organisatieorganisatie
Back Back

Coördinator Evenementen (Parttime)

Deze vacature is helaas al vervuld.
Bekijk het overzicht voor alle openstaande vacatures.

  • Gemeente Harderwijk
    Havendam 56
    3841 AA Harderwijk
  • Coördinator Evenementen

Ja, ik wil solliciteren

Contactpersoon: mevrouw E. Canninga

T: 0341-411 911

Direct solliciteren

Taken

Coördinator Evenementen
28 uur | Harderwijk 

Evenementen in Harderwijk
Door haar bijzondere locatie is Harderwijk een belangrijke toeristische trekpleister; jaarlijks bezoeken ruim 2,5 miljoen mensen de stad. Naast het Dolfinarium, de historische stad, de haven aan de Randmeren en de diverse recreatiemogelijkheden worden er jaarlijks meer dan 100 evenementen georganiseerd in Harderwijk. Verschillende bedrijven, stichtingen, verenigingen en vrijwilligers houden zich hiermee bezig. De evenementen variëren sterk in grootte. De bekendste Harderwijkse evenementen zijn de Aaltjesdagen, Harderwijk Winterstad, Harderwijk Live, Lalaland en Veluwade. De afgelopen jaren is het aantal evenementen fors toegenomen. Ook de belangstelling voor evenementen neemt toe en trekken steeds meer publiek. Dit is een positieve ontwikkeling voor de stad. Evenementen vergroten de aantrekkingskracht van Harderwijk en zorgen voor levendigheid in de stad. Daarnaast dragen evenementen bij aan de ontwikkeling en het in standhouden van het culturele klimaat in de stad. Verder hebben evenementen een belangrijk economische betekenis voor de stad. Met het organiseren van evenementen trekken de organisatoren bezoekers naar de stad die geld uitgeven en koopkracht toevoegen. De groei en behoefte om evenementen te organiseren vraagt op haar beurt wel om continue bijstelling in het programma en de organisatie-inzet.

Ontwikkelingen
Een ontwikkeling is dat de maatregelen op het gebied van openbare orde en risicobestrijding continu worden aangescherpt. Dit als gevolg van meerdere veiligheidsincidenten tijdens evenementen. Het aanscherpen van de veiligheidseisen ontwikkelt zich zo snel dat een professioneel werkende evenementen-organisatie bijna een voorwaarde is en het niet altijd meer mogelijk is evenementen te organiseren op de traditionele wijze vanuit verenigingen en stichtingen. Het ontbeert de organisatoren vaak aan kennis en middelen. Samenwerking tussen de organisatoren van evenementen en de gemeente is daardoor noodzaak geworden. Ook is de verhouding tussen de overheid en de maatschappij veranderd. Het initiatief voor het organiseren van evenementen ligt nu meer dan vroeger bij de inwoners en ondernemers. De rol van de overheid bestaat tegenwoordig voornamelijk uit stimuleren, faciliteren en reguleren. Dit vraagt om nieuwe vormen van samenwerking. Een voorbeeld hiervan is het in oprichting zijnde Bureau Binnenstad. Dit moet een plek worden waar de samenwerking tussen organisaties als Centrummanagement, Heerlijk Harderwijk, De Stad als Podium en Evenementenorganisatoren inhoud krijgt.

De gemeente Harderwijk bestaat uit vier domeinen: Bestuur & Organisatie, Ruimte, Samenleving en het Stadsbedrijf. Het domein Samenleving is in vele opzichten het gezicht van de organisatie naar buiten toe. Zij vormt de ogen en oren die nodig zijn om onze ambities – een open, ondernemende en ontspannen organisatie zijn – waar te maken. Binnen het domein werken bijna 100 collega’s binnen de teams Vergunningverlening, Informatievoorziening & Beheer (VIB), het Klantcontactcentrum en het onderdeel Samenleving. Als coördinator evenementen ga je werken binnen het  domein Samenleving, team VIB.

Wat ga je doen?
De huidige ontwikkelingen impliceren een verantwoordelijkheid voor het professionaliseren van (de samenwerking in) het organiseren van evenementen. Dat kan niet vanuit één partij, het is een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Om deze kwaliteitsslag te maken, is de gemeente Harderwijk op zoek naar een coördinator evenementen. Als coördinator evenementen ben je verantwoordelijk voor het maken van deze kwaliteitsslag, zowel binnen de gemeente als daarbuiten. Vanuit kennis uit het hele werkveld en de ontwikkelingen die daarin spelen komt je met een visie die je vertaalt naar activiteiten om die visie te concretiseren. Je zorgt voor een goede samenwerking binnen de gemeente en tussen de gemeente en evenementenorganisatoren. Daarnaast stuur je aan op de verbetering van processen binnen en buiten de gemeente gemoeid met het organiseren van evenementen. In nauwe samenwerking met collega’s van verschillende afdelingen en de evenementenorganisatoren ga je met deze opdracht aan de slag.

