Realisatiefase
Dit is de productiefase, waarin alle plannen werkelijkheid worden en tot uitvoering worden gebracht. Ten aanzien van evenementen worden onder ‘uitvoering’ alle opbouw-, uitvoerings-, demontage en opruimwerkzaamheden verstaan op locatie.
Als eventmanager heb je hierin de regierol. Een draaiboek helpt je ter voorbereiding op de uitvoering en om de productie van minuut tot minuut in goede banen te leiden. Een draaiboek ligt aan de basis van de uitvoeringsfase. Aan de hand van het draaiboek wordt alles uitgevoerd.
Draaiboek
Een draaiboek is eigenlijk niets meer of minder dan een chronologische opsomming van alle feiten en afspraken die in het kader van het evenement zijn gemaakt. Het draaiboek dient als leidraad en checklist tijdens het evenement.
De functies van het draaiboek zijn divers:
- Een draaiboek geeft voor iedereen duidelijkheid over wat waar door wie gedaan wordt.
- Het bevestigt nog eens de gemaakte afspraken, omdat alle afgesproken zaken (van tijdstippen van aankomst tot een opsomming van afgesproken inrichtingsaspecten) nog eens in het draaiboek terugkomen (bij het tijdstip waar het van toepassing is).
- Het geeft overzicht voor de eventmanager en floormanager/partymanager.
- Het heeft een back-upfunctie. Indien de eventmanager of floormanager onverhoopt niet bij het evenement kunnen zijn, is het relatief eenvoudig voor een derde persoon om zijn of haar taken over te nemen, want als alles wat in het draaiboek gebeurt, loopt het evenement operationeel goed. Om aan deze functie te voldoen, moet het draaiboek echter bijzonder compleet en gedetailleerd zijn.
- Het draaiboek is een rustpunt. Als er zich een hectische situatie voordoet kun je door stress wel eens even de draad kwijt zijn. Aan de hand van het draaiboek neem je deze dan snel weer op. Het is als het ware even je denktank.
Maak circa twee weken voor aanvang van het evenement het conceptdraaiboek. Stuur dit rond aan alle betrokkenen en stel hen de vraag of alles duidelijk en compleet is. Eventuele feedback kun je in het conceptdraaiboek verwerken, waarna je de definitieve versie rondzendt.
Geef alle betrokkenen een kopie. Bij sommige leveranciers kun je soms volstaan met een beknopte versie of het voor hen relevante deel. De bloemist bijvoorbeeld is niet gebaat bij een volledig programma van het evenement; een overzicht van de opbouwtijden is dan toereikend. De licht- en geluidstechnicus heeft wel inzicht nodig in het totale programma. Geef interne medewerkers, de locatieverschaffer en de floormanager altijd de uitgebreide versie. Zo zijn zij volledig op de hoogte van de taakverdeling, en kunnen zij de voortgang mede bewaken en waar nodig een back-upfunctie vervullen.
Wanneer er veel moet worden ingericht, is het handig een plattegrond in het draaiboek op te nemen. Zo kan iedereen in één oogopslag zien wat waar moet komen.
Neem in het draaiboek tevens de telefoonnummers op van:
- alle in- en externe organisatoren en contactpersonen;
- leveranciers, entertainment, sprekers;
- locatie(s), met het adres erbij en eventueel de routebeschrijving;
- de diensten openbaar vervoer, taxicentrale en eventueel het vliegveld;
- EHBO, arts en ziekenhuis;
- politie en brandweer;
- andere services die ineens nodig kunnen zijn, zoals een evenementenverhuurbedrijf of leverancier van audiovisuele apparatuur in de buurt.
Let op dat je (mobiele) telefoonnummers opneemt die op dat moment bereikbaar zijn. Aan kantoornummers heb je op zaterdagavond niet zo veel.
Kijk hier voor de Whitepaper met checklist m.b.t. de uitvoering
Communicatie tijdens het evenement en taakverdeling
Hoe gedetailleerd het draaiboek ook is, er zullen altijd overleg- en beslismomenten zijn gedurende het evenement, daar waar onvoorziene zaken gebeuren of enige afwijking van het geplande plaatsvindt. Maar wie stemt wat op welk moment af? Wie gaat over welk onderdeel en wie is (eind)verantwoordelijk en heeft de laatste stem als het aankomt op het nemen van beslissingen? Maak ook hierover duidelijke afspraken om misverstanden te voorkomen.
Voor het goede verloop van het evenement moet iemand de leiding hebben. Uit hoofde van de opdrachtgever is dit de (interne of externe) eventmanager. De aansturing van medewerkers op locatie (van onder meer catering en techniek), vindt doorgaans plaats door een floormanager (of partymanager).
Het zal in de praktijk vaak zo zijn dat de eventmanager en de floormanager samen overleg voeren waar dat nodig is voor besluiten op hoofdniveau. Bij grootschalige evenementen zijn er meerdere deelverantwoordelijken, die, tot een bepaalde hoogte, met toeleveranciers communiceren en beslissingen kunnen nemen over hun deeltaak (zoals catering of techniek).
Zorg ervoor dat iedereen weet wat van hem of haar wordt verwacht, maar ook wie hun aanspreekpunt is voor vragen. De betreffende aanspreekpunten kunnen dan inschatten of overleg over bepaalde situaties met de eventmanager al dan niet noodzakelijk is.
Bij kleine evenementen die in een compacte locatie plaatsvinden, zijn de afstanden niet groot en kun je elkaar even opzoeken of mobiel bellen. Bij grotere evenementen en evenementen die over meerdere ruimtes of locaties verspreid zijn kan het handig of noodzakelijk zijn portofoons/oortjes in te zetten.
Portofoons/oortjes kun je aanschaffen of inhuren, vaak via een audiovisueel leverancier. Bij het inzetten ervan moet je rekening houden met het instellen van de juiste frequentie, zo dat groepen die met elkaar moeten kunnen communiceren op dezelfde frequentie zitten.
Teksten door Lenny Klaassen
Trainingen in Eventmanagement