organisatieorganisatie
Back Back

Hogeschool Leiden zoekt: Medewerker Evenementen (32 uur) (Fulltime)

Deze vacature is helaas al vervuld.
Bekijk het overzicht voor alle openstaande vacatures.

  • Hogeschool Leiden
    Zernikedreef 11
    2333 CK Leiden Leiden
  • Hogeschool Leiden zoekt: Medewerker Evenementen (32 uur)

Ja, ik wil solliciteren

Contactpersoon: Jessica van Egmond
Medewerker Evenementen

T: 06-38756971

Neem contact op
Direct solliciteren

Vind je het leuk om klantgericht te werken, ben je dienstverlenend en houd je van afwisseling? Dan is deze baan iets voor jou!

Hogeschool Leiden

Hogeschool Leiden is een multisectoriële hogeschool in het hart van de randstad. De hogeschool heeft ongeveer 13.000 studenten en 1.500 medewerkers. Het onderwijs en onderzoek wordt verzorgd binnen vijf faculteiten met een eigen identiteit, die samenhangt met het karakter van de opleidingen en de verschillende beroepen en werkvelden waarvoor de studenten worden opgeleid. Onze maatschappelijke opdracht is om goed beroepsonderwijs en -onderzoek te verzorgen en gekwalificeerde professionals op te leiden die beschikken over een kritische houding en in staat zijn te functioneren in een veranderende beroepspraktijk. Naast kwalificatie voor de beroepspraktijk maken persoonsvorming, socialisatie, internationalisering en het ontwikkelen van maatschappelijke verantwoordelijkheid deel uit van onze opleidingen. Het leren van de student staat daarbij altijd centraal.

Facilitair Bedrijf

Zoals gezegd, het evenemententeam maakt  onderdeel uit van het Facilitair Bedrijf & Huisvesting en valt binnen de afdeling Servicedesk & Services. Het Facilitair Bedrijf is gepositioneerd als een ondersteunende dienst, die aansluit bij het primaire proces. Er werken circa 70 medewerkers bij deze dienst. De deelgebieden zijn: Huisvesting & Beheer, Schoonmaak, Inkoop, Catering, Evenementen, Beveiliging, Conciërges, Receptie, Repro, BHV, Veiligheid en Milieu.

Missie Facilitair Bedrijf

Het Facilitair Bedrijf is een professionele dienstverlener voor de faculteiten en diensten. In samenwerking met faculteiten en diensten creëren we een veilige en vertrouwde werk- en leergemeenschap, waarin ontmoeten, samen leren, onderzoeken en innoveren centraal staan. Op deze manier dragen wij bij dat onze studenten ‘professionals van de toekomst’ worden.

Visie Facilitair Bedrijf
Medewerkers van het Facilitair Bedrijf zijn professioneel en servicegericht. Bij ons is vakkennis en ruime expertise aanwezig. Onze medewerkers werken op uniforme wijze binnen afgesproken kaders. Wij blijven ons continu ontwikkelen en werken onderling samen. Plezier in het werk en vitaliteit is belangrijk. Zo kijken we steeds wie op welk moment in het proces met welke rol betrokken is. Dit werkt efficiënt. Belangrijke waarden voor ons zijn: respect, integer, betrokken, positief en verantwoordelijk.

Taken

De functie

De afdeling Evenementen is onderdeel van de facilitaire organisatie binnen Hogeschool Leiden. Binnen de hogeschool vinden ruim 400 evenementen per jaar plaats die door de afdeling evenementen worden georganiseerd. Denk hierbij aan diploma-uitreikingen, Open Dagen, lectorale redes of symposia.

Als medewerker Evenementen vindje het dus leuk om diverse evenementen en bijeenkomsten te organiseren, waarbij je;

  • Gebruik maakt van het FMIS systeem (Facilitor) om op gestructureerde wijze de aanvragen te registreren, controleren, coördineren, up to date te houden en te prioriteren.
  • Diverse intake gesprekken voert met verschillende partijen;
  • Offertes aanvraagt bij interne en externe partijen;
  • De administratie van inkomende en uitgaande informatie correct bijhoudt in de diverse overzichten;
  • Draaiboeken maakt;
  • Aanspreekpunt bent gedurende de organisatie en uitvoering van het evenement;
  • Managementrapportages en evaluatiedocumenten opstelt;
  • Advies levert inzake de evenementen en de processen rondom de evenementorganisatie.

