Voorbereidingsfase

Na het akkoord op alle plannen, kunnen de voorbereidingen op de daadwerkelijke uitvoering van het evenement van start gaan. De uitnodigingen en/of aankondigingen kunnen worden gemaakt en alle afspraken met betrokken partijen moeten nu tot in de details worden gemaakt. Denk hierbij aan afspraken met de locatieverschaffer, cateraar, techniek, decorateur, entertainment en sprekers.

Communicatie met de doelgroep

Hoe compleet en uitgebreid het ‘communicatiepakket’ moet zijn, hangt onder meer samen met het type evenement, het type boodschap dat je wilt communiceren, de doelgroep, de binding met de doelgroep en het budget dat je eraan kunt besteden.

Bedenk hoe je de doelgroep wilt bereiken op diverse momenten voorafgaand aan, tijdens en na afloop van het evenement en welk middel je daartoe op welk moment wilt aanwenden.

Communicatie voorafgaand aan het event
Ten aanzien van het voortraject geldt voor steeds meer soorten evenementen dat de communicatie met de doelgroep essentieel is voor een goede opkomst. Of deze communicatie het beste middels drukwerk of digitaal (website, nieuwsbrief, e-mail) plaats kan vinden, hangt vooral samen met de doelgroep en het type evenement.
Bij het ene evenement kan een hele communicatielijn nodig zijn, terwijl bij een andere bijeenkomst een eenvoudige uitnodiging soms kan volstaan.

Hierna tref je een checklist aan die behulpzaam kan zijn bij het bepalen wat er voorafgaand aan je evenement aan communicatie nodig kan zijn om de genodigden te overtuigen, maar ook om iets toe te voegen aan de beleving. Want door een aantrekkelijk uitnodigingstraject kan het evenement als het ware al ruim voor het daadwerkelijk plaatsvindt gaan ‘leven’. Hierdoor wordt meer rendement uit het evenement gehaald.

Een checklist voor communicatie met betrekking tot het uitnodigingstraject:

• vooraankondiging
• uitnodiging met (online) antwoordmogelijkheid
• bevestiging met routebeschrijving
• remind-uitnodiging
• remind-bevestiging
• leaflets, aankondigingposters en flyers
• toegangskaarten
• enveloppen
• een speciale internetsite of intranetpagina
• speciaal logo/titel

Een speciaal ontwikkeld jubileumlogo, feestlogo of congreslogo versterkt de uitstraling van het evenement. Een overkoepelende titel kan daarbij de rode draad duidelijk aangeven.
Het logo kan op alle communicatie over het evenement worden gebruikt. Het logo kan bijvoorbeeld terugkomen op al het drukwerk, de podiumaankleding, het spreekgestoelte, de giveaway, vlaggen, badges, menukaarten, tafelkaartjes, affiches en consumptiebonnen. Een sterke toevoeging, als het budget het toelaat!

De vooraankondiging
Door toenemende drukte van eenieder verdient het de voorkeur om één of zelfs meerdere vooraankondigingen te versturen. De genodigden worden op deze manier al in een vroeg stadium in de gelegenheid gesteld het evenement in hun agenda te noteren.

Bovendien creëer je door opbouw van informatie bij de genodigde nieuwsgierigheid naar het evenement. Het evenement gaat als het ware leven onder de genodigden.

Vermeld in de vooraankondiging(en) de datum, weekdag, dagdeel (of dagdelen) en de locatie waar het evenement plaatsvindt. Eventueel kun je aangeven ter gelegenheid waarvan het evenement plaatsvindt en, als er al voldoende zekerheid is over het programma, kort iets over de inhoud.

De uitnodiging
De uitnodiging is als het ware de (digitale) verkoopbrochure van je evenement. Een genodigde kan zich geroepen voelen om zich aan te melden door inhoudelijke aspecten (Wat ga ik er leren? Wat biedt het programma inhoudelijk? Wie kan ik er ontmoeten, met wie kan ik mogelijk netwerken?), maar ook door de mate waarin het programma, de locatie of artiest vooral leuk zal zijn. Bij een congres of conferentie zullen met name de inhoudelijke argumenten van belang zijn bij de beslissing om wel of niet deel te nemen; bij meer informele, feestelijke bijeenkomsten zal de funfactor doorslaggevend zijn. In veel gevallen gaat het om een combinatie van deze twee factoren.
De combinatie van inhoudelijke en funfactorargumenten dient dan ook te worden vertaald naar de uitnodiging. Dit gebeurt door de vormgeving (modern of klassiek), papierkeuze in geval van een fysieke uitnodiging (mat, glanzend, dun, dik), kleurstelling, schrijfstijl en lettertype. De uitnodiging moet op zo’n manier zijn uitgevoerd dat het de doelgroep aanspreekt en de sfeer en aard van het evenement goed weergeeft.

Wat moet er in de uitnodiging staan?
Wanneer
Dag, datum en tijden, in elk geval de begin- en eindtijd.

Waar
Locatie met adresgegevens. Een uitzondering hierop kan een personeelsfeest zijn waarvan de locatie nog een verrassing is. Denk er wel aan dat mensen met bijvoorbeeld oppas thuis, wel graag willen weten hoe ver ze van huis zijn en hoe laat ze ongeveer thuis kunnen zijn.

Wat
Beknopte uitleg van het programma. Informeer de genodigde in ieder geval op hoofdlijnen, zoals vermelding van belangrijke sprekers of artiesten. Afhankelijk van de tijden waarop een en ander zich afspeelt, is het tevens wenselijk om duidelijk te zijn of het programma voorziet in lunch of diner.

Waarom
De reden van het evenement: ter gelegenheid waarvan vindt het plaats?
R.s.v.p. (répondez s’il vous plaît): vóór een bepaalde datum, meestal circa twee tot drie weken van tevoren, wordt men geacht te reageren om aan te geven of men wel of niet zal deelnemen.

Contactgegevens
Telefoonnummer, e-mailadres en contactpersoon waar men eventueel terecht kan met vragen.

Afhankelijk van het evenement kan het noodzakelijk zijn of de duidelijkheid ten goede komen om de uitnodiging uit te breiden met de volgende informatie:

Wie
Bij een personeelsfestiviteit is dit meestal al duidelijk als de vraag ‘ter gelegenheid waarvan’ is beantwoord. In het geval van een feestavond voor relaties kan het raadzaam zijn om te laten weten dat de genodigde als een van de goede relaties voor deze gelegenheid is uitgenodigd..

Met of zonder partner (met of zonder kinderen)
Indien partners of kinderen ook uitgenodigd zijn, vermeld dan ook of er een speciaal partner- of kinderprogramma wordt samengesteld.

Deelnamekosten, eigen bijdrage, betalingswijze en -voorwaarden
Het kan voorkomen, bijvoorbeeld bij een congres of seminar, dat een eigen bijdrage of inschrijvingskosten verschuldigd zijn. Vermeld in deze gevallen altijd al bij de uitnodiging of aankondiging de kosten en vermeld erbij welke voorzieningen hier wel of niet bij zijn inbegrepen.

