Back Back Nieuws

Marga Groot Zwaaftink: ‘Organiseer een fusie als een bruiloft!’

18 mei 2015

Handvatten voor Meeting Design

Er is in de congreswereld steeds meer aandacht voor Meeting Design. Maar wat is Meeting Design precies en hoe kun je dit concreet toepassen? Marga Groot Zwaaftink van CommGres geeft uitleg en tips. ‘Waar de meeting wereld zich van oudsher voornamelijk focust op de logistiek en de hospitality van een meeting, focussen Meeting Designers zich op het format en de inhoud van de bijeenkomst. Ze houden zich vooral bezig met wat er in de hoofden en harten van de bezoekers gebeurt. Daarbij maken ze gebruik van principes uit onder andere de psychologie, de antropologie en de groepsdynamica; van drijfveren en het onbewuste brein. Zo weten we inmiddels allemaal wel dat mensen zich maar een minuut of tien kunnen concentreren op een spreker. De kracht van een goed programma wordt steeds belangrijker. De ‘crisis’ heeft duidelijk gemaakt dat tijd een schaars goed is, dus deelname aan een congres moet echt iets opleveren, in gang zetten. Alleen dan kan de organisator nog een volle zaal met de juiste doelgroep deelnemers realiseren. En dit kan alleen als er goed en met de ogen van vakmensen naar het programma ontwerp is gekeken.’

[afbeelding niet meer beschikbaar]
Doel helder voor ogen krijgen
‘Het gevaar is al snel dat Meeting Design als iets theoretisch wordt beschouwd of als iets voor enkele insiders. Maar je kunt het heel concreet maken. Dat begint bij het doel van de meeting helder voor ogen krijgen. Begin met jezelf als organizer af te vragen: ‘Waar zit de pijn? Wat wil ik bereiken met de meeting? Hoe wil ik dat bereiken en met wie? Wat doen de bezoekers nu niet en hoe wil ik dat ze dat over twee maanden na de meeting wel doen? En waarom doen ze dat nu nog niet? ‘

Wat ondergaan de deelnemers?
‘Meeting Design is ook scherp op het netvlies hebben wat deelnemers tijdens de bijeenkomst gaan meemaken. Wat ondergaan ze, hoe beleven ze dat? En verandert het format van de meeting hun gedrag, hun inzichten, hun kennis? Hebben zij na afloop het gevoel dat het zinvol is geweest? Pas daarbij principes uit de groepsdynamica toe. Dat begint al met de keuze van de locatie. Elke locatie geeft onbewust een signaal af. Kies de locatie die precies past bij het gevoel dat je wilt dat de gasten ervaren.’

Maak een ontwerp en toets het bij deelnemers
‘De volgende stap is een ontwerp te maken. Betrek daarbij de deelnemers. Stel een panel samen van bijvoorbeeld tien deelnemers, die goed zijn ingevoerd in hun vakgebied. Stel hen vooraf op de hoogte van je plannen, mail hen je eerste concept en vraag hen om feedback. En dan mag je best flink doorzagen, want ook de deelnemers moeten misschien even uit de oude modus komen. Ook zij zijn immers het oude stramien van meetings gewend, terwijl een andere werkvorm misschien effectiever is. Deze deelnemersresearch levert altijd waardevolle aanvullingen op, waardoor het ontwerp beter aansluit bij je doelgroep.’

Organiseer een fusie als een bruiloft!
‘Belangrijk is ook om breder te denken dan de ratio. Het menselijk brein schakelt als een supersnelle computer van de ene behoefte, gedachte, ingeving en gewaarwording naar de andere. Dus stel je zelf niet alleen de vraag welke inzichten of kennis je wilt overbrengen, maar ook of de setting die je gebruikt, zorgt dat de deelnemer open staat voor de informatie. Over onbewuste processen valt namelijk niet heen te rationaliseren. Je kunt bijvoorbeeld bewust de setting veranderen. Een fusie tussen twee bedrijven, kun je organiseren als een bruiloft. Twee partijen gaan voortaan samen door het leven. Iedereen kan zich associëren met een bruiloft en ziet het als een positieve levensgebeurtenis. Zo kun je formats van verschillende life events inzetten voor een zakelijke bijeenkomst. Het gedrag van bezoekers resoneert vaak mee met het format. Als je voor het format van een bruiloft kiest, ervaren gasten de bijeenkomst vaak als een positieve stap.’

Zet alle zintuigen in
[afbeelding niet meer beschikbaar]
‘Zet alle zintuigen in. Kies voor speelse werkvormen. Laat deelnemers elkaar geblinddoekt begeleiden. Dan heb je op een andere manier contact. Houd wel rekening met verschillende culturen, want dit kun je niet overal zomaar doen. Is de directeur geen geboren spreker, laat de deelnemers dan vragen bedenken en laat de directeur er vijf uitzoeken die hij beantwoordt. Houd alle werkvormen wel in lijn met het doel van het event. Voorkom dat de vorm belangrijker wordt dan het doel!’

‘Indien je twijfelt en neigt naar een veilig, conventioneel format kiest, dan dien je altijd de vraag te stellen: ‘Zou je hiervoor zelf in de auto stappen?’ Als je die vraag niet volmondig met ‘ja’ kunt beantwoorden, dan dien je nog te schaven aan het format. Gasten komen namelijk niet vanzelf. Voor hen is een meeting een financiële- en tijdsinvestering, die ze dienen te kunnen verantwoorden tegenover hun werkgever.’

Samengevat
‘Geen meeting zonder evaluatie. Het opstellen van goede evaluatievragen kan alleen als het doel helder is. Dan kun je immers met de evaluatie meten of het doel behaald is. Het proces van evaluatievragen scherp krijgen, kan helpen bij het aanscherpen van (sub)doelen. Wat dat betreft heeft het raakvakken met Return On Investment (ROI).’

‘Samengevat: Voor een passende werkvorm van een meeting zijn de volgende stappen van belang: Zorg dat je het doel helder voor ogen krijgt, leef je in in de deelnemer, ontwerp op ratio en emotie, toets het eerste ontwerp bij deelnemers en toon lef met altijd het doel voor ogen! Veel succes!’

Door > Jan Jacobs Tekstburau

Goed artikel?

Schrijf je in net als 37.359 andere professionals en ontvang wekelijks de beste artikelen!

Meer lezen in deze rubriek

Events nieuwsbrief

Goed artikel?

Schrijf je in net als 37.359 andere professionals en ontvang wekelijks de beste artikelen!