Eventprofessionals laven zich aan nieuwe inzichten tijdens festival Inspire

Volgens een nog jonge, maar reeds succesvolle traditie, organiseert het Genootschap voor Eventmanagers samen met een reeks Preferred Partners in augustus het festival INSPIRE: bedoeld voor eventprofessionals om vlak ná de zomervakantie en vlak vóór de drukste maanden in de eventwereld inspiratie op te doen en nieuwe energie te tanken.

412 Professionals gingen afgelopen donderdag naar Geofort in Herwijnen, een fort onderdeel van de Nieuwe Hollandse Waterlinie dat in het teken staat van cartografie en navigatie. Ver weg van de snelweg, in een buitengebied, vlak naast de kabbelende rivier de Linge. In een natuurlijke omgeving, waar de rust op je neerdaalt. Een ideale dag om buiten te zijn, want het blijkt de warmste dag van het jaar. Het kwik wijst moeiteloos 35° aan. Iets te warm voor sommigen, maar gelukkig bieden stijlvolle tentconstructies, luifels en de reusachtig grote eiken- en beukenbomen schaduw en verkoeling.

Een symbolisch openingsmoment, geïnspireerd op de Olympische Spelen, die immers nog vers in het geheugen zitten: de Preferred Partners van het Genootschap presenteren zich aan de bezoekers via een vlaggenparade op de dijk: een imposant gezicht. Leon Kruitwagen, oprichter van het Genootschap, houdt een kort welkomstwoord waarvan (naar later zou blijken) de eerste vier zinnen de sleutel tot de code van de doolhof bevatten.
Over de opzet van de geheel vegetarische lunch, verzorgt door MPS is ook goed nagedacht; de gasten kunnen meteen gericht netwerken in een ontspannen setting: iedereen luncht met een Preferred Partner, die in het voortraject is uitgekozen. De ushers van het Protocolbureau begeleiden vanaf de ontvangstbalie alle gasten persoonlijk naar de gekozen Partner op het festivalterrein. Alles loopt gesmeerd, waardoor er niemand in de hitte hoeft te zoeken en de sfeer optimaal relaxed is.

Oude aannames vervangen door nieuwe
Vervolgens waaiert iedereen uit naar een van de zestien verschillende workshops, die deze middag doorlopend plaatsvinden. Ik voel me als Sjakie in de Chocoladefabriek. Er valt zoveel te kiezen en zo veel sessies lijken me interessant. Als eerste bezoek ik de sessie ‘Assumption is the mother of all…’. Een sessie over onderdelen van events, die altijd zo geweest zijn, maar waar we best zonder kunnen of die beter vervangen kunnen worden door effectievere formats. De Vlaamse keynote Cyriel Kortleven schudt er tijdens deze interactieve sessie moeiteloos een aantal uit zijn mouw: ‘Waarom beginnen we op een evenement altijd met koffie? Vervang dat eens door een receptie en kijk wat er gebeurt.’ Ander voorbeeld: ‘ Netwerken doen we vooral tijdens de informele borrel. Dat moet toch ook anders kunnen. Wie heeft er ideeën?’ Binnen luttele minuten borrelen er allerlei suggesties op: van een netwerkveiling tot een pub quiz, van een ontbijtsessie tot badges met kleurcodes of netwerken via connectors. Ik ben benieuwd naar nog veel meer voorbeelden van ‘aannames die aan heroverweging toe zijn’, maar elke workshop is bedoeld om even te proeven aan nieuwe inzichten, om je gedachten op een ander spoort te zetten en daarna verder te gaan. Toch nog een hamvraag op de valreep: eventprofessionals kun je nog wel overtuigen om conventies te veranderen, maar hoe krijg je opdrachtgevers mee? Daar heeft Cyriel Kortleven een kordaat antwoord op: ‘Test nieuwe conventies eerst uit in een kleine setting. Dan kun je opdrachtgevers vertellen dat er sprake is van een nieuw, bewezen concept.’

Superpromotor
Na een lekker koel drankje door naar een volgende sessie. Aan een aanlegsteiger bij de Linge, onder een luifel, vertellen Niels Lettinga van ABN AMRO en Rutger Bremer van Momice over het fenomeen de Superpromotor. Marketing hoeft geen kapitalen te kosten, als je ervoor zorgt dat medewerkers en relaties je beste ambassadeur worden. Niels Lettinga: ‘Een superpromotor herken je aan drie eigenschappen: hij is intrinsiek enthousiast over je product, merk of bedrijf, hij wil dit enthousiasme delen en hij heeft invloed op zijn sociale omgeving.’ Superpromotors onder je werknemers doen het goed in recruitment filmpjes. Superpromotors in je relatienetwerk kun je inzetten in je acquisitie, vertelt Niels Lettinga: ‘Geef hen korting zodra ze iemand lid of klant maken, nodig hen uit voor exclusieve events, bied hen previews, vraag feedback bij het ontwerp van nieuwe producten; kortom betrek Superpromotors zoveel mogelijk bij je bedrijf en maak hen belangrijk.’ Marketing dus zoals het ooit, duizenden jaren geleden, begon: via mond-tot-mondreclame van tevreden relaties en medewerkers.

Frustratie als bron van inspiratie
Het wordt moeilijk kiezen uit de vele andere sessies. ‘Frustratie als bron van inspiratie’ lijkt me een heel interessante workshop, maar ik laat me door enkele mensen overhalen naar een sessie te gaan die in het verlengde daarvan ligt: ‘Topsport, Tegenslag, Terugvechten’ van oud volleyballer Bas van de Goor. Als sportliefhebber en sportbeoefenaar ben ik meteen geboeid: de boomlange Bas van de Goor won in 1996 in Atlanta Olympisch Goud na een zinderende finale tegen eeuwige rivaal Italië. Een paar jaar later kreeg hij diabetes, maar desondanks speelde hij nog jaren op topniveau. Tegenwoordig helpt hij diabetici via de Bas van de Goor Foundation, die sportwedstrijden organiseert om fondsen te werven voor diabetici. Daarmee laat hij zien dat diabetici verantwoord kunnen sporten én dat je via sport de bloedsuikerspiegel positief kunt beïnvloeden. Tegenslag omzetten in succes: wat een held!

Good vibrations
Er lonken nog zoveel interessante sessies, maar het is al borreltijd. Een beetje jammer; graag had ik meer willen weten over de ontrafeling van de mythe van het multi-tasken, de lessen die we kunnen trekken uit de dance industrie, over meeting design (hoe context in dienst staat van de content van een event), over hoe je het beste uit je netwerk kunt halen en over hoe je je discreet kunt profileren op de sociale media zonder saai te zijn. En dan heb ik nog lang niet alle workshops genoemd. Maar eigenlijk hoort dat ook bij een festival: het aanbod is zo ruim dat iedereen aan zijn trekken komt, en waardoor je dus ook dingen mist. Dat zorgt ervoor dat je er de volgende keer weer graag bij bent. Voor inspiratie en good vibrations heeft het festival zeker gezorgd. Op de terugweg in de auto met de fotograaf slaan we elkaar om de oren met nieuwe plannen, ideetjes en formats. Een mooi effect van een welbestede dag!