Dresscode
Al bij het opstellen van de uitnodiging beslis je of je de gasten wilt verzoeken bepaalde kleding te dragen. In veel gevallen spreekt dit voor zich of heeft het de voorkeur de gasten hierin vrij te laten. In andere situaties werkt een dresscode verhelderend. Wanneer je denkt dat er door de aard van de bijeenkomst of de samenstelling van het programma vragen over zouden kunnen ontstaan, doe je er goed aan duidelijkheid te verschaffen.
Een trend op het gebied van kledingadviezen is om te vragen of gasten in een bepaalde kleurstelling gekleed willen gaan of dat zij accenten in een bepaalde kleur aan hun kleding zouden willen toevoegen.

Antwoordmogelijkheid
Bied altijd een antwoordmogelijkheid aan. Antwoorden gebeurt tegenwoordig bijna altijd digitaal, door middel van e-mail of via een registratieformulier dat je aantreft op een speciaal voor het evenement geopende website of waarop je via een toegezonden link terecht komt.

De responsmogelijkheid moet minimaal het volgende bevatten:

• aanmelding of afmelding
• bedrijfsnaam
• geslacht
• (roep)naam, achternaam
• adresgegevens
• telefoonnummer

Eventueel (indien van toepassing), kun je daarnaast verzoeken om de volgende gegevens op de antwoordkaart in te vullen:

• reden van afmelding
• functie en titel
• e-mailadres
• het aantal personen dat deelneemt
• het aantal kinderen (en hun leeftijd)
• de keuze of voorkeur voor bepaalde workshops of deelsessies binnen het programma
• vervoerswijze (auto, gezamenlijke bus, openbaar vervoer)
• wel/geen gebruik van maaltijd
• wel/geen gebruik van overnachting
• betaalwijze
• speciale (dieet)wensen
• moeilijk ter been (bij grote loopafstanden)
• overige bijzonderheden

Bevestigen van aanmeldingen
Bevestig aanmeldingen altijd schriftelijk. Dit committeert mensen om ook daadwerkelijk naar het evenement te komen, omdat een signaal wordt afgegeven dat er op de genodigde gerekend wordt.

Internet en intranet
Een andere manier om meerdere contactmomenten met de genodigden te creëren in het voortraject en het evenement al vroegtijdig te laten leven is via internet of intranet. Steeds vaker wordt een speciale website ingezet met de titel van het evenement als URL of wordt een aparte pagina aan de reeds bestaande website van het bedrijf of het bestaande intranet gekoppeld.

E-mail en sms
E-mail- en sms-berichten kunnen, afhankelijk van de bedrijfscultuur, bij zowel de vooraankondiging als de bevestiging van deelname een ondersteunende rol spelen.
E-mail en sms zijn de afgelopen jaren volledig ‘ingeburgerd’ als communicatiemiddel. Bij evenementen wordt het, ook vanuit de mvo-gedachte, dan ook steeds gebruikelijker om e-mail in te zetten om de ‘hoofduitnodiging’ over te brengen.

Sms wordt vooral ingezet bij jonge doelgroepen, bijvoorbeeld als reminder, maar ook bij zakelijke doelgroepen zou een sms een nuttige toevoeging kunnen zijn, bijvoorbeeld om een bericht rond te sturen over onverwachte drukte of over wegomleidingen de avond voorafgaand aan of de ochtend volgend op het evenement.

Vooropgesteld dat je (bijna) alle mobiele nummers van de gasten hebt, zou je ook een bedankfilmpje kunnen sturen met een korte sfeerimpressie van het evenement of een ingesproken bedankboodschap, bijvoorbeeld de ochtend na het evenement.

Promotie van zakelijke evenementen
Betaalde of onbetaalde publicaties (free publicity) in bijvoorbeeld (branche)bladen kunnen de bekendheid van het evenement vergroten en bijdragen aan een sterker imago van het evenement.

Bij besloten evenementen met een interne doelgroep kunnen publicaties op prikborden en deuren het gesprek ‘in de gang’ aanwakkeren, de betrokkenheid en interesse vergroten en zo een ondersteunende rol vervullen in het voortraject.

Communicatie tijdens het evenement

Voer al deze onderdelen, voor zover van toepassing, in dezelfde ‘look and feel’ uit, met dezelfde kleurstelling, lettertype, papiersoort en zo veel mogelijk dezelfde vormgeving. De drukwerklijn krijgt hiermee een heel belangrijke rol in het overbrengen van de boodschap, want de drukwerkuitingen zorgen ervoor dat het evenement door de kracht van herhaling langer blijft hangen.

De volgende voorbeelden van drukwerkuitingen voor een woonbeurs in België laten de kracht van een eenduidige drukwerklijn zien.

Een checklist van communicatiemiddelen die ten aanzien van de uitvoering van het evenement van toepassing zouden kunnen zijn:

• programmaboekje met plattegrond, feestkrant
• badges
• menukaartjes
• naamkaartjes
• bewegwijzering
• bordjes ‘gereserveerd’, ‘niet roken’ en dergelijke
• informatiebrief, persmappen, leaflets
• pennen en schrijfblokken
• presentjes (giveaways)
• banieren, vlaggen
• enquêteformulieren
• polsbandjes
• tasjes
• textielbedrukking (petjes, T-shirts, bodywarmers, paraplu’s, regencapes en dergelijke)
• Powerpoint-presentaties

Communicatie na afloop van het evenement

De marketing- en communicatiemogelijkheden houden niet op bij het evenement op zich. Een passende afronding maakt het geheel compleet en zorgt ervoor dat het evenement langer in de beleving blijft hangen dan alleen de uren dat het evenement duurt.

De giveaway kan direct bij vertrek van de gasten worden uitgereikt en er zodoende voor zorgen dat de beleving van het evenement wordt verlengd en de boodschap nog langer blijft ‘hangen’. Je kunt er ook voor kiezen een dergelijke giveaway of presentje enkele dagen na het evenement nog toe te sturen of zelfs persoonlijk af te geven. Op deze manier wordt de gedachte aan het evenement nog eens naar boven gehaald. Een welkom neveneffect hiervan kan zijn dat de gasten, naar aanleiding van het cadeautje, enthousiast over het evenement vertellen tegen hun omgeving.

Enkele andere prikkels die tot een kleine herbeleving van het evenement kunnen leiden zijn foto’s, video’s en hand-outs:

Foto- en videorapportage
Wat niet alleen erg leuk is na afloop, maar vooral zeer nuttig kan zijn, is een foto- en/of videoreportage. De reportage kan onder andere worden gebruikt om de gasten na afloop een aandenken in de vorm van een foto(reportage) toe te sturen, om een feestkrant te vervaardigen of om relaties die niet aanwezig konden zijn alsnog de nodige informatieve waarde van het evenement per video (of cd-rom) te kunnen toesturen.

Hand-outs
Handig voor zowel de bezoekers van het evenement als voor de genodigden die er niet bij konden zijn, is om hand-outs van presentaties, conclusies of uitslagen van wedstrijden na afloop inzichtelijk te maken en beschikbaar te stellen. Dat kan door deze per e-mail of post toe te zenden, maar ook door ze op de website van het evenement te zetten, of op het intranet. Kies je voor het laatste, zorg er dan voor dat dit zo snel mogelijk, bij voorkeur nog dezelfde dag, gebeurt, zodat de informatie toegankelijk is voor de geïnteresseerden.

