Back Back Nieuws

Financiële zekerheid voor internationale congressen

07 november 2014
Bij de organisatie van een internationaal congres worden vooraf veel kosten gemaakt en daarbij is zeker niet altijd te voorspellen of de inkomsten kostendekkend zullen zijn. Gelukkig kunnen risico’s worden beperkt door de hulp in te roepen van het Voorfinancierings- & Garantiefonds (VGF).

Het VGF kan congresorganisatoren helpen met twee afzonderlijke regelingen: een voorfinancieringsregeling en garantiestellingsregeling. Deze regelingen kunnen afzonderlijk als ook in combinatie worden aangevraagd. Het fonds is bedoeld om organisatoren van internationale, meerdaagse congressen in Nederland meer financiële zekerheid te geven door te helpen met het afdekken van opstartkosten en andere financiële risico's. Dit als stimulans om congresinitiatieven van de grond te krijgen.

Voorfinanciering
In aanloop naar het congres krijgt een organisator te maken met verschillende aspecten waarvoor kosten worden gemaakt, zoals de aanbetaling voor de accommodatie en marketing. Het is echter niet altijd mogelijk deze aanloopkosten te financieren aangezien inschrijfgelden pas in een later stadium worden ontvangen. Congresorganisatoren kunnen dan bij het VGF een kosteloze en renteloze lening aanvragen van maximaal € 90.000, afhankelijk van de grootte van het congres en de liquiditeitsprognose.

Garantiestelling
De opbrengsten van een congres zijn vooraf niet geheel te voorspellen, maar ondertussen worden wel kosten gemaakt. De inkomsten komen voor het overgrote deel, los van eventuele sponsoring, uit de registratiegelden van de deelnemers en daar zit het grootste risico voor organisatoren. Want als het aantal betalende deelnemers tegenvalt, dan drukt dat op de inkomsten en daarmee op de congresbegroting. Om dit risico te minimaliseren biedt het VGF de mogelijkheid tot een garantstelling. Dit is een vorm van congresverzekering of evenementenverzekering waarmee een congresorganisatie kan waarborgen dat het congres, ondanks tegenvallende deelnemersaantallen, kan doorgaan. De hoogte van de garantstelling is eveneens maximaal € 90.000 en afhankelijk van een aantal aspecten, zoals grootte van het congres, de historie van het congres, de eventuele aanwezigheid van sponsoring en de omvang van de begroting.

Nieuwe voorwaarden
Het VGF is niet nieuw. Het fonds is in 1986 op initiatief van Nederlands Bureau voor Toerisme en Congressen (NBTC) opgericht en bedoeld om wetenschappers die overwegen een internationaal, meerdaags congres in Nederland te organiseren te stimuleren. Wat wel nieuw is, zijn de versoepelde voorwaarden:
- De voornaamste wijziging is dat het VGF nu voor 100 procent garant staat. Voorheen moest de organisator zelf een derde garantsteller vinden voor 25 procent van het garantiebedrag.
- De termijn voor het indienen van een aanvraag is bijgesteld naar uiterlijk acht maanden voor aanvang van het congres. Voorheen was dat twaalf maanden.
- De congresbegroting dient opgesteld te worden door een partij die aantoonbare ervaring heeft in het organiseren van een internationaal, meerdaags congres in plaats van de verplichting dat deze opgesteld moest worden door een Professional Congress Organiser (PCO).

Bron: tvcn.nl

Goed artikel?

Schrijf je in net als 37.359 andere professionals en ontvang wekelijks de beste artikelen!

Meer lezen in deze rubriek

Events nieuwsbrief

Goed artikel?

Schrijf je in net als 37.359 andere professionals en ontvang wekelijks de beste artikelen!