Back Back Achter de schermen

Trainen op Meeting Design:

30 september 2015

‘Constant nadenken over wat er gebeurt in het hoofd en hart van de deelnemer’

Als eventprofessional kan het nooit kwaad je regelmatig te laten bijspijkeren via cursussen en trainingen. Dit keer gaat de reis naar Abcoude, naar het pittoreske Buitengein, een moderne en stoere vergaderlocatie, gevestigd op een paardenbedrijf. Marga Groot Zwaaftink van Commgres geeft er als gastdocent van Effectivents een training over Meeting Design. Een eendaagse training met twee feedback webinars.

Voor de lezers die zich afvragen wat Meeting Design ook alweer is: Meeting Design heeft niets te maken met decoratie of met inrichtingsconcepten van meetings, zoals de naam zou kunnen doen vermoeden. Meeting Design gaat, kort door de bocht, over wat er bij bezoekers van binnen gebeurt tijdens een meeting en hoe dat zijn of haar gedrag beïnvloedt. Door gebruik te maken van principes uit onder andere de psychologie, antropologie en groepsdynamica kun je rekening houden met die processen en zo meer rendement uit de meeting halen.

We zitten met acht mensen in de sfeervolle vergaderruimte op de eerste verdieping. Eventmanagers van bedrijven, instellingen en overheden. Opmerkelijk genoeg allemaal vrouwen. Docente Lenny Kaarsgaren van Effectivents schuift ook gewoon aan als gast. Het daglicht schijnt uitbundig naar binnen door de ramen, die ons een uitzicht bieden op de natuur, de weilanden en een molen. Aan de andere zijde zien we door de ramen de verrichtingen van ruiters die in een grote dressuurbak oefenen op de Spaanse pas en pirouettes. Gezonde, energierijke drankjes houden ons brein extra alert.

 

Bij aanvang van de training krijgen we uitgebreid documentatie- en aantekenmateriaal, zoals het bijbeltje over Meeting Design, een lijvig en lezenswaardig boek van Eric de Groot en Mike van der Vijver. Gelukkig wordt het geen theoretische dag. We krijgen een notitieblok, waarin we onze doelen voor deze dag opschrijven en naar een actieplan toewerken. Wat we leren, wordt een paar weken later getoetst via twee webinars.

Ratio en emotie
‘Bij congressen gaat het vaak alleen om de ratio, maar ons lichaam is niet alleen een brein. Houd als organizer ook rekening met het gevoel, met gedachten, ingevingen en gewaarwordingen,’ houdt Marga de toehoorders voor. Om de gasten dat te laten ervaren, dalen we de trap af en lopen door de paardenstallen. Aan een tafeltje tussen de hooibalen gaan we zitten. ‘Welk gevoel roept deze situatie op?’ De antwoorden weerkaatsen door de hal: ‘vrijheid’, ‘rust’, ‘ruimte’, ‘ontspanning’, ‘buitenleven’. Met dit voorbeeld wil Marga laten zien dat de keuze van de locatie bij deelnemers een gevoel oproept. En over gevoel valt moeilijk heen te rationaliseren. Hoe meer je er als meeting organizer rekening mee houdt, hoe effectiever de bijeenkomst. Dat geldt voor elk detail van meetings. Zelfs de korte wandeling naar de paardenstallen had een doel: ‘Hoe meer je beweegt, hoe meer je geest openstaat voor creativiteit.’

De gastdocente strooit met nog meer eyeopeners. Marga :’Als het in een ruimte een paar graden te warm is, dan heb je in de zaal het gevoel dat de tijd vertraagt.’ Temperatuur heeft dus invloed op de beleving en perceptie van de meeting. Daarna volgt een toelichting op de zeven kenmerken van Meeting Design en hoe je daar in de praktijk gestalte aan kunt geven. Dat begint met het doel van de bijeenkomst heel helder in het vizier krijgen. Dat klinkt te logisch voor woorden, maar in het neerzetten van het doel dien je ver te gaan. Marga: ‘Stel jezelf de vraag: waar zit de pijn? Wat doen de bezoekers nu niet en hoe wil je bereiken dat ze dat over een tijd wel doen?’ Enkele vervolgstappen – in vogelvlucht – zijn: ‘leef je in, in de deelnemer, houd rekening met ratio en emotie en toets het meeting ontwerp eerst bij de deelnemers.’

Het blijft niet bij uitleg alleen. In groepjes gaan we aan de slag met opdrachten. Voordat ik het weet zit ik samen met een andere deelnemer een denkbeeldig concept te bedenken voor de Rotary van Oss, die nieuwe, jonge aanwas zoekt. Daarna presenteren we ons idee aan de anderen uit de groep. Die hebben ook niet stil gezeten: binnen tien minuten rollen er vier concepten uit, waarvan een paar elkaar mooi aanvullen.

Het belang van een goede start
Marga blijft doorlopend tips geven. ‘Denk goed na over de setting van een meeting. Het gedrag van gasten past zich vaak aan, aan de setting. Een directeur op een podium en gasten in een donkere theaterzaal betekent ‘Zij praten, wij luisteren’. Als je dat niet wilt, kies dan voor een andere setting. Als je er voor kunt zorgen dat je de gasten de eerste vijf minuten los krijgt, dan heb je daar de hele dag plezier van.’

Warme verbinders
Zo passeert een heel scala aan onderwerpen de revue. Over wat een goede strategie is voor deelnemers research, sprekers begeleiding tot het bereiken van magie (‘Als de laatste spreker een staande ovatie krijgt, kan het slim zijn de slotact te laten vervallen, omdat die hier niet meer overheen komt’). Ook slimme tactische handigheidjes komen aan bod, zoals het gebruik van Pinterest als digitale opbergplaats voor locaties, sprekers, enzovoort en het inzetten van ‘warme verbinders’: dat zijn medewerkers van je bedrijf of hostesses die erop toezien dat mensen die onwennig rondlopen, tijdens pauzes of de receptie op een natuurlijke manier in contact gebracht worden met andere bezoekers.

Aan het eind van de middag zitten de hoofden vol nieuwe inzichten. Vaak verlaat je een training met inspiratie, maar is het effect een paar dagen later alweer weggezakt. Dat is nu anders: de deelnemers moeten nu aan de slag. Iedereen heeft aan het begin van de dag haar doelen opgeschreven en over een paar weken, tijdens een webinar, worden de eerste resultaten en ervaringen getoetst.

Goed artikel?

Schrijf je in net als 37.058 andere professionals en ontvang wekelijks de beste artikelen!

Meer lezen in deze rubriek

Events nieuwsbrief

Goed artikel?

Schrijf je in net als 37.058 andere professionals en ontvang wekelijks de beste artikelen!