Lees in dit artikel meer over EventVerMarketing

Social media in events

De inzet van social media ten behoeve van events heeft de afgelopen tijd flink terrein gewonnen en is niet meer weg te denken uit onze communicatie. De investering die je doet vanuit zakelijk oogpunt is met name een tijdsinvestering. Met deze investering bouw je een online netwerk op en ben je actief op die plaatsen die je voor je evenement nuttig acht.

Voor evenementen zijn social media voor verschillende doeleinden in te zetten. Denk aan:

• promotie van het evenement;
• meer traffic naar de website van het evenement genereren;
• het opbouwen van een community rondom je evenement;
• nieuws over het evenement delen;
• deelnemers met elkaar in contact brengen;
• acties of prijsvragen opzetten;
• live verslaglegging van het evenement;
• evaluaties of reacties vastleggen.

De kracht van social media voor evenementen ligt vooral in het vergroten van je zichtbaarheid en het vergroten van de interactie met de doelgroep. De kunst bij het inzetten van social media is daarbij om online en offline communicatie op elkaar af te stemmen en zo elkaar te laten versterken. Social media is dan ook geen losstaande actie, maar moet een strategisch onderdeel uitmaken van de totale communicatiemix rondom je evenement.

Inrichting en decoratie van de locatie

De inrichting van de locatie kent veel facetten; van functionele onderdelen als meubilair en garderobe tot sfeerverhogende elementen als decoratie en sfeerverlichting. Veel van de inrichtingsaspecten hebben echter zowel een functionele als sfeerverhogende betekenis voor het evenement.

Zaalopstellingen
Een belangrijke basis voor de inrichting is de te kiezen zaalopstelling. Het meubilair kan op verschillende manieren in de zaal worden geplaatst. Het effect van de opstelling op het programma, of dat nu feestelijk is of meer zakelijk, is echter groot.

De gewenste zaalopstelling is afhankelijk van:
1. Het type bijeenkomst, de gekozen werkvormen en de daarbij behorende behoefte aan interactie met en tussen de gasten
2. De mogelijkheden van de ruimte
3. Het (definitieve) aantal gasten

Het aantal gasten kan de keuzemogelijkheden mede bepalen. In eerste instantie selecteer je de locatie natuurlijk op een verwacht aantal gasten en de zaalopstelling die je daarbij voor ogen hebt. Wanneer zich echter de situatie voordoet dat je in eerste instantie voor een cabaretopstelling kiest, maar er veel meer mensen komen dan verwacht, dan kan het een oplossing zijn om de opstelling van cabaret- naar theateropstelling te veranderen.

Checklist inrichtingsaspecten

De lijst van benodigde inrichtingsaspecten is voor geen twee evenementen hetzelfde. De volgende checklist kan je helpen de lijst voor je eigen evenement samen te stellen.

Entree en registratie gasten

• garderoberekken, garderobebalie(s), nummerboekjes
• registratietafel en -stoelen
• gastenlijst en naambadges (ook enkele blanco badges)
• kantoorbenodigdheden, zoals pennen, een schaar, paperclips, nietmachine en tape
• kas met wisselgeld en kasboekje
• consumptiebonnen
• parkeerkaarten, uitrijkaarten
• programmaboekjes of andere informatieflyers
• receptietafel, receptieboek en pennen, blanco stickers (om de naam van de gever op te kunnen schrijven)
• EHBO-kit met basisvoorzieningen (pleisters, paracetamol)
• lijst van telefoonnummers extern, zoals EHBO, arts, ziekenhuis, hotelaccommodatie, taxicentrale, regeling openbaar vervoer en vliegveld
• lijst van telefoonnummers intern, zoals beveiliging, catering, entree
• mededelingenbord (bijvoorbeeld een flip-over) met schrijfbenodigdheden

Meubilair en ‘grote attributen’

• stoelen (in het geval van huren van stoelen is de keuze zeer ruim)
• tafels (rechthoekig, vierkant of rond; in diverse afmetingen verkrijgbaar)
• statafels (in diverse stijlen verkrijgbaar)
• dinerbuffetten
• drankenbuffetten, bars
• kraampjes (voor bijvoorbeeld food en merchandise)
• stands (informatief of promotioneel)
• podium (losse podiumdelen zijn doorgaans één bij twee meter groot)
• dansvloer (10 tot 20 procent van de totale oppervlakte)
• showtafel (bijvoorbeeld voor de presentatie van een nieuw product of het uitstallen van giveaways)
• perstafel (ten behoeve van documentatie voor de pers)
• katheder (spreekgestoelte)
• afzethekken, dranghekken
• afvalbakken, vuilcontainers
• mobiele rookruimte of rokersterras buiten (eventueel met warmtekachels)
• vlonders en loopplanken

Mastiek en ‘kleine attributen’

• bewegwijzeringbordjes (binnen en buiten)
• bewegwijzeringpaaltjes (binnen en buiten)
• bordjes met ‘gereserveerd’, ‘niet roken’, ‘invalidenzitplaats’, ‘pers’ enzovoort.
• mastiek:

- glaswerk
- serviesgoed en bestek
- disposables: wegwerpbekers, -glazen, -bordjes en -schaaltjes (meestal bij publieksevenementen)
- tafellinnen en buffetlinnen
- peper en zout en/of melk en suiker
- asbakken

• bij een vergadering: schrijfblokken en pennen
• bij een zittend diner: menu- en tafelkaartjes
• bij een dinerbuffet: buffetkaartjes met uitleg over de gerechten

Decoratie

Een gastvrije omgeving voor een evenement valt of staat met de aanwezigheid van een passend decor. Dit decor kan ‘gewoon’ een goede locatie zijn of een locatie ‘omgetoverd’ in een bepaalde sfeer. Bijna elk evenement is in meer of mindere mate aangekleed. Het decor is dan ook vaak essentieel voor de manier waarop een evenement wordt beleefd. Decoratie schept een ambiance waarbinnen de gasten de rest van hetgeen geboden wordt, beleven. Decoratie beïnvloedt daardoor mede het effect van andere facetten.

Bij decoratie kun je denken aan de volgende onderdelen:

Basisuitstraling van de inrichting
De uitstraling van de ‘functionele’ inrichting draagt in grote mate bij aan de totale uitstraling. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de kleur en het materiaal van het tafellinnen, het type stoelen en het type statatels.

Groenvoorziening en bloemdecoratie
De invloed van bloem- en groendecoraties op de sfeer is groot. De kleur moet worden afgestemd op de kleurstelling van de overige decoratie, het tafellinnen en serviesgoed. Bloemdecoraties kunnen ook de entree van de locatie, het podium, de buffetten en bars uitstekend verfraaien.

Planten worden zowel binnen als buiten gebruikt. Voer alles royaal uit. In de vaak grote ruimtes met hoge plafonds vallen de planten anders in het niet. Overigens zijn groendecoraties ook heel goed functioneel inzetbaar als afbakening van een bepaald gedeelte om de ruimte optisch te verkleinen, om een bepaalde route of afbakening aan te geven, of om minder representatieve hoekjes aan het oog van de gasten te onttrekken.