Taken
De belangrijkste taken van de coördinator evenementen zijn:
1. Professionaliseren en stroomlijnen van de processen rondom het thema evenementen 

  • Stimuleert de samenwerking tussen en verbindt professionals werkzaam op het gebied van evenementen binnen de gemeente (vergunningverlening en evenementenveiligheid).
  • Koppelt de doelstellingen van het evenementenbeleid aan de uitvoering;
  • Optimaliseert van het vergunningaanvraag proces.
  • Onderhoudt relaties met de verschillende adviesdienst o.h.t.v. evenementen(veiligheid) (brandweer, politie, bouwzaken, stadstoezicht, buitendienst) 

1. Brug slaan tussen gemeente en evenementenorganisatoren:

  • Opbouwen vertrouwensrelatie met evenementenorganisatoren.
  • Fungeren als (gemeentelijk) aanspreekpunt voor de evenementenorganisatoren.
  • Actief deelnemen aan het evenementenplatform.
  • Koppelen van evenementenorganisatoren aan juiste persoon in netwerk (binnen de gemeente en erbuiten).
  • Verbinding leggen tussen evenementenorganisatoren en Bureau Binnenstad.

1. Professionaliseren evenementenorganisatie van organisatoren:

  • Aan de voorkant evenementenorganisatoren informeren over de vergunningaanvraag, subsidiemogelijkheden, veiligheidseisen, mogelijke locaties, bestemmingsplannen e.d.
  • Verbeteren kwaliteit van vergunning- en subsidieaanvragen door evenementen- organisatoren (o.a. door ondersteuning en verstrekken van informatie).
  • Stimuleren tijdige aanvraag vergunning(en) en subsidie(s) door evenementen- organisatoren. 

1. Opstellen en afstemmen jaarprogrammering evenementen:

  • Consequent bijhouden van evenementenkalender Harderwijk.
  • Evenementenkalender proactief communiceren naar organisatoren.
  • Afstemmen jaarprogramma met organisatoren, lettend op goede spreiding van evenementen en mogelijke samenwerkingen met andere organisaties of evenementenorganisatoren.
  • Afstemming zoeken tussen jaarprogrammering evenementen en jaarprogrammering Stad als Podium (SAP).

Vereisten

Wat heb je gedaan?
Om de functie van coördinator evenementen uit te kunnen voeren, is de gemeente Harderwijk op zoek naar een proactieve verbinder die voldoet aan onderstaande kenmerken.

  • Je hebt ten minste een HBO werk- en denkniveau.
  • Je hebt affiniteit met en aantoonbare ervaring in de evenementensector.
  • Je hebt kennis van landelijke wet- en regelgeving op het gebied van evenementen.
  • Je hebt kennis van het reilen en zeilen bij het organiseren van een evenement, zowel binnen de gemeente als daarbuiten.
  • Je hebt aantoonbare ervaring met het aansturen van verbeterprocessen en projectmatig werken.
  • Je bent goed geïnformeerd over ontwikkelingen op het gebied van evenementen.

Wij bieden...

Arbeidsvoorwaarden
De functie van coördinator evenementen (functieprofiel: Adviseur C) is gewaardeerd in schaal 10.
De functie heeft een minimumsalaris van € 2.591,- en een maximaal salaris van € 4.859,- bruto per maand bij een aanstelling van 36 uur per week. Daarnaast ontvang je een IKB-budget van 16,8% per maand en zijn er goede secundaire arbeidsvoorwaarden.

Informatie
Informatie wordt verstrekt door de teamleider VIB, mevrouw E. Canninga, te bereiken via: 0341-411 911.

Sollicitatieprocedure
Je kunt tot 16 februari 2018 solliciteren via de sollicitatiebutton.

De gesprekken voor de eerste ronde vinden plaats op 2 maart 2018.
De gesprekken voor de tweede ronde vinden plaats op de middag van 7 maart 2018. 

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. 

Trefwoorden: Coördinator Evenementen Vacature Harderwijk, Coördinator Evenementen, Evenementenplanner, Vacature Harderwijk, HBO, Evenementorganisatie