Trend in online events: het meerdaagse programma

Hoewel online events voor de hele branche nog steeds relatief nieuw zijn, tekent zich ook een eerste trend af: steeds vaker kiezen organisatoren ervoor de voor hun event benodigde technische infrastructuur meerdere dagen in te zetten. Waar moet je op letten als je een meerdaags programma aanbiedt?

Van twee dagen tot een maand

Michiel Droog van Invitado, dat met Transmisión Livestreams sinds de zomer talloze meerdaagse events mede mogelijk maakte, ziet verschillende motieven om voor een meerdaags event te kiezen: 'ROC Nijmegen koos voor twee vrijwel identieke online Open Dagen om de deelnemers een datumkeuze te kunnen bieden, terwijl Scalda een tiendaags festival organiseerde waarin elke dag weer andere opleidingsrichtingen centraal stonden’, vertelt hij. 'De KVK Live Adviesdagen duurden vier dagen, met elke dag een duidelijk afgebakend thema, terwijl de Rijksoverheid met INNOvember binnen zes thema's een maandlang meer dan 100 inspirerende sessies over innovatie aanbood.'

Tips & tricks

Samen met eventbureaus als D&B Eventmarketing, Meet Me en EventeX gaf Invitado vorm aan deze meerdaagse events, waarbij de mogelijkheden van het eigen platform in hoge mate bijdroegen aan het succes ervan. Michiel Droog zet een aantal tips op een rijtje:

1. Werk per deelnemer met één deelnamelink, en regel achter de schermen dat hij alleen sessies en dagen bij kan wonen die voor hem toegankelijk zijn of waarvoor hij zich heeft aangemeld.
2. Zorg voor herkenbaarheid met een lobby in je huisstijl. Onze Plaza was tijdens alle meerdaagse events de landingspagina waar heel veel informatie te vinden was, ook op de momenten dat er even geen livestream werd aangeboden. Pas de content indien nodig aan aan het thema van de dag.
3. Biedt zeker bij een uitgebreid programma Matchmaking aan, zodat deelnemers makkelijk de sessies kunnen kiezen die bij hun interesses aansluiten. Tegelijk zorg je op basis van die interesses ook voor verbinding tussen deelnemers onderling.
4. Voorkom eenrichtingsverkeer en zorg voor interactie, zowel rond als tijdens de streams. Laat deelnemers met elkaar videochatten, zorg dat er medewerkers klaarzitten voor live interactie en zet polls en quizzes in.
5. Zorg er samen met je AV-producent voor dat sessies via de Plaza achteraf terug te kijken zijn. Omdat niet iedereen alle dagen van je event aanwezig kan zijn, is er behoefte aan een soort Uitzending gemist.

Onvergetelijk

'En ten slotte: onderschat het niet!' benadrukt Droog. 'Maak gebruik van de expertise van een eventbureau en verzeker jezelf tijdens het event van voldoende medewerkers die kunnen modereren en vragen kunnen beantwoorden. Het voldane gevoel om met al deze medewerkers na een aantal intensieve dagen terug te kunnen kijken op een geslaagde meerdaagse productie, is onvergetelijk!'