Themadecoratie
Wanneer de ruimtes nog moeten worden ‘aangekleed’ in de sfeer van het thema of in een bepaalde kleurstelling, dan kun je bij een decorbedrijf decorstukken of decordoeken huren. Als je speciale wensen hebt, kun je er ook voor kiezen een decor (gedeeltelijk) op maat te laten maken. Decoratie kun je zo apart, uitgebreid en duur maken als je zelf wilt.

Decoratie van de buffetten en bars
Decoratie van buffetten zorgt ervoor dat de gerechten er nog uitnodigender uitzien. De cateraar of de decorateur kan hiervoor zorgen. Dit kan bijvoorbeeld met draperieën, verhogingen en decoratieve attributen in het thema van het buffet.

Tafeldecoratie
Naast de basisbenodigdheden kun je de tafels aankleden met bijvoorbeeld kaarsverlichting, menukaartjes, bloemen of decoratieve thematische attributen. Let erop dat de kaarsenkandelaar het zicht op de tafelgenoten niet verstoort: alleen lage of juist extra hoge kandelaars (boven hoofdhoogte) zijn geschikt.

Podiumaankleding
Afhankelijk van het aantal activiteiten en shows is het podium een plek die veel in zicht is. Neem de aankleding van het podium dan ook mee in het totale decoratieplan. Denk hierbij ook aan de wand achter het podium.

Verlichting
Je kunt nog zo’n prachtige ruimte en dito aankleding hebben, maar met verkeerde belichting is alle moeite voor niets geweest. Licht is een essentieel onderdeel van decoratie en dient hierop dan ook afgestemd te worden.

Brandveiligheid

Inrichting en decoratie moeten voldoen aan veiligheidseisen ten aanzien van bijvoorbeeld brandweerbaarheid. Versieringen, maar ook vluchtroutes, het aantal feestgangers en het gebruik van kaarsen en vuurwerk; het zijn allemaal factoren om rekening mee te houden.

Zo moeten materialen en attributen als kerstbomen geïmpregneerd zijn door een daarvoor gecertificeerd bedrijf voordat je deze mag plaatsen. Je dient speciaal decoratiefolie te gebruiken, dat langzaam smeult als het met vuur in aanraking komt, maar geen vlam vat. Men spreekt in dit kader van een brandvertragende werking.

Het impregneren van materialen is specialistisch werk. Er zijn gespecialiseerde bedrijven die dit kunnen doen. Als je materialen laat impregneren, vraag dan een schriftelijk bewijs waarmee het bedrijf aantoont dat het materiaal door de behandeling aan de eisen voldoet. Let er in ieder geval op dat het bedrijf dat de materialen impregneert gecertificeerd is. De toezichthouder/brandweer kan verlangen dat je dit aantoont.

Culinaire voorzieningen

Het culinaire palet geeft mede uitstraling aan het totale evenement. Het niveau, de samenstelling van de gerechten en dranken, de originaliteit, kwaliteit en kwantiteit moeten in balans zijn met de andere onderdelen die de gast beleeft, en moeten (minstens) voldoen aan diens verwachtingspatroon. Dat verwachtingspatroon wordt onder meer gevoed door het type evenement, wat men gewend is van het bedrijf dat de rol van gastheer vervult, maar gedeeltelijk ook door een persoonlijk referentiekader.

Huiscateraar of ‘eigen’ catering?
Veel locaties verzorgen zelf de catering of werken samen met een vaste externe cateraar of vast groepje van cateraars. Een voordeel is dat deze vaste partners dan bekend zijn met de mogelijkheden van de locatie, maar ook de eventuele logistieke moeilijkheden. Een nadeel kan echter zijn dat de uitstraling of het prijsniveau niet aansluit bij de uitgangspunten die gelden voor je evenement.

Wanneer je de vrije keuze hebt uit het uitgebreide aanbod van partycateraars, spelen tal van factoren een rol bij de selectie. Het begint hierbij uiteraard met de keuze van het niveau dat past bij het event en bij de doelgroep. De prijsstelling maar ook de uitstraling (denk aan klassiek of eigentijds/hip) en het serviceniveau moeten aansluiten bij je wensen.

Culinaire invulling
De cateringvorm of combinatie van cateringvormen die bij het evenement past, is vaak een logisch gevolg van het type bijeenkomst dat je organiseert en de aard, het karakter, ervan. Mogelijke cateringvormen zijn:

• thee en koffie met patisserie
• ontbijt(buffet) of brunch
• broodjeslunch of koud/warm lunchbuffet
• uitgeserveerde lunch of diner (sitting-down dinner)
• dinerbuffet (koud/warm)
• tafelgarnituur (nootjes, zoutjes, olijven en dergelijke)
• bittergarnituur (aperitief, borrel, receptie)
• amuse bouche (klein luxe hapje vooraf)
• amusediner of walking diner 
• hapjesbuffet
• koffietafel
• picknick
• barbecue
• high tea
• souper (maaltijd laat op de avond)

Houd bij je keuzes en planning van de culinaire invulling rekening met het type gast dat je verwacht. Heb je bijvoorbeeld te maken met kleine of grote eters? Hoe is de verdeling mannen/vrouwen? Bestaat het gezelschap voornamelijk uit productiemedewerkers of kantoormedewerkers?

De samenstelling van gerechten
Zorg in elk geval voor elk wat wils en een mooie afwisseling tussen vlees-, vis- en vegetarische gerechten en hapjes.
De mate van luxe en van originaliteit van de gerechten moet aansluiten bij het niveau van het event en de smaak van de gasten. Wat is de doelgroep gewend? In welke mate slaan verrassende gerechten aan bij de doelgroep? Of hebben ze juist een negatief effect?

Zorg ook bij een buffet voor voldoende afwisseling. Een ‘gedurfd’ gerecht is hier minder risicovol, omdat voor degenen die het niet lekker vinden voldoende alternatieven voorhanden zijn.

Bij een buffet met veel onbekend ogende gerechten, zoals een Indisch of Afrikaans buffet, kunnen kaartjes met aanduidingen van de gerechten uitkomst bieden.

Drankenservice
De cateraar kan rondgaan met plateaus met de dranken, ze vanuit bars serveren of een combinatie van beide gebruiken. Bij zakelijke evenementen wordt normaliter gebruikgemaakt van glaswerk. In situaties waarin glaswerk te veel gevaren met zich meebrengt vanwege bovengemiddelde risico’s op breuk, kunnen wegwerpmaterialen (disposables) of plexiglazen eventueel een goed alternatief zijn.

Het assortiment drankjes dat geserveerd zal worden, spreek je van tevoren af. Soms heb je alleen met een koffieontvangst en/of -pauze te maken. De afweging beperkt zich dan tot het wel of niet serveren van mineraalwater, jus d’orange of frisdranken als alternatief drankje.

Bij een borrel, aperitief of feestavond, is een binnenlands gedistilleerd assortiment, ook wel receptieassortiment genoemd of ‘Hollandse bar’, het meest gebruikelijk. Dit assortiment bestaat doorgaans uit een (beperkt) assortiment frisdranken, jus d’orange en eventueel andere vruchtensappen, wijnen en bier. Ten aanzien van de wijnen is het momenteel gebruikelijk om, naast witte en rode wijn, ook rosé in het assortiment op te nemen. Voor wat betreft het bier, kun je ook rekening houden met een alcoholvrij of alcoholarm biertje. Houd bij het bepalen van het assortiment overigens ook rekening met geldende trends op dat moment.

