EventInsight optimaliseert online events met Let’s Get Digital

Online evenementenlocatie

‘Organisatoren van zakelijke evenementen willen mensen samenbrengen, kennis overbrengen en inspireren’, weet Karin. ‘Aanvankelijk werd dit jaar vaak gedacht aan het overslaan van evenementen, omdat er niet direct een volwaardig alternatief voorhanden was. Let’s Get Digital biedt exact dat alternatief. Onze klanten krijgen toegang tot een online evenementenlocatie die ze helemaal naar eigen smaak kunnen inrichten. Het is volledig brandable, met plek voor logo’s, huisstijlen en andere voorkeuren. Sprekers hebben hun eigen virtuele ruimte, net als sponsors en digitale beursstands. Bezoekers wordt een helder overzicht geboden zodat ze precies weten wat ze kunnen bekijken én met wie ze in contact kunnen komen.’

Populaire netwerk tool

Met de inzet van diverse soorten content, zoals (welkomst)video’s, foto’s en tekst, wordt op Let’s Get Digital een digitale eventbeleving gecreëerd. De chatfunctie biedt mogelijkheden tot interactie en contact tussen bezoekers onderling. Dat laatste krijgt op het platform een nieuwe dimensie dankzij de ‘netwerkcarrousel’, een populaire tool die bezoekers enkele minuten met elkaar verbindt bij wijze van een video speeddate. Het live-gedeelte kunnen afnemers zelf invullen met een AV-bedrijf naar keuze of een van de preferred partners van Let’s Get Digital.

Data-analyse

Eventorganisatoren kunnen via verzamelde data binnen Let’s Get Digital analyseren welke content en programma’s het beste worden bezocht. Zo zijn de bewegingen van bezoekers tijdens een event inzichtelijk. En ook hoelang deelnemers bij een presentatie blijven en wanneer ze afhaken. Aan de hand van dergelijke gegevens kunnen toekomstige events worden geoptimaliseerd. Daarnaast kan binnen het platform feedback worden gevraagd van bezoekers, een functie die door organisaties hoog wordt gewaardeerd.

Dry run

‘Alle mogelijkheden worden vooraf doorgenomen met afnemers met het oog op een zo goed mogelijk resultaat’, licht Karin toe. ‘Ook kunnen events worden getest in een zogeheten ‘dry run’. Dat geeft organisaties de mogelijkheid om te zien of alle content goed staat en het programma juist is opgezet, voordat het werkelijke evenement begint.’

Positieve impact

Het organiseren van virtuele events biedt nog meer voordelen. Karin: ‘Die positieve impact maken wij inzichtelijk voor bezoekers en organisaties. Als deelnemers inloggen, volgt in de lobby een persoonlijke check in. Er wordt dan onder meer gevraagd waar je vandaan komt. Dan wordt berekend hoeveel kilometers reizen iemand bespaart ten opzichte van een mogelijk fysiek evenement op locatie. Ook reistijd, de bespaarde co2-uitstoot en het aantal bomen dat niet is gesneuveld worden in kaart gebracht. Geld verdienen is nu eenmaal niet het enige dat telt, we willen ook een positieve bijdrage leveren aan mens en milieu.’

Proberen met introductie-event

Beurzen, zakelijke en wetenschappelijke congressen, evenementen van de overheid; het soort events dat gebruikmaakt van Let’s Get Digital is heel divers. Karin: ‘Het gaat als een raket!’ Veel organisatoren weten ons te vinden na een eigen positieve ervaring als bezoeker van een virtueel evenement of via mond-tot-mondreclame. Ook organiseren we elke twee weken een introductie-evenement waar geïnteresseerden gratis aan kunnen deelnemen.’

Hybride = nieuwe normaal

‘Wij voorzien dat de groei blijft doorzetten, ook als er weer grotere evenementen met publiek mogelijk zijn. Voor dergelijke events is er de vertrouwde Event App van EventInsight, nu aangevuld met Let’s Get Digital. Daardoor kun je mensen uitnodigen op locatie én ze op afstand mee laten doen. Hybride events wordt het nieuwe normaal. Met Let’s Get Digital is de weg ingezet naar een en-en-situatie met alleen maar voordelen bezoekers en organisatoren.’

Door > Wally Cartigny

Op de hoofdfoto: Karin Brandsma