 Kortom, je draagt zorg voor het gehele evenement van de aanvraag tot de afsluitende evaluatie. Dit doe je in samenwerking met je twee directe evenementencollega’s, maar ook samen met je collega’s van de verschillende afdelingen binnen het Facilitair Bedrijf, zoals servicedesk, catering, huisvesting, beveiliging, schoonmaak, en de conciërges. Ook werk je nauw samen met overige ondersteunende Diensten, zoals Marketing & Communicatie en het Team Roosteren.

Vereisten

Functie-eisen

De ideale kandidaat beschikt over hbo werk- en denkniveau en is in het bezit van een relevante MBO+ of HBO diploma. Een diploma in de richting van facility management en/of eventmanagement is een pré. Daarnaast heb je aantoonbare ervaring in een soortgelijke functie.

Organisatorische vaardigheden en oplossings- en servicegericht te werk gaan is voor jou vanzelfsprekend. Je bent een zelfverzekerde persoonlijkheid, die graag werkzaam is in een dynamische omgeving. Je bent communicatief sterk, werkt gestructureerd c.q. zorgvuldig en bent gewend onder tijdsdruk te werken, waarbij je prioriteiten juist weet te stellen. Je werkhouding kenmerkt zich in het goed kunnen luisteren en doorvragen. Daarnaast denk je graag mee en ben je niet bang om zelf ook de handen uit de mouwen te steken.

De meeste werkzaamheden vinden tijdens kantoortijden plaats, maar sommige evenementen en werkzaamheden kunnen buiten deze tijden plaats vinden of op zaterdag. Enige flexibiliteit in werktijden is hierdoor gewenst.

Wij bieden...

Arbeidsvoorwaarden

Naast een leuke dynamische functie kunnen we je het volgende bieden; Het salaris is afhankelijk van opleiding en ervaring minimaal € 2.411,30 en maximaal € 3.264,65 bruto per maand (salarisschaal 7) bij een fulltime dienstverband. Hierbij is de cao-hbo van toepassing. De functie is van structurele aard, waarbij in eerste instantie een arbeidsovereenkomst wordt geboden voor een jaar. Daarnaast is er een gunstige pensioenregeling via het ABP en kent de cao-hbo een eindejaarsuitkering van 8,3% en zijn er diverse ontwikkelmogelijkheden. De hogeschool is dichtbij het station Leiden Centraal gelegen.

Informatie en sollicitatie

Informatie over de functie kun je inwinnen bij: Jessica van Egmond via emailadres egmond.van.je@hsleiden.nl of via telefoonnummer 06-38756971.

Je kunt jouw sollicitatie, inclusief curriculum vitae en motivatie brief t/m 1 maart 2023 mailen naar: werving-selectie@hsleiden.nl Vermeld in de titel van je mail: 130/2022/FB, je achternaam en voorletter(s)’.

De interne en externe sollicitatieprocedures lopen tegelijkertijd. Bij gelijke geschiktheid genieten interne kandidaten de voorkeur.

Wij verzamelen de persoonlijke gegevens uitsluitend voor de selectie. De persoonsgegevens zullen worden vernietigd uiterlijk 4 weken na het afronden van de procedure. Meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens door Hogeschool Leiden kunt u vinden op de website https://www.hsleiden.nl/over-hl/organisatie/rechtsbescherming-en-reglementen/gedragsregels-en-rechtsbescherming

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Neem contact op met Hogeschool Leiden zoekt: Medewerker Evenementen (32 uur)

Voer hieronder uw informatie in. Een contactpersoon van Hogeschool Leiden zoekt: Medewerker Evenementen (32 uur) zal z.s.m. contact met u opnemen.