Vergeet bij een zakelijke bijeenkomst overigens niet om het water voor de sprekers bij het katheder te laten plaatsen. Zonder koolzuur!

Zie ook de tool voor het berekenen van het aantal drankjes

Entertainment en sprekers

Bij alle typen evenementen kan de inzet van entertainment van toepassing zijn. De mate waarin entertainment een kernrol speelt of meer als aanvulling op andere programmaonderdelen kan worden gezien, zal per evenement verschillen. Zo is bij een themafeest een ‘overdaad’ aan entertainment een must en heeft het een groot aandeel in het creëren van een bepaalde sfeer. De inzet van entertainment zal bij bijvoorbeeld een congres, áls hierbij al van entertainment gebruik wordt gemaakt, zich meestal beperken tot een of enkele korte acts. Bij dergelijke zakelijke evenementen heb je in veel gevallen te maken met het inhuren van een of meer sprekers.

Maar de rol van entertainment is niet alleen per type evenement verschillend, ook bínnen een evenement zijn verschillende programmaonderdelen en programmamomenten te onderscheiden en kan de functie van de verschillende optredens en acts divers zijn.

Soorten entertainment

Band of dansorkest (live)
Een bekende vorm van entertainment is de band of het (allround) dansorkest dat, meestal avondvullend, live muziek ten gehore brengt. Zowel het genre als de kwaliteit en de uitstraling lopen zeer uiteen.

Dj of vj (mechanisch)
Een alternatief voor een liveband is een drive-indisco met dj (disc jockey) of de eigentijdse vj (video jockey). Zeer populair bij jongere doelgroepen, zeker wanneer de dj of vj nationale bekendheid heeft.

Achtergrondmuziek, live
Achtergrondmuziek is er in vele soorten, van pianist of gitarist tot vocalist. De rol van de muzikant(en) is in deze gevallen om sfeer te creëren, bijvoorbeeld tijdens borrels, recepties of uitgeserveerde diners.

Achtergrondmuziek, mechanisch (cd, tape)
Ook wanneer je geen enkele vorm van entertainment inzet, bijvoorbeeld uit budgettaire overwegingen, is het van belang na te denken over de muziek. Zelfs bij een zakelijke bijeenkomst als een congres of vergadering is het wenselijk om zogenaamde ‘inloopmuziek’ en pauzemuziek te selecteren.

Korte muzikale optredens
Bekende en minder bekende, nationale en internationale artiesten kunnen geboekt worden voor optredens. Deze duren meestal circa twintig tot veertig minuten. De prijzen lopen zeer uiteen, afhankelijk van de bekendheid van een artiest, de populariteit en de eventuele behoefte aan maatwerk.

Animatieact
Een animerende act kan centraal vanaf het podium plaatsvinden. Denk bijvoorbeeld aan een illusieact, een circusact of stand-upcomedian. Maar ook een stukje theater of toneel kan tot deze categorie behoren.

Animatieshop/doe-activiteit
Zeker ook een animerende rol hebben animatieshops of animatiestands waar de gast terecht kan voor een korte activiteit of vermaak, bijvoorbeeld een (digitale) karikatuur, Japanse stoelmassage, kleur- of stijladvies, zuurstofbar of spa-capsule.

Workshops
Workshops worden tot slot met veel succes ingezet voor zeer uiteenlopende doelstellingen, bijvoorbeeld:
teambuilding (samen leren en samen doen);
het aanleren van bepaalde vaardigheden door zelf te doen;

• als ‘gewoon’ een leuk, actief en/of informeel programmaonderdeel;
• als invulling van het partner- en/of kinderprogramma.

Entertainment voor kinderen
Als de kinderen zijn uitgenodigd, mag een apart entertainmentprogramma voor hen eigenlijk niet ontbreken. Voor wat betreft de soorten kinderentertainment is dezelfde indeling van toepassing als hiervoor besproken: van muzikale items zoals een kinderdisco tot animatieacts in de vorm van clowns, sprookjesfiguren of Mickey Mouse, animatieshops als een schminkkraam of de mogelijkheid een ‘tatoeage’ te laten plaatsen.

Inzet van sprekers

De keuze tussen nationale en internationale, bekende en minder bekende sprekers is groot. Bedenk goed wat je van een spreker verwacht en geef vooraf je wensen en uitgangspunten duidelijk aan, zodat de spreker de inhoud optimaal kan afstemmen op de doelgroep en bovendien zelf kan inschatten of hij of zij wel de juiste persoon is voor de opdracht. Daarnaast is het voor de spreker van belang om te weten wat de gemiddelde achtergrond en het kennisniveau van de genodigden zal zijn, welke vragen er onder de doelgroep spelen, welke sprekers nog meer aanwezig zullen zijn en welke onderwerpen of probleemgebieden zij zullen aanhalen.

Voor bijeenkomsten waarbij meerdere sprekers worden uitgenodigd om een toespraak te houden, zoals congressen, seminars, symposia en presentaties, geldt een aantal bijzondere aandachtspunten om ervoor te zorgen dat een synergetisch totaalprogramma ontstaat:

• Informeer sprekers over de doelgroep, hun kennisniveau met betrekking tot het betreffende onderwerp en je verwachtingen.
• Betrek sprekers bij de samenstelling en opbouw van het programma, en ook bij het bepalen van de volgorde van toespraken.
• Geef sprekers van tevoren aan hoeveel tijd er voor ze gereserveerd is.
• Vraag de sprekers om de inhoud van de presentatie van tevoren naar je toe te sturen, zodat je er zeker van bent dat de inhoud overeenkomt met de verwachtingen en je op de dag zelf niet wordt verrast. Bovendien kun je er hierdoor voor zorgen dat de verschillende toespraken op elkaar aansluiten en voorkom je dat deze elkaar overlappen. Tevens weet je dan zeker dat de sprekers goed zijn voorbereid op hun taak.
• Zorg er ook voor dat de sprekers op de hoogte zijn van elkaars presentaties. Je kunt ze eventueel telefonisch met elkaar in contact brengen of een gezamenlijke voorbespreking beleggen. Ook kun je de samenvattingen van de presentaties naar de verschillende sprekers opsturen.
• Het totaalprogramma vraagt om een dusdanige afstemming dat deze de bezoeker/gast blijft boeien. De inhoud van de presentaties is hiertoe van primair belang, maar ook de afwisseling in presentatietechnieken helpt om de aandacht vast te houden. Steeds vaker worden tijdens vergaderingen en congressen theaterstukken en acteurs als onderbreking op het officiële programma ingezet om de zinnen even te verzetten en de zaal ‘wakker te schudden’.

