Back Back Achter de schermen

Insights: Betrokken event partijen aan het woord over NSS

02 april 2014

Het tweedaagse NSS congres waar alle internationale ogen op gericht waren en wat de Randstad volledig op zijn kop zou zetten afgelopen week, is inmiddels weer ver achter ons. De 58 wereldleiders en hun gevolg zijn weer bezig met andere zaken en alle betrokken partijen zijn ook weer terug in hun ‘normale’ ritme. Toch is het goed even stil te staan bij de enorme impact die de NSS gehad heeft op onze evenementen- en locatiemarkt. We spraken hierover met een aantal partijen die de eer hadden de NSS te mogen hosten, cateren en aankleden/decoreren. 

Wat was jullie rol tijdens de NSS?
Robin van der Schuyt, General Manager Van der Linde Catering + Evenementen: "We hebben alle catering binnen het veiligheidsgebied mogen verzorgen. Dat betekent zowel het cateren van ondersteunend personeel tijdens de op-/afbouw en de uitvoeringsdagen (gemiddeld 500 maaltijden ontbijt, lunch en diner per dag, gedurende twee weken), als het cateren van de 58 wereldleiders, 1.300 delegates, ministers van Buitenlandse Zaken, politie en beveiliging."

Martin van Hemert, eigenaar Wolterinck Event Decoration: "We waren verantwoordelijk voor een stukje sfeerbeleving door middel van bloemdecoratie tijdens de NSS en hebben ervoor gezorgd dat elke ruimte een specifiek gevoel kreeg, passend bij de wens dat alles in Hollands thema moest zijn: Holland Branding. Ongeveer acht ruimtes, zoals de Plenaire Vergaderzaal, Leaders Lounge, Delegates Lounge en het Restaurant, zijn door ons onder handen genomen. Het ging in totaal om 12.000 vierkante meter."

Als een kelner in een sterrenzaak: low profile
Michiel Middendorf, General Manager World Forum Convention Center: "Ongeveer een jaar en negen maanden geleden kregen we de mogelijkheid mee te bieden op het NSS Congres. Het zou toen nog gaan tussen Amsterdam, Maastricht, Rotterdam en Den Haag. In samenwerking met de bestuursdienst van Gemeente Den Haag hebben we een gezamenlijk bid uitgebracht. Tijdens de twee uitvoerdagen op 24 en 25 maart hadden we een faciliterende rol, zowel in het World Forum als in het Pers Dorp, waar het ondersteunend personeel drukdoende was. We hebben er bewust voor gekozen onze aanwezigheid extreem low profile te houden. Op zo'n moment zijn we als een kelner in een sterrenzaak: we zijn er als iemand ons nodig heeft, en als we niet nodig zijn, zijn we onzichtbaar." 

Gerben van Raak, eigenaar Fraai Projecten – Decor & EventStyling: "In september 2013 zijn we benaderd door Wolterinck om de aanbesteding voor de NSS te doen. Uiteindelijk hebben we de pitch gewonnen van twee andere partijen en zijn we verder gegaan met het concept: Modern Twist To Dutch Classics. We hebben daarmee voor een totaalmetamorfose van het World Forum gezorgd: het concept, de aankleding en de inrichting van de zalen was onze verantwoordelijkheid."

Grootste congres ooit
Dit is slechts een viertal partijen dat meer inzicht kan geven in het immense project, maar ook zeker andere leveranciers, zoals Van der Veen, Bourgonje (als vaste partner van World Forum), Stage Light, Traffic Support en Crowd Support, hebben een flinke bijdrage geleverd aan het goed slagen van het grootste internationale congres ooit op Nederlandse bodem. 

100% score
Robin van der Schuyt: "Het was een waanzinnig project waarbij alles volgens planning verliep. Een 100% score dus. Voor Van der Linde Catering + Evenementen was het met name een enorme logistieke planning. We werkten in hoofdlijnen met acht contractors, maar daar onder hingen ook weer meerdere contrators, waardoor we er maar liefst 35 hadden. Ons team maakte meerdere ritten per dag, mede vanwege de strenge veiligheidsnormen, waarbij we continu controles kregen van de NVWA (Nederlandse Voedsel & Warenautoriteit). Er waren bomchecks op elk transport. Zo was een bomchecker een keer een sticker vergeten te plakken op één van onze wagens en kwamen we het terrein niet op. Uiteindelijk is de vrachtwagen opnieuw gecheckt en kregen we een uur later alsnog een sticker." 


Bekijk hier een filmpje over de bijdrage van Van der Linde Catering + Evenementen aan NSS 2014

Martin van Hemert vult aan: "Ja, ik kan het succes alleen maar onderkennen. Het was in één woord fantastisch. Een enorm feest om mee te mogen werken aan het goed slagen van dit congres. Zowel in de voorbereiding als in de uitvoering verliep alles op rolletjes. Het is altijd spannend of de maten en kleurstellingen kloppen en of de visuals die we bedacht hebben ook werkelijkheid worden. En daarbij vind ik het grootste spanningsveld: hoe blijven de bloemen?! We konden op zondag 23 maart het pand niet in, dus alles moest op zaterdagavond klaar staan. We hebben het over duizenden stelen met voorjaarsbloemen… en het is gelukt."

