Junior congresmanager

Prelum Medische media en nascholing is een medische uitgeverij die crossmediale kennis- en bij- en nascholingsproducten ontwikkelt voor een breed spectrum van zorgprofessionals en studenten. Dit doen wij in nauwe samenwerking met experts uit het veld. Onze drive om zorgprofessionals te ondersteunen uit zich in de hoge kwaliteit van onze producten. De laatste jaren is er hard gewerkt aan het verder digitaliseren van onze producten en ons bedrijf en we blijven hierin groeien.

Wil jij, in samenwerking met een professioneel team cursussen, congressen en webinars organiseren? Voel je je thuis in een compacte, slagvaardige en sociale organisatie met korte lijnen? Lees dan snel verder! Wegens uitbreiding van de werkzaamheden o zijn wij namelijk per direct op zoek naar een

Junior congresmanager

(voor 32-36 uur per week)

De functie

Als medewerker events & congressen maak je deel uit van het eventsteam, dat nu uit drie medewerkers bestaat. Je bent verantwoordelijk voor de administratieve werkzaamheden rondom de events én organiseert zelfstandig webinars en cursusdagen. Je beheert samen met een collega de algemene mailbox en beantwoordt de telefoon voor deelnemersvragen. Daarnaast heb je contact met sprekers, locaties en uitgevers voor de organisatie van je eigen webinars en cursussen.

Op jaarbasis organiseren we zo’n 150 events voor allerlei medici van psychiaters tot verpleegkundigen en fysiotherapeuten. De events variëren in grootte en opzet, denk aan een kleinschalig webinar, maar ook aan hybride congressen voor ruim 300 deelnemers. Tijdens de congressen ga je mee naar de locatie en ondersteun je de congresmanagers waar nodig door proactief praktische zaken op te pakken, zoals bij de ontvangst van deelnemers en het hosten van een online workshop.

Je houdt veel ballen in de lucht, soms zijn er namelijk meerdere events in een paar dagen tijd. Het is belangrijk om dan goed overzicht te bewaren én de details niet te vergeten. Uiteraard sta je er niet alleen voor. Als team gaan we voor kwalitatief goede events, maar zorgen we ook voor gezelligheid en een goede sfeer.

Aanvullende verantwoordelijkheden

• Je bent het centrale aanspreekpunt voor deelnemers;
• Je organiseert én host zelfstandig webinars en cursusdagen (tot 50 personen) van A tot Z;
• Je houdt de websites up-to-date en zet je eigen events online;
• Jij zorgt er mede voor dat de congreslocaties tot in de puntjes in verzorgd zijn, zodat de deelnemers een fantastische dag beleven.  

• Je bent nauwkeurig en werkt graag georganiseerd;
• Je bent sociaal vaardig en laat je niet snel van de wijs brengen;
• Je kunt snel schakelen en goed prioriteiten stellen;
• Je steekt graag de handen uit de mouwen en gaat servicegericht te werk;
• Je hebt minimaal een MBO+ achtergrond met 2 á 3 jaar werkervaring in de evenementenbranche;
• Je bent flexibel, indien nodig ben je in de avond beschikbaar en is overnachting op locatie voorafgaand aan een event noodzakelijk;
• Je kunt goed overweg met Zoom, Teams, MS Office en je vindt gemakkelijk je weg in andere programma’s zoals Survey Monkey en Mailchimp;
• Je houdt van bonbons (er blijft regelmatig een doosje over na een congres).

• Je hebt de mogelijkheid om deels thuis te werken. Omdat je in deze functie ook intern veel afstemt met collega’s, vinden we het fijn als je twee tot drie dagen per week op kantoor werkt;
• Werken in een hecht team van 4 personen, dat altijd voor elkaar klaar staat;
• Veel ruimte voor eigen inbreng , het opdoen/delen van kennis en mogelijkheden om je verder te ontwikkelen;
• Gezellige twee wekelijkse bedrijfsborrels en andere activiteiten;
• Eigen laptop en telefoon;
• Een vrij te besteden boekenbudget;
• Een marktconform salaris met bijbehorende arbeidsvoorwaarden op basis van de CAO voor het Uitgeverijbedrijf (CAO-UB), waarbij de functie gealloceerd is in schaal 6;
• Een prettige werkplek in ons kantoor in Utrecht Lunetten, dicht bij het natuurgebied Amelisweerd en nabij het centrum van Utrecht en alle belangrijke uitvalswegen.

Procedure

• Sollicitatie: Je stuurt ons voor 15 januari a.s. jouw CV met een korte motivatie per mail ter attentie van Diana Verheijke: vacature@prelum.nl. Wij bekijken je sollicitatie uitvoerig en laten je binnen 2 weken weten of je bent uitgenodigd voor een kop koffie (of thee);
• Kennismaking: Dit eerste gesprek zien we als een kennismaking. We leren elkaar beter kennen en ontdekken of we goed bij elkaar passen;
• Vervolggesprek: Smaakt het naar meer vanuit beide kanten dan nodigen we je nogmaals uit voor een gesprek met twee andere collega’s;
• Contract: Zien we jou bij ons werken en jezelf ook bij ons, dan volgt er een contractvoorstel (12 maanden met mogelijkheid tot verlenging).

 Heb je vragen? Neem dan contact op met Susan van der Pasch via pasch@prelum.nl of bel naar 030 63 55 060.

 Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Wij zoeken een collega, geen freelancer of iemand via een intermediair.