Presentator, ceremoniemeester of dagvoorzitter
De rol van een presentator, ceremoniemeester of dagvoorzitter is een zeer functionele. De presentator (of presentatrice) kan het programma begeleiden, de overgang creëren tussen de ene en andere spreker, sprekers introduceren, programmatijden bewaken en huishoudelijke informatie verschaffen. De dagvoorzitter kan tevens de rol van journalist of interviewer vervullen, zoals in de eerder genoemde meer interactieve en informele settings van sprekers.
Daarnaast wordt deze persoon veelal een animerende rol toebedeeld. Dit kan zijn om een ontspannend moment in te lassen, om de gasten even te laten ontladen, de spieren los te schudden of een pijnlijk onderwerp weer even naar de achtergrond te brengen. De mogelijkheden zijn legio.

Audiovisuele voorzieningen

Audiovisuele apparatuur is bij menig evenement van groot belang. Of het nu entertainment of een presentatie betreft waarbij audiovisuele apparatuur nodig is, met de techniek mag niets mis zijn.

Bij een zakelijke bijeenkomst is dat wat wordt gepresenteerd vaak zelfs de kern van het evenement: de boodschap waar het allemaal om gaat. Toch vallen audiovisuele voorzieningen in de meeste gevallen, als het goed is, niet op. Pas als er iets niet of niet goed functioneert, is de aandacht erop gericht, maar dan negatief.

Geluidsinstallatie
Op reguliere evenementenlocaties is een geluidsinstallatie meestal aanwezig. Ga in dat geval wel na of de installatie ook geschikt is voor alle programmaonderdelen waarvoor je deze nodig hebt. Kan bijvoorbeeld de band hierop aansluiten of moet deze alsnog een eigen installatie meebrengen?
In een mobiele locatie, zoals een tent, of een locatie waar normaliter geen evenementen plaatsvinden, moet de geluidsinstallatie meestal nog worden geplaatst. Er zijn verschillende soorten installaties te huur. Welke voor jouw evenement geschikt is, is afhankelijk van het aantal personen dat het geluid moet bereiken, de oppervlakte van de ruimte, de hoogte van de plafonds, het materiaal van de wanden, of de activiteiten binnen of buiten plaatsvinden, en of de installatie is bestemd voor toespraken, zang of beide.

Microfoons
Ook voor microfoons geldt dat, afhankelijk van het doel waarvoor deze gebruikt wordt, er diverse soorten tot je beschikking staan:
kathedermicrofoon – een vaste of afneembare microfoon op het spreekgestoelte;

• microfoon op standaard (al dan niet afneembaar);
• reversmicrofoon – een draadloze microfoon die op het revers of op de stropdas wordt gespeld;
• handmicrofoon – een losse microfoon, al dan niet draadloos;
• zangmicrofoon – een losse microfoon geschikt voor zang, al dan niet draadloos;
• tafel- of forummicrofoon – een vaste microfoon op tafelstatief;
• interruptie-, zaal- of discussiemicrofoon – een microfoon op statief die tussen de gasten staat opgesteld om discussie met de spreker of de forumleden mogelijk te maken;
• headset – een draadloze microfoon, gedragen op het hoofd. Het voordeel van een headset ten opzichte van een reversmicrofoon, is dat de spreker zijn hoofd kan afwenden en kan bewegen zonder dat hierdoor de afstand naar de microfoon verandert, waardoor het volume heel continu blijft.

Projectoren
Er zijn verschillende soorten apparaten die als projector kunnen worden ingezet:

• videoprojector of videobeamer
• dataprojector of databeamer; voor de projectie van beelden vanaf pc of laptop, bijvoorbeeld een powerpointpresentatie.

Projectieschermen
Voor buitenevenementen is de keuze meestal snel gemaakt: alleen LED-schermen en schermen die zijn opgebouwd uit kleine beeldbuisjes hebben voldoende lichtopbrengst om het daglicht aan te kunnen en zijn daarnaast bestand tegen temperatuurswisselingen en regen.

Bij een binnenevenement is de keuze groter. Binnenschermen zijn er in verschillende afmetingen en soorten. Wat voor soort scherm het beste is, hangt af van het doel waarvoor het wordt gebruikt en van de mate waarin de ruimte kan worden verduisterd: licht is funest bij het werken met een projectiescherm. Je kunt kiezen uit de volgende schermen:

• Projectieschermen
• Videowalls
• Projectiewalls
• Plasmaschermen
• LED-schermen

De locatie en het aantal gasten zijn bepalend voor de maximale en minimale kijkafstand, het schermformaat en de benodigde beeldresolutie. De functie van het scherm is bepalend voor de benodigde resolutie (de mate waarin het beeld verfijnd moet worden weergegeven).

Het lichtplan
Licht heeft, naast een functionele rol, veel mogelijkheden op het gebied van sfeer en decoratie. Belichting is een vak apart. In het algemeen zul je een professional in moeten huren die het complete lichtprogramma verzorgt. Belangrijk is dat je samen met het lichtbedrijf vooraf afstemt welke onderdelen je op welke manier naar voren wilt laten komen.

Denk bij belichting aan de volgende onderdelen:

• uitlichten van sprekers en entertainment;
• uitlichten van de dansvloer;
• basis(sfeer)verlichting in de zaal;
• uitlichten van bepaalde delen in de zaal, of juist het verduisteren van delen van de zaal, om deze optisch te verkleinen of minder representatieve onderdelen aan het oog van de gasten te onttrekken;
• volgspot voor sprekers en artiesten;
• uitlichten van buffetten, bars, stands of balies;
• verduisteren, indien nodig en mogelijk, bij aanvang van een performance. Stem hierbij ook af wie de actie tot verduisteren onderneemt. Het is storend als dit door de spreker zelf moet worden gedaan.
• verlichting van het terrein indien ’s avonds of ’s nachts gebouwd of afgebroken moet worden (het kan in zo’n situatie nodig zijn speciale bouwlampen te plaatsen);
• verlichting van het parkeerterrein;
• verlichting van de aanlooproutes;
• (decoratieve) verlichting van de buitenzijde van het gebouw. 

Technicus
Afhankelijk van het audiovisuele pakket is in veel gevallen technische assistentie gewenst. Technici leiden de opbouw in goede banen en coördineren het technische gedeelte voor een vlekkeloze uitvoering. Als je twijfelt of een technicus nodig is, kies er dan altijd voor om wel een technicus in te zetten. Dit kan je veel vertraging en een onprofessionele indruk besparen.

Vervoer

De relevantie van goed geregeld vervoer én de mogelijkheden die het biedt om van toegevoegde waarde te zijn voor het evenement, worden regelmatig onderschat. Wanneer gezamenlijk vervoer van de gasten wenselijk is, kun je kiezen uit tal van verschillende vervoersmogelijkheden. Je keuze zal daarbij worden bepaald door het type evenement, de feestlocatie, maar ook de tijd van het jaar, de reisafstand en het reiscomfort. In veruit de meeste gevallen komen de gasten op eigen gelegenheid. De meest voorkomende vervoerswijze is daarbij de auto, daarna het openbaar vervoer en een enkeling zal met de brommer of fiets komen (bij bijvoorbeeld een personeelsfeest in het bedrijfspand).