Hardop de wereldleiders opnoemen
"Ook ik heb de twee dagen ervaren als extreem intens en waanzinnig mooi," vertelt Michiel Middendorf. "Het is zo druk en bewerkelijk in de voorbereidingen dat je er tijdens de congresdagen even bij stil moest staan, het even op je in moest laten werken. Dat moment was toen ik op maandagochtend rond de grote vergadertafel, die Fraai zo mooi gemaakt heeft, liep en even hardop alle wereldleiders die op de vlaggetjes stonden opnoemde. Zo kon ik het even tot me door laten dringen." 

Gerben van Raak: "Voor ons waren de twee uitvoerdagen het meest ontspannend. Al op 28 februari zijn we begonnen met het bouwkundig aanpassen van de entreetrap en vervolgens zaten we in een omvangrijke operatie. Als ik terugkijk ben ik toch wel enorm trots op wat we gezamenlijk neer hebben gezet en geniet ik van de enorme impact van de grote vergadertafel, die duidelijk moest maken dat we in Nederland waren."

Martin van Hemert licht daarbij de bloemdecoratie toe: "We hebben een middencircel gebouwd met tulpen om een stukje Holland Brnaidng naar voren te brengen op een summiere, strakke wijze." 

Vergadertafel in de verkoop
Deze speciaal ontworpen vergadertafel staat overigens te koop: meerdere partijen hebben al interesse getoond (waaronder architectenbureaus, event venues en zelfs een gevangenis) en Gerben laat weten dat deze geïnteresseerden in kaart worden gebracht en dat zij samen met het ministerie zullen beslissen wat er mee zal gebeuren.

Bijzonder goede samenwerking verschillende event bedrijven
Bijna alle betrokken partijen hebben met elkaar te maken gehad, zowel voor, tijdens als na afloop van de NSS. Iedereen die we spraken gaf te kennen zeer tevreden te zijn over de samenwerking. Gerben van Raak: "We hebben lang en hard moeten werken, maar iedereen was, gezien het gezamenlijke belang, zeer ontspannen, met eenzelfde focus. Meestal preken event partijen voor eigen parochie, maar in dit geval was dat niet zo. We hebben het samen gedaan." Michiel Middendorf: "Het was daardoor ook overzichtelijk. De communicatielijnen in de aanloop van het project waren helder, zo ook op het gebied van safety & security. Er waren goede lijnen met diverse instanties." 

Ook Robin van der Schuyt is enthousiast over de samenwerking: Zowel op het creatieve vlak als in de uitvoering kwam dat goed tot uiting. De uitstraling van de barren en de buffetten was in samenspraak met Fraai Projecten, daar heeft dit bureau de uitstraling voor bedacht. Het World Forum heeft wekenlang het gebouw beschikbaar gesteld voor onder meer Fraai, engineering en de catering. Veel mensen beseffen niet dat er bijvoorbeeld stroompunten moeten worden aangelegd op plaatsen waar ze normaal niet liggen. Bovendien moet dat allemaal weer binnen de veiligheidsnormen passen. Dat verliep allemaal bijzonder soepel. En zelfs het afbouwen ging in een razend tempo: we waren allemaal een dag eerder klaar dan gepland!" 

Tenslotte, wat doet zo'n immens project als dit met jullie merk?
Robin van der Schuyt, Van der Linde Catering + Evenementen: "Heel veel. We hebben zo ontzettend veel media aandacht gehad, dat hadden we vooraf niet kunnen bedenken." 

Martin van Hemert, Wolterinck Event Decoration: "Het is een bevestiging: we maken kwalitatief, creatief en bijzonder bloemwerk, waar we ook nog eens geweldige feedback op hebben gekregen. Zo hebben we onze signatuur en ons statement kunnen duiden." 

Michiel Middendorf, World Forum: "We bedachten na de NSS dat we zoveel grote namen, structureel, over de vloer krijgen, dat we daarmee ook onze slogan konden aanpassen. Vanaf nu is dat: 'Hosting the world'. Ik denk dat we in Nederland niet meer uit hoeven te leggen wie we zijn. Het is vergelijkbaar met het spelen van een Champions League Finale die we gewonnen hebben en dat schept vertrouwen."

Gerben van Raak, Fraai Projecten: "Die vraag kan ik over een half jaar beantwoorden. We hebben allemaal zo ontzettend veel media aandacht gekregen, dat we het over een aantal maanden pas meetbaar kunnen maken. We zijn een relatief jong bedrijf, zeven jaar oud, en er zijn nog steeds meer bedrijven die ons niet kennen, dan die ons wel kennen. Misschien heeft onze bijdrage aan de NSS ervoor gezorgd dat dat een beetje verandert…"

Goed artikel?

Schrijf je in net als 37.359 andere professionals en ontvang wekelijks de beste artikelen!

Meer lezen in deze rubriek

Events nieuwsbrief

Goed artikel?

Schrijf je in net als 37.359 andere professionals en ontvang wekelijks de beste artikelen!