeurig en werkt graag georganiseerd;
• Je bent sociaal vaardig en laat je niet snel van de wijs brengen;
• Je kunt snel schakelen en goed prioriteiten stellen;
• Je steekt graag de handen uit de mouwen en gaat servicegericht te werk;
• Je hebt minimaal een MBO werk en denk niveau;
• Je bent flexibel, indien nodig ben je in de avond beschikbaar;
• Je kunt goed overweg met Zoom, Teams, MS Office en je vindt gemakkelijk je weg in andere programma’s zoals SendSteps en SurveyMonkey;
• Je houdt van bonbons (er blijft regelmatig een doosje over na een congres

• Je hebt de mogelijkheid om thuis te werken. Omdat je in deze functie ook intern veel afstemt met collega’s, vinden we het fijn als je ongeveer drie dagen per week op kantoor werkt;
• Werken in een hecht team, dat altijd voor elkaar klaar staat;
• Veel ruimte voor eigen inbreng en het opdoen/delen van kennis;
• Gezellige (online) bedrijfsborrels en andere activiteiten;
• Eigen laptop en telefoon;
• Een vrij te besteden boekenbudget;
• Een marktconform salaris met bijbehorende arbeidsvoorwaarden op basis van de CAO voor het Uitgeverijbedrijf (CAO-UB);
• Een prettige werkplek in Utrecht Lunetten, dichtbij het natuurgebied Amelisweerd en nabij het centrum van Utrecht en alle belangrijke uitvalswegen.

Procedure

• Stuur ons voor 19 september a.s. jouw CV met een korte motivatie per mail ter attentie van Diana Verheijke: vacature@prelum.nl. Wij bekijken je sollicitatie uitvoerig en laten je binnen 2 weken weten of je bent uitgenodigd voor een kop koffie (of thee);
• Kennismaking: Dit eerste gesprek zien we als een kennismaking. We leren elkaar beter kennen en ontdekken of we goed bij elkaar passen;
• Vervolggesprek: Smaakt het naar meer vanuit beide kanten dan nodigen we je nogmaals uit voor een gesprek met twee andere collega’s;
• Contract: Zien we jou bij ons werken en jezelf ook bij ons, dan volgt er een contractvoorstel (12 maanden met mogelijkheid tot verlenging).