Maar ook al komen de gasten op eigen gelegenheid, er zijn een aantal voorzieningen die geregeld moet worden, zoals:

• een duidelijke, actuele routebeschrijving vanuit de verschillende rijrichtingen. De locatieverschaffer kan deze verstrekken. Je doet er verstandig aan de routebeschrijving te (laten) testen. Doe dit ook kort voor aanvang van het evenement, in verband met eventuele wegversperringen.
• parkeergelegenheid bij de locatie of, indien er geen of onvoldoende parkeerruimte is, elders in de directe omgeving. Eventueel kun je pendelbusjes inzetten van de parkeerplaats naar de feestlocatie. Wanneer de gasten in een parkeergarage parkeren, zijn uitrijkaarten of een vergoeding voor gemaakte kosten nodig.
• de mogelijkheden om per openbaar vervoer bij de locatie te komen. Eventueel kun je een kopie van de dienstregeling naar de gasten opsturen. Als extra service kun je taxi’s of pendelbussen inzetten tussen de locatie en het dichtstbijzijnde trein- en/of busstation.
• stalling voor fietsen en bromfietsen, indien gasten dicht bij de evenementenlocatie wonen.
• eventuele bewaking van het parkeerterrein.

Door de gasten via de responsmogelijkheid bij aanmelding te vragen met welk vervoermiddel ze komen, kun je van tevoren goed inschatten of het aantal beschikbare parkeerplaatsen voldoende is, of het eventueel wenselijk is om voor busvervoer van het station naar de locatie te zorgen en zo ja, voor hoeveel personen ongeveer.
Wanneer het moeilijk is om dicht bij de locatie te parkeren, kun je als service valetparking inzetten. De gasten kunnen hun auto dan bij de locatie voorrijden, waarna een parkeerwacht de auto voor hen parkeert.

Inzet van hosts en hostesses

Voor veel zaken kun je wellicht een beroep doen op collega’s. Maar bij grotere evenementen zul je capaciteit tekortkomen. Dan kunnen vrijwilligers of hosts en hostesses de benodigde extra ‘handjes’ of expertise bieden.

Deze hosts en hostesses treden in contact met de gasten en hebben daardoor een rol als gastheer of gastvrouw tijdens het evenement. Zorg er daarom voor dat zij de uitstraling en professionaliteit hebben die je wenst. Let bij de selectie van een hostessesbureau op factoren als de representativiteit, vriendelijkheid, zelfstandigheid, ervaring en eventueel meertaligheid van de hosts en hostesses. Vraag ook naar de kledinglijnen waaruit je een keuze kunt maken of regel zelf de kledinglijn.

Geef in de briefing duidelijk aan:

• wat het programma is;
• wat de taken zullen zijn;
• wat je van de hosts en hostesses verwacht;
• welke kennis en vaardigheden daarvoor nodig zijn;
• welk type gasten er komt;
• hoeveel gasten er komen en hoe deze benaderd moeten worden.

Het bureau kan dan de juiste personen voor het evenement inzetten.

Foto- en videoreportage

Wat niet alleen erg leuk is na afloop, maar vooral zeer nuttig kan zijn, is een foto- en/of videoreportage. De reportage kan onder andere worden gebruikt om de gasten na afloop een aandenken in de vorm van een foto(reportage) toe te sturen, om een feestkrant te vervaardigen of om relaties die niet aanwezig konden zijn alsnog de nodige informatieve waarde van het evenement te kunnen toesturen.

Bij foto- en videoreportages is een duidelijke en gedetailleerde instructie aan de fotograaf of videocrew belangrijk. Dit draagt ertoe bij dat het resultaat aansluit bij je verwachtingen en bedoelingen. Een aantal aspecten dat in de instructie naar voren moet komen:

• Het doel van de reportage. Waarvoor wordt het materiaal gebruikt? Wil je wel of juist geen mensen in beeld, wil je het accent op het entertainment of juist op de uitnodigend ogende buffetten? Is het de bedoeling dat bepaalde personen (vips) worden vereeuwigd of moeten ze juist buiten beeld blijven?
• De lengte van de reportage c.q. het aantal (bruikbare) foto’s. Maak van tevoren ook afspraken over de afmetingen.
• De kleurstelling van de reportage (kleur, zwart/wit of anders).
• De tijden en locatie(s) van de gewenste reportage-items. De fotograaf of videocrew heeft daartoe ook volledig inzicht in het programma nodig. Stuur hen dan ook van tevoren een kopie van het draaiboek toe.
• De inrichting van de locatie(s), verlichting en geluidsaspecten.
• De mate waarin de aanwezigheid van de fotograaf of videocrew onopvallend dient te zijn.
• Gepaste kleding. Indien de gasten in galakleding zullen komen, is het niet erg prettig als de fotograaf in versleten spijkerbroek rondloopt. De fotograaf hoeft dan misschien geen galakleding te dragen, maar een zwarte broek met zwart overhemd zou netter zijn en minder opvallen.
• Mogelijke opslagruimte voor apparatuur.
• Eten en drinken en eventuele pauzemomenten.
• Overige verwachtingen en bijzonderheden.

EHBO en artsen

De zorg voor veiligheid van mensen kent ook een andere invalshoek, namelijk de zorg voor een accurate situatie ten aanzien van calamiteiten op gezondheidsvlak. Bij grotere groepen genodigden en/of in het verlengde van de aard van de activiteiten is het dan ook raadzaam te zorgen voor de inzet van professionele EHBO.

Vooral bij evenementen waarbij de kans op blessures of calamiteiten extra groot is kun je beter het zekere voor het onzekere nemen. Hoe ver je hierin moet gaan, is uiteraard sterk afhankelijk van de situatie. Bij een diner voor honderd personen is het normaliter toereikend om telefoonnummers van de dichtstbijzijnde EHBO-, artsenpost of ziekenhuis bij de hand te hebben. Bij een sportdag voor ditzelfde aantal personen is een EHBO-post onvermijdelijk.

Nog altijd zijn er geen duidelijke landelijke richtlijnen of regels hieromtrent. De afweging om te komen tot een verantwoorde situatie ligt doorgaans bij de organiserende partijen. In elk geval ben je wettelijk verplicht ‘gepaste maatregelen’ te treffen.
Wel worden bij evenementen waarvoor een vergunning vanuit de gemeente nodig is, in de voorwaarden voor het verstrekken ervan eisen ten aanzien van EHBO-voorzieningen opgenomen.

Voor een degelijk advies is het raadzaam een professionele EHBO-dienst in te schakelen en een risico-inventarisatie voor het evenement te laten maken. Tal van factoren spelen bij deze risico-inventarisatie mee. Hierbij wordt onder andere rekening gehouden met de volgende aspecten:

• Vindt het evenement binnen of buiten plaats?
• Welke activiteiten zullen plaatsvinden? Welke gevaren gaan hiermee gepaard?
• Hoe verhouden zich deze activiteiten tot de normale/dagelijkse bezigheden van de doelgroep?
• Vinden de activiteiten op een of meerdere terreinen, ruimtes of verdiepingen plaats?
• Op welke tijden vindt het evenement plaats?
• Wat is de bereikbaarheid van de locatie voor bijvoorbeeld de ambulance?
• Voor welke doelgroep, welke branche wordt het evenement georganiseerd?
• Wat is de gemiddelde leeftijd van de genodigden?
• Wat is de verwachte sfeerstelling tijdens het evenement?

