Obsession creëert gedurfd Meeting Design voor Verenigde Naties

Vele ogen zijn jaarlijks gericht op het Public Service Forum van de Verenigde Naties. Een meerdaags evenement vol tradities voor 600 politici, ministers, beleidsmakers en beslissers. Tradities zijn goed, maar net als het evenement zelf geen doel op zich. Het gaat om de inhoud en de resultaten die je met elkaar behaalt. Dat is de visie van Obsession Evenementen & Communicatie. Anders durven kijken en door een passende invulling van het Meeting Design het verschil maken.

Nederland is in 2017 gastheer van de Verenigde Naties en host het Public Service Forum voor alle lidstaten. Doel van het meerdaagse, internationale congres is om kennis en ervaringen te delen en te leren hoe innovatieve maatschappelijke dienstverlening duurzame ontwikkeling kan versnellen. Het ministerie van BZK organiseert het congres in samenwerking met de Verenigde Naties en vraagt Obsession voor het Meeting Design. Onderliggende vraag is vooral 'hoe'. Hoe breng je de boodschap over? Hoe breng je de verbinding tot stand? En hoe krijg je een groep mensen in beweging, met zoveel verschillende culturele achtergronden en politieke drijfveren?

Vertaalslag vanuit de kern

'Het Public Service Forum is traditiegetrouw een bijeenkomst van 5 dagen met keynotes van 1,5 uur, waar het vooral draait om luisteren en waar ministers en afgevaardigden op gezette tijden spreken,' vertelt Gerben Plasmeijer, directeur van Obsession. 'Impact creëren en nadenken over de passende opzet van een evenement, betekent voor ons echter beginnen bij de kern en van daaruit een vertaalslag maken naar het programma en de werkvormen. Dat doen we procesgestuurd met co-creatiesessies, waarin opdrachtgever en eventbureau elkaar en de verschillende kanten van Public Service goed leren kennen. Dat is de basis van ons voorstel waarmee we op authentieke, maar toch wel radicaal andere wijze, impact willen creëren.'

De conferentie wordt dan ook teruggebracht naar 2 dagen, met keynotes van maximaal 20 minuten, een nieuwe opzet voor de plenaire opening en een verfrissende kijk op de parallelle sessies. Uitgangspunt is steeds de inhoud en de manier waarop je het beste het gesprek met elkaar kunt aangaan. Dat bepaalt de insteek van een sessie, de zaalopstelling en de manier waarop je dag 1 en 2 verbindt. Dus geen standaard theaterformat, maar talkshows, buzz masters, interviews en met jong talent en camera's het veld in.

Opening bezorgt kippenvel

The future is now! Dat is de boodschap van de 10-jarige Ayla die de conferentie opent met een persoonlijke oproep, waar iedereen in de zaal kippenvel van krijgt. Het thema wordt op deze manier meteen tastbaar en voelbaar. Zeker omdat vanuit de speciaal ingerichte newsroom live verslag wordt gedaan op alle social kanalen. Het zet de toon voor een dynamische conferentie, waar de 600 aanwezigen 2 dagen met elkaar in gesprek gaan. Daarin wordt écht van gedachten gewisseld over het behalen van de Sustainable Development Goals in 2030. De resultaten van de eerste dag worden door 8 jonge VN ambassadeurs gefilmd en samengevat. Het is de input van de tweede dag, die in het teken staat van reflecteren en het bepalen van de gemeenschappelijke Agenda 2030. Concreet: het maken van roadmaps hoe we met elkaar gaan samenwerken op het gebied van duurzame energie, gezondheidszorg, circulaire economie en onderwijs. Deze VN-conferentie is het bewijs dat het kan. Van een gesloten 5-daagse naar een open 2-daage. Dynamisch en transparant. Precies waar de VN voor staat.

Bekijk hier de boodschap van de 10-jarige Ayla

Ontmoetingen met impact

De afgelopen maanden heeft Obsession dezelfde werkwijze toegepast bij andere grote opdrachtgevers, zoals Metropolis en Eriaff. Plasmeijer: 'We werken op het snijvlak van evenementen en communicatie en zien het als uitdaging om de inhoud te vertalen naar de juiste vorm. Van visie naar strategie en van meeting design naar een strakke uitvoering. De ontmoeting tussen mensen staan altijd centraal. Aanhaken bij het proces van de klant en heldere communicatie zijn daarbij onmisbare schakels om samen verder te komen.' 

Terugblik van moderator Donatello op Public Service Forum