Beveiliging

Bij de concentratie van veel mensen op één locatie gelden altijd bepaalde risico’s. Hoe groot die risico’s zijn, hangt onder meer af van het aantal mensen, het type mensen en de logistieke situatie. Strenge beveiliging en bewaking is gelukkig lang niet altijd nodig. Toch hoort de afweging tot het wel of niet inzetten van beveiliging en bewaking, alsook de keuze voor een bepaalde vorm en mate van beveiliging, bij elk evenement plaats te vinden. Of dit zich nu beperkt tot videobewaking van de parkeerplaats, of dat je uiteindelijk kiest voor de inzet van strenge beveiliging door professionals.

Soorten beveiliging:

• Entreebewijs als beveiligingsinstrument
• Bewaking van goederen
• Inzet van beveiligingsmensen
• Inzet van de politie

Vergunningen

Vergunningen vormen de randvoorwaarden om alles mogelijk te maken.
Het kan voorkomen dat je een vergunning, ontheffing of verklaring van geen bezwaar nodig hebt. Je dient deze dan aan te vragen bij de gemeente waarin het evenement plaatsvindt.

Aanmelden van het evenement is vaak wenselijk en soms verplicht. Als je twijfelt, kan één telefoontje met de gemeente je antwoord geven. Allesbepalende richtlijnen in welke situaties wel of geen vergunning nodig is zijn helaas niet te geven, omdat de regels en grenzen per gemeente behoorlijk kunnen verschillen.

Geluidsvergunning
Onder de milieuvergunning valt de vergunning voor het produceren van geluid, vastgelegd in een maximum aantal decibels. Deze verschillen per locatie en kunnen zelfs bij één locatie per meetpunt of meetmoment verschillen

Ontheffing sluitingstijd
Nagenoeg alle locaties hebben te maken met een uiterlijke sluitingstijd. Alleen als de gemeente hiervoor toestemming geeft mag je hiervan afwijken.

Plaatsen van tenten, podia, stellages en tribunes
Ook voor het plaatsen van een tent, een podium, kramen, stellages en tribunes is toestemming nodig van de gemeente. De toestemming om het evenement te laten plaatsvinden, wordt vastgelegd in de APV-vergunning (Algemene Plaatselijke Verordening). Voor het plaatsen van een tent, podia, stellages, tribunes en dergelijke is daarnaast een gebruikersvergunning nodig.

Schenken en verkopen van dranken
Zolang er alleen sprake is van een besloten feestje, is het schenken van licht alcoholische dranken geen punt, mits je in het bezit bent van een ontheffing op grond van de drank- en horecawet. Omdat de cateraar hierover normaal gesproken beschikt, levert dit doorgaans geen problemen op.

Vuurwerkvergunning
Het gebruik van vuurwerk is in Nederland aan strenge regels gebonden. Deze regels voor de opslag en het gebruik van vuurwerk zijn vastgelegd in het Vuurwerkbesluit (maart 2002).
In elk geval mag professioneel vuurwerk enkel worden afgestoken door daartoe bevoegde personen, zogenaamde bezigers. Voor het afsteken van vuurwerk is de inzet van specialisten vereist. Bespreek met hen je wensen en bedoelingen, zodat binnen de mogelijkheden van de locatie op veilige wijze het optimale effect wordt bereikt.

Verzekeringen

Als het om verzekeringen gaat, zijn eigenlijk twee vragen van belang: welke risico’s loop je en welke risico’s zou je af willen dekken met een verzekering? Startpunt van elke verzekering is dus risicoanalyse. Er blijven altijd risico’s die niet zijn uit te sluiten. Een verzekering biedt dan uitkomst, mits de dekking daarvan aansluit bij de risico’s.

Aansprakelijkheidsverzekering
Als organisator ben je verantwoordelijk voor schade aan derden die voortvloeit uit jouw handelen, ook wanneer je bepaalde zaken nalaat te doen of schade het gevolg is van jouw onvoorzichtigheid. Bovendien ben je als organiserend bedrijf verantwoordelijk voor handelingen van je medewerkers, zelfs in de meeste gevallen als het vrijwilligers betreft die onder jouw leiding functioneren.

Een verzekering Burgerlijke Aansprakelijkheid (BA) Organisator dekt jouw aansprakelijkheid als organisator voor zowel lichamelijke als materiële schade. Belangrijk hierbij is dat ‘contractuele schade’ hierin niet gedekt is. Dit is schade die voorkomt uit het niet of slecht uitvoeren van een verbintenis, ook al zou deze mondeling gesloten zijn.

Vrijwel alle bedrijven hebben een aansprakelijkheidsverzekering. Belangrijk echter is om te weten of deze ook voldoende dekking geeft voor het evenement. Vraag bij de inhuur van risicovolle attributen zoals tenten, tribunes, stellages en dergelijke óf en in welke gevallen de verhuurder aansprakelijk is bij ongevallen.

Annuleringsverzekering
Deze verzekering dekt de uitgaven (of een gedeelte daarvan) voor het evenement in het geval dat annulering noodzakelijk is. Premies zijn afhankelijk van de gewenste dekking (welke risico’s je wilt verzekeren) en het verzekerde bedrag. Redenen van annulering kunnen bijvoorbeeld zijn: een periode van nationale rouw, het overlijden van een medewerker van het bedrijf, brand, storm of extreme gladheid op de weg. 

Evenementenverzekering
Bij het huren van een pand of van goederen bijvoorbeeld ben je als huurder verantwoordelijk voor schade aan dat pand of goederen. Dat heet opzichtrisico. Bij een normale/reguliere bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering is opzichtrisico standaard uitgesloten van dekking. Het is wel te verzekeren. Je hebt dan een evenementenverzekering nodig die is uitgebreid met dekking van opzichtrisico. In deze evenementenverzekering kan tevens de gewenste annuleringsclausule worden opgenomen.

Geldverzekering
Een geldverzekering kan wenselijk zijn bij evenementen waar veel contante verkoop plaatsvindt, zoals bij publieksevenementen het geval is.

Goederen, materiaal- of tentoonstellingsverzekering
Hiermee kunnen de aanwezige goederen tijdens een evenement worden verzekerd, of deze nu gehuurd of bedrijfseigendom zijn.

Medischekostenverzekering
Deze verzekering vergoedt medische kosten die eventueel moeten worden gemaakt voor deelnemers. Bij risicovollere evenementen, zoals survivaltochten of internationale incentives, kan deze verzekering van pas komen.

Ongevallenverzekering
Deze verzekering voorziet in een uitkering in geval van overlijden en gehele of gedeeltelijke invaliditeit en wordt alleen afgesloten bij reizen of meer risicovolle evenementen.

Regenverzekering of slechtweerverzekering
Zelfs tegen slecht weer kun je je verzekeren. Bij deze verzekering krijg je een vergoeding ter hoogte van het verzekerde bedrag, wanneer gedurende een van tevoren overeengekomen periode meer dan een bepaalde hoeveelheid neerslag valt óf als er kort voor of op de dag van het evenement dusdanig veel neerslag valt dat het evenement geen doorgang kan vinden.

Transportverzekering
Indien je kostbare goederen moet (laten) vervoeren, is het raadzaam om van tevoren na te gaan of deze wel afdoende verzekerd zijn.

Teksten door Lenny Klaassen

www.Effectivents.nl 

Trainingen in Eventmanagement